Tìm ra được cách tạo động lực cho Team của mình là một trong những bí mật đằng sau thành công của nhà quản lý ngày nay. Điều này càng trở nên quan trọng hơn trong thời điểm diễn ra sự thay đổi, hay khi xảy ra sự cố ở nơi làm việc. Trở thành một nhà quản lý không phải là biết tường tận các vai trò trong bộ phận của mình.

Đó là việc tạo dựng được một môi trường để nhóm, cũng như doanh nghiệp của bạn có thể phát triển lớn mạnh. Tất nhiên, quản lý từng cá nhân với những kỳ vọng khác nhau không phải là điều đơn giản. Từng nhân sự sẽ phản ứng khác nhau trước mọi cách tiếp cận từ nhà quản lý.

1. Tạo một môi trường chuyên nghiệp và thân thiện

Bất cứ ai đều mong muốn mỗi ngày bước vào văn phòng khiến họ luôn cảm thấy thật thoải mái và được chào đón? Vậy làm cách nào để thúc đẩy nhóm của bạn chỉ bằng môi trường làm việc hàng ngày? Hãy bắt đầu với những điều cơ bản: Nhiệt độ phòng ổn định, ghế ngồi thoải mái, và những tiện nghi nhỏ (snacks, trà, cà phê để khởi đầu ngày mới mà sẽ không tốn kém chút nào).

Sau đó, bạn có thể nhìn vào không gian giữa các cá nhân. Đừng áp đặt lên nhóm của bạn nhiều quy tắc quá ngặt nghèo, quy định thừa thãi. Cần có sự nhất quán giữa các quy tắc mà bạn đã đề ra. Vì việc đối xử không công bằng có thể ảnh hưởng rất lớn đến động lực làm việc của cả đội. Khi bạn phát hiện ra hành vi độc hại đến từ văn phòng của mình, hãy chắc chắn rằng cách giải quyết phải công bằng và nhanh gọn. Để sự việc kéo dài có thể sẽ khiến tinh thần làm việc của cả đội lao dốc không phanh.

2. Trả cho nhân viên của bạn những gì họ xứng đáng được nhận
Khi thiết lập ngân sách cho doanh nghiệp, bạn sẽ luôn cảm thấy mình cần phải thắt chặt lại hầu bao. Tuy nhiên, điều này có thể dẫn đến việc giảm mức lương chi trả để tăng doanh thu. Chắc hẳn bạn cũng không thể đề xuất mức lương sáu con số với tất cả nhân sự của mình. Vậy làm cách nào để thúc đẩy tinh thần làm việc của đội với mức lương của họ?
Cũng giống như khi bạn vạch ra con đường sự nghiệp, bạn nên làm rõ với nhân sự rằng: Khi họ cống hiến cho doanh nghiệp càng nhiều sẽ càng nhận lại được điều tương xứng. Lên khung lương rõ ràng cho thâm niên cống hiến hoặc thời gian trong công ty có thể giúp nhân sự nhìn thấy tương lai với doanh nghiệp của bạn. Các khoản tiền thưởng hoặc hoa hồng sẽ chuyển thành mục tiêu họ cần đạt được.

3. Đề xuất lộ trình sự nghiệp rõ ràng để phát triển chuyên nghiệp
Không ai muốn bị mắc kẹt trong một công việc lặp lại ngày này qua ngày khác mà không có hoạch định cho các bước tiếp theo. Bằng cách tạo ra một cơ cấu khuyến khích nhân sự đi theo con đường nội bộ doanh nghiệp. Đội của bạn sẽ biết rằng nếu họ nỗ lực hoàn thành công việc, họ có thể được khen thưởng.

Thường xuyên xác định yếu tố tạo nên hiệu suất cao, có thể bằng bảng đánh giá hàng quý. Tuy nhiên bạn không nên hứa hẹn trước lộ trình thăng tiến mà bạn không thể thực hiện được!

4. Đặt ra một mục tiêu rõ ràng và thực tế
Khi chúng ta đề cập đến mục tiêu hữu hình bạn có thể đặt ra để hình dung được hiệu suất của cả đội. Là một người quản lý, bạn không nên rơi vào cái bẫy đặt ra các mục tiêu một cách lý tưởng. Những mục tiêu phi thực tế sẽ giảm động lực làm việc của bất kỳ ai cần đạt được chúng.

