Khi môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp và biến động, trí tuệ nhân tạo trở thành một đồng minh quan trọng trong việc quản lý dự án và đội nhóm. AI được cho rằng sẽ giúp cải thiện và tối ưu hóa hiệu suất làm việc hiện tại, đồng thời mở đường cho các phương pháp mới, linh hoạt hơn.

• AI cải thiện hiệu quả và hiệu suất của quản lý dự án.

• Các công cụ và kỹ thuật AI tiên tiến giúp nâng cao sự hợp tác đội nhóm.

• Các lợi ích rõ ràng và tác động thực tế của trí tuệ nhân tạo đối với nhà quản lý và nhân viên.

Sự phát triển của quản lý dự án với công cụ AI

Sự tích hợp AI vào Quản lý dự án đánh dấu một bước tiến đáng kể so với các phương pháp truyền thống. Sự thay đổi này không chỉ liên quan đến tự động hóa các nhiệm vụ; mà nó còn liên quan đến cách chúng ta suy nghĩ về khái niệm, lập kế hoạch, thực hiện và đánh giá.

Tác động của AI đối với Lập kế hoạch và Thực hiện dự án

Các thuật toán AI có thể phân tích dữ liệu, lịch sử và xu hướng để lập kế hoạch dự án chính xác hơn. Ví dụ, AI có thể dự đoán các điểm trễ hoặc vượt ngân sách dựa trên các dự án tương tự trong quá khứ, từ đó chủ động điều chỉnh sao cho hợp lý.

AI trong Phân tích dự báo

AI có thể xác định các rủi ro tiềm năng và nhu cầu về tài nguyên. Ví dụ, Project Cortex của Microsoft sử dụng AI để thu thập thông tin từ các nguồn dữ liệu khác nhau, hỗ trợ đưa ra các dự báo chính xác hơn.

Hỗ trợ đưa ra quyết định tốt hơn

Các công cụ được tối ưu bởi AI cung cấp thông tin hữu ích để đưa ra quyết định tốt hơn. Ví dụ, các nền tảng như Trello sử dụng học máy để đề xuất quy trình làm việc tối ưu.

Tối ưu hóa giao tiếp và truyền đạt thông tin

Công cụ AI như chatbot và trợ lý ảo đã đóng một vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa giao tiếp giữa đội nhóm. Ví dụ, trợ lý ảo có thể quản lý lịch họp, gửi lời nhắc và thậm chí tổng hợp cập nhật dự án, đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm luôn nắm bắt được tình hình chung.

Những triển khai đa dạng của AI

Các nền tảng cũng tích hợp AI để tự động hóa ưu tiên công việc và theo dõi thời hạn. Những triển khai đa dạng này cho thấy Trí tuệ nhân tạo đang trở nên không thể thiếu trong quản lý dự án, cung cấp các giải pháp khác nhau để nâng cao hiệu quả và tầm nhìn.

Thông qua những tiến bộ này, Trí tuệ nhân tạo không chỉ đơn giản hóa các quy trình quản lý dự án truyền thống mà còn giúp các nhà quản lý (và đội nhóm của họ) đạt được hiệu quả cao hơn và kết quả tốt hơn.

Công cụ AI giúp nâng cao hiệu quả làm việc nhóm

Trong việc hợp tác làm việc nhóm, AI đóng một vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy giao tiếp, tối ưu hóa quy trình làm việc và tạo môi trường làm việc chặt chẽ hơn.

Trong môi trường làm việc hiện đại, hầu hết các công cụ làm việc hàng đầu đều sử dụng AI dưới một hình thức nào đó, bao gồm Bitrix24, Slack, Trello và Microsoft Teams. Điều này giúp tự động hóa mọi thứ từ quy trình làm việc đến giao nhiệm vụ và tổ chức cuộc họp.

Trí tuệ nhân tạo cũng đang thay đổi cách chúng ta quản lý và hợp tác trên tài liệu. Ví dụ, ‘DocuAI’ của Google sử dụng AI để phân loại, gắn thẻ và tự động sắp xếp các tài liệu dự án. Nó còn có thể đề xuất các sửa đổi nội dung dựa trên mục đích của tài liệu và sở thích của nhóm trong quá khứ.

Những công cụ được thúc đẩy bởi AI đang làm cho việc hợp tác nhóm trở nên hiệu quả hơn, trực quan hơn và nhiều hơn, đáp ứng nhu cầu hiện đại.

Bitrix24 sử dụng AI như thế nào

Bitrix24 là một trong những phần mềm quản lý doanh nghiệp ứng dụng AI để thúc đẩy hiệu quả hoạt động.

Nâng cao hiệu quả ra quyết định với AI Scoring

Bitrix24 tích hợp AI Scoring - công cụ phân tích dữ liệu CRM để dự đoán khả năng chuyển đổi khách hàng tiềm năng hoặc thỏa thuận, hỗ trợ quyết định hiệu quả hơn.

CoPilot

Bitrix24 CoPilot là một công cụ AI được thiết kế để hỗ trợ người dùng trong việc quản lý dự án và khách hàng. Các chức năng chính có thể kể đến:

• Đề xuất các ý tưởng cho chiến dịch tiếp thị và phát triển chúng thành kế hoạch hành động.
• Sửa lỗi ngữ pháp và giọng điệu của văn bản.
• Tóm tắt thông tin và dữ liệu.
• Hỗ trợ thiết lập nhiệm vụ và tạo checklist công việc, bao gồm viết mô tả nhiệm vụ chi tiết.
• Ghi âm cuộc gọi, tóm tắt chúng và tự động cập nhật các trường CRM dựa trên các tương tác này.
• Tự động điều chỉnh các trường CRM nếu chi tiết đơn hàng thay đổi.
• Gửi thông báo nội bộ, với các tùy chọn điều chỉnh giọng điệu, độ dài và cả biểu tượng cảm xúc.

Case-study về ứng dụng AI trong quản lý dự án và đội nhóm

Unilever: Sử dụng AI trong tuyển dụng

AI đã giúp Unilever tiết kiệm 100.000 giờ trong việc tuyển dụng. Bằng cách sử dụng một hệ thống AI phân tích biểu hiện khuôn mặt, ngôn ngữ cơ thể và lựa chọn từ của ứng viên trong các cuộc phỏng vấn video. Phương pháp tuyển dụng đổi mới này đã tối ưu hóa quy trình tuyển dụng của họ và cải thiện việc lựa chọn ứng viên.

PwC: Quản lý rủi ro với AI

PwC đã hợp tác với TruEra để sử dụng các mô hình AI/ML để đánh giá các rủi ro liên quan đến việc áp dụng và triển khai AI. Phương pháp này cho phép PwC quản lý và giảm thiểu các rủi ro tiềm năng liên quan đến AI.

VieCuri: Quản lý tài nguyên Trung tâm Y tế với AI

VieCuri với đội ngũ nhân viên đông đảo tại nhiều địa điểm, đã triển khai EpicFlow, một phần mềm quản lý tài nguyên được điều khiển bởi AI. Công cụ này cho phép hiểu rõ hơn về nguồn lực, tạo điều kiện cho quản lý công việc và phân bổ nhân viên hiệu quả.

Những ví dụ trên là minh chứng cho cách AI được sử dụng đa dạng và có tác động trong quản lý dự án và cộng tác nhóm trong nhiều ngành nghề khác nhau.

(Bài viết được dịch và biên tập từ Bitrix24: How AI is Revolutionising Project Management and Team Collaboration)