Vai trò quan trọng của truyền thông nội bộ đối với sự phát triển doanh nghiệp?

Hệ thống truyền thông, mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp có thực sự quan trọng?

Truyền thông đang có xu hướng phát triển thành một “siêu ngành” (super-industry) giống như ngành Công nghệ thông tin. Nhờ khả năng kết nối, mọi nhân tố trong ngành truyền thông đều có thể tham gia vào bất cứ ngành nghề nào khác.

Theo Ben Horowitz, người sáng lập ra quỹ đầu tư Andreessen Horowitz nổi tiếng thung lũng Silicon, chìa khóa để xác định một công ty có tốt hay không chính là sự giao tiếp xuyên suốt và truyền thông nhất quán. Trong đó, mạng nội bộ là công cụ hỗ trợ đắc lực để tăng hiệu quả truyền thông nội bộ.

Có một mối liên hệ rõ ràng giữa Truyền thông và hiệu quả làm việc ở nhân viên theo thống kê của các chuyên gia trong ngành truyền thông:

+ 6% đóng góp trong việc giúp nhân viên thấu hiểu được mục tiêu và liên hệ mục tiêu đó tới việc thực hiện công việc của họ

+ 9,8% đóng góp vào việc giúp nhân viên tiếp cận đúng người, đúng nguồn lực, đúng thông tin trong quá trình hoàn thành công việc hiệu quả

+ 3,2% tác động tới mức độ cam kết gắn bó với đồng nghiệp: khi nhân viên có quan hệ tốt với đồng nghiệp, họ sẽ có xu hướng hỗ trợ lẫn nhau để các bên cùng có lợi và cùng thành công.

Hoặc như Nhà sản xuất vật liệu xây dựng Cemex (Mexico) là một ví dụ điển hình. Họ đã triển khai mạng doanh nghiệp xã hội và giải pháp phần mềm kinh nghiệm website trong năm 2010 để giúp kết nối 47.000 nhân viên tại 50 quốc gia. Trong tháng đầu tiên thực hiện, 5.000 người sử dụng ký hợp đồng với 20.000 người dùng. Nếu không có mạng nội bộ doanh nghiệp thì liệu Cemex có thể phát triển mạnh mẽ như thế trên toàn thế giới.

SỰ KHÓ KHĂN, TỒN ĐỌNG TRONG TRUYỀN THÔNG, TƯƠNG TÁC, GIAO TIẾP NỘI BỘ DOANH NGHIỆP THEO "MÔ HÌNH CŨ"

MÔ HÌNH CŨ: Luồng thông tin = Sự phân cấp trong 1 doanh nghiệp

Thường thì việc truyền thông trong các doanh nghiệp luôn đi theo thứ tự như trên sơ đồ bên dưới, mỗi cấp bậc sẽ thường chỉ truyền thông xuống ngay lớp phía dưới, và thông tin phản hồi ngược lên cũng sẽ theo thứ tự từ dưới lên qua từng cấp bậc.

Việc truyền thông tin qua nhiều cấp sẽ bị sót những thông tin quan trọng trong việc xử lý tình huống. Và thông thường người đứng đầu gần như không biết những việc đang xảy ra ngay tại thời điểm khởi đầu.

Việc thông tin từ dưới lên qua các "bộ lọc" là các cấp quản lý có ưu điểm là người trên cùng sẽ có cái nhìn tổng thể, trong khi không cần biết những việc chi tiết hay hoạt động ở phía cấp dưới. Tuy nhiên mô hình này cũng có tác dụng phụ của nó: khi qua các "bộ lọc" này, những thông tin "xấu" hay những thông tin "không tốt cho bộ lọc" sẽ được ẩn đi, hay những thông tin tốt, thành công của cả tập thể được chuyển thành "sự thành công cá nhân". Việc này tồn tại trong hầu hết các doanh nghiệp.

Những tồn đọng, khó khăn theo "Mô hình cũ" mà doanh nghiệp vẫn đang gặp phải như:

VỀ TRUYỀN THÔNG:

+ tốc độ truyền thông chậm, thiếu chính xác và sự nhất quán trong nội bộ

+ thiếu sự phản hồi, tương tác từ phía nhân viên

+ Ban lãnh đạo không nắm được thông tin truyền thông gửi đi đã ai đọc chưa, xem chưa, với các thông tin quan trọng còn cần có sự xác nhận

VỀ GIAO TIẾP:

+ nhân sự sử dụng đa kênh giao tiếp (zalo, facebook, whatsapp..) dễ bị thất thoát thông tin

+ nền tảng giao tiếp không chuyên biệt dành cho công việc (thiên về cá nhân, mua sắm…)

+ các mạng xã hội này không gắn kết được nhân viên với thông điệp của công ty. Thông tin trên mạng xã hội thiếu tính hệ thống, thiếu quy chuẩn, thiếu tính định hướng người dùng là một rào cản lớn

+ không có các chức danh/ bộ phận khi giao tiếp

+ không tìm kiếm được các công việc/ nhiệm vụ chung đã được giao

+ các thông tin trao đổi khó tìm kiếm lại

Giao tiếp nhanh nhất không phải là bài toán mà các doanh nghiệp đang cần giải quyết. Họ cần 1 nền tảng giao tiếp định tuyến: có cấp bậc, vai trò, phòng ban/bộ phận, dễ dàng tìm kiếm thông tin, bảo mật.