Tương tự, bạn không nên đặt các mục tiêu giống nhau cho cả đội. Bạn không thể kỳ vọng một lính mới tuyển trong nhóm bán hàng sẽ đạt được doanh số tương đương như một người đã làm việc lâu năm. Những CRM hiệu quả nhất cho phép bạn đặt các mục tiêu cụ thể riêng rẽ để tránh trường hợp như trên xảy ra. Từ đó mỗi nhân sự sẽ đi đúng mục tiêu phù hợp với năng lực của mình.

5. Lập kế hoạch làm việc riêng cho từng thành viên trong đội
Cảm giác mất phương hướng là một yếu tố giết chết động lực làm việc trong văn phòng. Nhân sự có thể cảm thấy họ không thể hiểu được phương hướng từ người quản lý. Để giải quyết triệt để vấn đề này ngay từ trứng nước bạn hãy thiết lập quy trình làm việc rõ ràng cho từng thành viên trong đội. Không những họ sẽ cảm thấy mình là một thành viên có giá trị, mà họ còn có thể hình dung được các bước làm tiếp theo là gì và mục tiêu tổng thể cả đội đang hướng tới.

Với các thành viên có thể tự chủ được công việc của mình. Bạn có thể tập trung thời gian để cải thiện đội của mình theo nhiều cách khác nhau.

6. Tập trung phát triển từng cá nhân
Việc phát triển nghề nghiệp, phát triển cá nhân là một lựa chọn tuyệt vời cho bất kỳ ai đặt ra câu hỏi: “Làm cách nào để tạo động lực thúc đẩy nhóm của mình?”. Thay vì chỉ đưa ra định hướng phát triển nghề nghiệp cho cả doanh nghiệp để giữ cho team luôn có cảm hướng làm việc. Hãy giúp nhân sự bồi dưỡng các kỹ năng mới để có thể đưa doanh nghiệp của bạn theo một hướng hoàn toàn mới.
Sự phát triển cá nhân có thể đến từ các khóa học, workshops hoặc hội thảo chuyên nghiệp. Để nhân viên thấy rằng công ty luôn sẵn sàng đầu tư vào từng cá nhân cụ thể. Sau đó, bạn có thể bàn bạc về những trách nhiệm lớn hơn và điều chỉnh vai trò của họ để phù hợp với các kỹ năng mới.

7. Thúc đẩy sự cộng tác giữa các nhóm
Chúng ta là những nhân tố hình thành nên xã hội. Và để biết cách cộng tác cùng nhau hướng tới một mục tiêu chung chính là thành tựu trong sự tiến hóa của não bộ. Ngày nay, chúng ta không còn phải săn bắt động vật, tìm kiếm rễ cây và quả mọng nữa. Nhưng hợp tác cùng nhau luôn mang lại cho chúng ta động lực nội tại.
Các nhóm làm việc từ xa không nhận được lợi ích tương xứng như làm việc theo nhóm. Việc này làm nhân sự cảm thấy như bị chia rẽ. Ứng dụng các công cụ chia sẻ thông tin để tạo điều kiện thuận lợi cho quy trình làm việc sẽ đem lại nhiều lợi ích. Những người làm việc từ xa có thể cảm thấy mình như đang làm việc cùng nhóm, ngay cả khi không có mặt tại văn phòng. Cùng với đó các cuộc gọi điện video call, họ có thể làm quen với đồng nghiệp của mình.

8. Dành nhiều lời khen tặng công khai
Sự khen ngợi thường được coi là cách tốt nhất để tạo động lực cho một nhóm, đặc biệt nếu đó là trước nhiều người. Bạn hãy nhấn mạnh vào những công việc làm tốt hoặc ý tưởng sáng tạo trong cuộc họp với những người khác có liên quan để tăng “Hormone hạnh phúc” cho nhân viên của mình.

Nếu nhóm đang nhận sự chỉ đạo từ xa hoặc bạn muốn lan tỏa tinh thần làm việc tốt đến toàn công ty. Hãy đăng lời chúc mừng của bạn trên mạng truyền thông nội bộ của công ty. Bằng cách khen thưởng hành vi tốt, bạn vừa thúc đẩy được cá nhân tiếp tục thành tích của nhân viên. Đồng thời khuyến khích những nhân viên khác trong công ty làm được như vậy.

9. …góp ý riêng những mặt yếu
Mặt khác, sẽ tốt hơn nhiều người quản lý góp ý riêng mọi phản hồi tiêu cực cho nhân sự. Bạn sẽ không làm bẽ mặt nhân viên của mình. Điều này sẽ không làm giảm động lực làm việc cũng như không gây áp lực tâm lý cho họ.

Thay vì đơn giản chỉ ra khi ai đó đã mắc lỗi và yêu cầu họ cải thiện lại. Hãy tinh tế trong cách tiếp cận, tìm ra những lý do chính yếu. Có thể nhân viên của bạn chưa hiểu rõ về vai trò của mình hoặc là họ đang trải qua mối quan hệ không tốt với một đồng nghiệp nào đó. Bằng cách xác định lý do đằng sau sự thể hiện không tốt, hai bên có thể cùng nhau tìm ra giải pháp mà không ảnh hưởng đến động lực làm việc.

10. Cắt giảm quản lý vi mô
Để là một người quản lý tốt, thật khó để tìm ra cách tiếp cận dễ hiểu hơn khi bạn phải chịu trách nhiệm cho toàn đội. Tuy nhiên, việc quản lý vi mô có thể khiến mọi người trở nên căng thẳng, lảng tránh và cuối cùng là mất tinh thần. Làm thế nào để quản lý vi mô giúp bạn thúc đẩy nhóm của mình mà không khiến nhân viên của bạn căng thẳng quá mức? Quản lý vi mô thường là một minh chứng việc hướng dẫn yếu kém.

Không có một lộ trình rõ ràng cho nhóm để làm theo, người quản lý cảm thấy cần phải giám sát từng bước nhỏ để giữ quyền kiểm soát. Điều này là ác mộng cho tinh thần làm việc của nhóm. Nếu bạn cảm thấy mình thuộc nhà quản lý này, hãy nỗ lực lên kế hoạch cho các nhiệm vụ thật tốt sau đó lùi lại một bước. Sự tin tưởng mà bạn dành cho nhân viên của mình có thể sẽ được trả lại xứng đáng trong tương lai qua việc gia tăng động lực và sự tự tin.

11. Tránh các cuộc họp không cần thiết
Các cuộc họp thường là nơi đưa ra các quyết định. Vậy thì làm cách nào để người quản lý thúc đẩy nhóm của mình mà tránh các cuộc họp không cần thiết? Sự thật là hầu hết các cuộc họp đều lãng phí thời gian và có thể gây ra sự phản đối trong nội bộ nhóm.

Tuy nhiên, với những kế hoạch làm việc được tính toán kỹ lưỡng thì việc các cuộc họp sẽ ít dần. Càng ít cuộc họp hơn có nghĩa là nhân viên của bạn sẽ dành ít thời gian hơn trong tình trạng lấp lửng, đi từ người này sang người khác, trong khi danh sách nhiệm vụ của họ vẫn giữ nguyên. Khi bạn cần họp, chỉ mời những người cần có mặt và chia sẻ nội dung làm việc trước khi bạn bắt đầu.

12. Hãy ứng xử thông minh khi giao tiếp
Chúng tôi biết rằng việc quá tải các cuộc họp luôn là điều không được trông đợi. Vậy làm cách nào để bạn thúc đẩy toàn đội thông qua giao tiếp? Một trong những cách tốt nhất để truyền tải thông điệp của bạn là thông qua công cụ quản lý dự án. Khi bạn rõ ràng và nhất quán với cách phân công nhiệm vụ của mình. Nhóm của bạn có thể bắt tay ngay vào công việc mà không cần phải sàng lọc email hoặc ghi chú từ cuộc họp. Bạn có thể giao nhiệm vụ với đầy đủ chi tiết và nhiệm vụ phụ, đồng thời quan sát tiến độ mà không rơi vào các dạng quản lý vi mô.

Bất kỳ cập nhật nào của dự án nên được đăng trong phần mềm quản lý dự án. Phần mềm này sẽ tự động gửi thông báo đến tất cả những người có liên quan. Giao tiếp liền mạch, chuẩn hóa giao tiếp là niềm mơ ước tạo động lực cho mọi đội nhóm.

13. Thiết lập thời gian cho từng người một
Có một sự khác biệt lớn giữa cuộc trò chuyện lan man cả nhân sự trong công ty và cuộc trao đổi tập trung một đối một. Những lần gặp gỡ này có thể diễn ra hàng quý, hàng tháng hoặc đột xuất. Và được sử dụng để đánh giá, giải quyết mọi vấn đề từ một trong hai bên và hướng đi tương lai. Việc làm rõ theo cách này giúp nhân sự cảm thấy mình được trân trọng trong khi đánh giá các mục tiêu tiếp theo của họ là một động lực tuyệt vời.

Buổi trao đổi một một thường kỳ cũng là cách bạn có thể tự động hóa để mọi người cùng biết trước về lịch trình làm việc của họ. Thiết lập các sự kiện thường niên trên lịch làm việc của bạn. Và mỗi thành viên trong nhóm sẽ tiếp nhận được cùng một sự kiện từ cuộc họp của họ.