VỀ SỰ TƯƠNG TÁC:

+ gửi email nội bộ: khó tìm kiếm vì các email không nằm đơn lẽ mà thường sẽ là cụm chuyển tiếp

+ dữ liệu (báo cáo): rất khó để thống kê công việc, các chỉ số và thường nằm rải rải ở nhiều hệ thống, thiếu độ chính xác khi tập hợp dữ liệu

+ các bước duyệt nội bộ cơ bản: mất nhiều thời gian, không lưu trữ dữ liệu để rà soát khi xảy ra các vấn đề

Theo thời gian, từ cấp quản lý đến nhân viên đều nhận thấy rằng, “luồng thông tin” của doanh nghiệp đang thiếu 1 dòng chảy xuyên suốt, nhanh chóng, hiệu quả và đảm bảo đến đúng nơi cần đến. Vì vậy MẠNG XÃ HỘI NỘI BỘ DOANH NGHIỆP đã ra đời bao gồm các công cụ bổ trợ hiệu quả cho việc TRUYỀN THÔNG - TƯƠNG TÁC - GIAO TIẾP trong doanh nghiệp.

MẠNG XÃ HỘI NỘI BỘ DOANH NGHIỆP (Enterprise Social Network)

Khái niệm Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp ra đời đã mang lại một luồng gió mới và một sự trải nghiệm tuyệt vời cho các doanh nghiệp triển khai nó.

Nếu như nói doanh nghiệp là một cơ thể, thì truyền thông nội bộ giống như một mạch máu. Đây là hoạt động xây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong cùng công ty. Truyền thông nội bộ giúp truyền tải thông điệp và tầm nhìn của lãnh đạo tới các nhân viên.

Khi áp dụng doanh nghiệp sẽ đón nhận những thay đổi bất ngờ trong nội bộ:

+ Tạo môi trường truyền thông tương tác giao tiếp, làm việc trực tuyến chuyên nghiệp để hình thành thói quen sử dụng hệ thống đối với toàn bộ nhân sự trong công ty. Thay thế các công cụ giao tiếp gây sao nhãng bằng công cụ nội bộ của riêng doanh nghiệp.

+ Cho phép các nhân viên cấp thấp nhất cũng có thể nhận được những thông tin, thông báo hay việc thực thi hành động của các cấp lãnh đạo từ phòng đến cấp cao nhất

+ Tăng tốc độ tương tác xử lý công việc tới 30%

+ Thúc đẩy quá trình trao đổi thông tin và truyền tải thông tin diễn ra nhanh chóng

+ Góp phần thay đổi thói quen ứng dụng công nghệ, giảm trì trệ trong hệ thống

+ Là tiền đề để số hoá và ứng dụng công nghệ tại doanh nghiệp

Trong các bài viết sắp tới, Vitranet24 xin phép sẽ được chia sẽ đến Quý Anh/Chị những thông tin hữu ích về phần mềm quản lý 4.0 hàng đầu thế giới Bitrix24 và giải pháp triển khai "Môi trường truyền thông tương tác giao tiếp nội bộ doanh nghiệp" do các Chuyên gia hàng đầu Vitranet24 đúc kết sau hơn 14 năm kinh nghiệm tư vấn và xây dựng giải pháp quản lý cho các doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam.

BITRIX24 – là Mạng xã hội doanh nghiệp nội bộ đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng và đánh giá cao hiện nay trong cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam.

Hệ thống có đầy đủ các công cụ giao tiếp, tương tác tiện ích như các mạng xã hội thịnh hành: facebook.... Trên đó, bạn có sẵn các tính năng giao tiếp rất thuận tiện như: call, chat trực tuyến, bình luận, chia sẻ ý kiến, like, cập nhật thông báo trên bảng tin nội bộ....tất cả đều được tích hợp theo giao thức mạng xã hội, nhằm tối đa hiệu quả truyền thông và hỗ trợ tốt nhất cho công việc của bạn. Hãy sử dụng Bitrix24 trong văn phòng hoặc bất cứ nơi nào bạn thích với các ứng dụng điện thoại di động hoàn toàn miễn phí!

Để tìm hiểu kỹ hơn về Bitrix24, mời bạn tham khảo tại link: https://bitrix24.vitranet24.com/