14. Tổ chức các sự kiện
Khi bạn nhận thấy được sự ép buộc từ nhóm của mình khi nghe đến “team building”, làm cách nào để thúc đẩy nhóm của mình bằng các sự kiện này? Nếu bạn sử dụng trí tưởng tượng của mình và chọn điều gì đó mà mọi người có thể hòa hợp với nhau. Những sự kiện này có thể sẽ tạo một động lực rất lớn. Toàn bộ ý tưởng đằng sau team building là tạo ra các kết nối giữa nhóm của bạn mà thông thường sẽ không có được khi làm việc trong văn phòng.

Điều này không có nghĩa là các sự kiện tổ chức ra là những phép ẩn dụ. Thay vì tập trung vào các trò chơi thể thao và sự cạnh tranh có thể không dành cho tất cả mọi người. Team building có thể đơn giản như một bữa tiệc nướng có thể nhân đôi như một phần thưởng cho sự chăm chỉ và là cơ hội gắn kết mọi người.

15. Chuyển hóa động lực sang lãnh đạo truyền cảm hứng
Bây giờ bạn đã có một loạt câu trả lời cho câu hỏi “làm cách nào để thúc đẩy động lực cho nhóm chưa?”. Đã đến lúc chuyển sang bước tiếp theo. Để biến các kỹ năng tạo động lực thành khả năng lãnh đạo lâu dài và bền vững. Bạn cần có tầm nhìn rõ ràng cho tương lai và tạo động lực cho nhóm của bạn trên hành trình dài.

Bạn có thể sử dụng tất cả các tip đã được đề cập trên đây để hướng đến mục tiêu mình đề ra. Cân bằng cả yếu tố bên ngoài và bên trong một cách hiệu quả nhất có thể. Đảm bảo phân tích hiệu suất của bản thân thường xuyên và nghe đánh giá từ ý kiến của những người khác thông qua các biểu mẫu ẩn danh.

Trở thành một “Master” tạo động lực cho doanh nghiệp của mình ngay bây giờ
Truyền động lực trong toàn bộ nhân sự là một cách chắc chắn để đưa cả doanh nghiệp phát triển. Nó làm tăng hiệu suất, doanh thu và làm cho công việc trở nên thú vị hơn.

Thực hiện được tất cả 15 tip trên của chúng tôi không phải là điều dễ dàng. Tuy nhiên, với một công cụ dễ dàng giúp hỗ trợ quản lý mở rộng kinh doanh cho doanh nghiệp, bạn có thể giải phóng rất nhiều thời gian để tập trung vào việc quản lý nhóm của mình. Đăng ký tài khoản Bitrix24 miễn phí của bạn ngay hôm nay và dẫn dắt nhóm của bạn đi đúng hướng.


CHUYÊN MỤC GIẢI ĐÁP KHÚC MẮC

Làm thế nào để có thể tăng động lực cho nhân viên?
Khi nhân sự bị cô lập họ có xu hướng làm việc sa sút, vì vậy việc xây dựng một đội mạnh có thể đóng một vai trò quan trọng trong động lực cho mỗi cá nhân.

Những nỗ lực của bạn để đem đến nguồn cảm hứng tích cực sẽ được nhân rộng bởi nhóm của bạn và nó sẽ được lan tỏa. Đặc biệt là khi nó đến từ một người quản lý ngay từ ngày đầu họ mới gia nhập tổ chức. Tương tự, các nền văn hóa nơi sự ủng hộ và khen ngợi đến từ các thành viên trong nhóm cũng như người quản lý có thể thúc đẩy động lực của nhân viên và giúp họ cải thiện hiệu suất toàn diện.

Bạn có thể cải thiện kỹ năng tạo động lực bằng cách nào?
Phần lớn trong vai trò của người quản lý là xác định điều gì khiến nhân viên của họ ủng hộ mình. Mỗi nhân sự đều khác nhau; một số có thể phát triển mạnh khi được giao nhiều trách nhiệm hơn, trong khi những người khác có thể chỉ cần không gian riêng và hướng dẫn rõ ràng.

Là một nhà quản lý, bạn nên dành thời gian để tìm ra ai là người đáp ứng tốt những gì và làm thế nào để tận dụng các chiến thuật của bạn để mang lại lợi ích cho nhân viên và công ty của bạn. Có một lượng lớn và ngày càng nhiều tài liệu về các kỹ thuật lãnh đạo đề cập đến động lực, vì vậy hãy cân nhắc việc đọc sách trở thành một phần thói quen hàng tuần của bạn.