Làm thế nào để đánh giá hiệu suất nhân viên một cách khách quan khi kinh doanh sa sút? Làm gì để truyền cảm hứng cho nhân viên trong bối cảnh thiếu động lực như tăng lương và thăng chức? Cùng tham khảo ý kiến chuyên gia qua bài viết của Harvard Business Review.

Ý kiến từ chuyên gia

Tác giả Rebecca Knight cho biết đánh giá hiệu suất không chỉ là công việc chán ngắt mà còn là những cuộc trò chuyện gây áp lực, đòi hỏi sự tập trung cao độ và rất dễ gây tự ái trong cuộc họp. Theo Karen Sedatole, giáo sư tại Trường Kinh doanh Goizueta thuộc Đại học Emory: “Việc nhận xét và đưa lời khuyên rất dễ khiến cả quản lý và nhân viên cảm thấy không thoải mái. Và khi tình hình tài chính xấu đi, những căng thẳng này càng trở nên nghiêm trọng hơn.”

Chìa khóa cho việc này là “rõ ràng ngay từ đầu” về những thách thức mà doanh nghiệp đang đối mặt và cách chúng ảnh hưởng đến mục tiêu và kỳ vọng của nhân viên. “Mục tiêu không chỉ là đánh giá công việc năm vừa qua, mà còn là chuẩn bị tinh thần cho nhân viên để đối phó với những thách thức tiềm năng trong năm tới.” - Tonushree Mondal, người điều hành một công ty tư vấn nhân sự. Dưới đây là các bước để có 1 cuộc trao đổi hiệu quả.

Chuẩn bị

“Có rất nhiều quản lý đi từ cuộc họp này đến cuộc họp khác mà không có mục đích rõ ràng”, Mondal nói. “Nhưng đối với những cuộc trò chuyện đánh giá hiệu suất, nhà quản lý cần chuẩn bị đầy đủ với những tài liệu làm dẫn chứng”.

Tổng hợp thành tích của nhân viên - cho dù đó là một dự án thành công hay ứng phó chuyên nghiệp với một khách hàng khó tính - và ghi chú bất kỳ điểm nào cần cải thiện. Hỏi thêm ý kiến đóng góp từ các đồng nghiệp xung quanh. Bước chuẩn bị là rất quan trọng bất kể tình hình kinh tế như nào, nhưng trong những thời điểm khó khăn, việc cung cấp phản hồi chính xác và sâu sắc càng trở nên quan trọng hơn.

Bám sát tình hình thực tế

Đi sâu vào tình hình kinh doanh không phải là cách hiệu quả (thậm chí là không dễ chịu) để bắt đầu cuộc trò chuyện. Giáo sư Sedatole khuyên nên đặt cuộc trò chuyện về đánh giá hiệu suất trong bối cảnh kinh tế rộng hơn. “Thừa nhận rằng có những yếu tố thúc đẩy hiệu suất nằm ngoài tầm kiểm soát của nhân viên và doanh nghiệp. Hyax nói rằng đây là thực tế của môi trường mà chúng ta phải đối mặt và chúng ta hãy cùng nhau vượt qua nó’”.

Nói về những thách thức của nền kinh tế cũng cho phép quản lý cung cấp lý do cho các thay đổi như “tại sao mức tiền thưởng năm nay thấp hơn”...

Giúp nhân viên kết nối thông tin

Hãy cho nhân viên nhìn thấy vai trò cụ thể của họ với mục tiêu dài hạn của tổ chức. “Hãy khiến họ suy nghĩ như là một phần của doanh nghiệp” Đừng quên nói về cách các công việc hàng ngày của nhân viên đã đóng góp như thế nào vào kết quả hoạt động của công ty. Điều này sẽ thúc đẩy cải thiện trong tương lai, giúp họ nhìn thấy cách nên điều chỉnh để phù hợp với các mục tiêu của tổ chức.

Suy nghĩ như một “huấn luyện viên”

Đối với những nhân viên không có hiệu suất làm việc tốt, họ thường sẽ có một số lý do biện minh cho kết quả của mình. Hãy nhớ “tránh làm cho nhân viên cảm thấy phải chịu trách nhiệm cho những điều mà họ không thể kiểm soát, nhưng việc chỉ ra lỗi sai của họ cũng rất quan trọng”.

Mondal gợi ý áp dụng cách mà một huấn luyện viên bóng đá phản hồi với một cầu thủ sau một trận đấu khó khăn trong thời tiết xấu. Cầu thủ có thể than phiền về tuyết và sân trơn trượt, và huấn luyện viên trả lời rằng; “Đúng vậy, thời tiết không tốt khiến cho mọi thứ khó khăn hơn. Có 3 điều bạn đã làm tốt trong trận đấu, và có 2 điều bạn có thể làm tốt hơn nữa". Bằng cách công nhận những gì họ làm đúng trong tình huống, nhưng cũng nêu rõ nơi mà họ có thể cải thiện, nhà quản lý sẽ đạt được sự cân bằng giữa việc công nhận và đưa ra nhận xét xây dựng. Hãy nhớ rằng: “Nếu một cầu thủ không chơi tốt, trách nhiệm của huấn luyện viên là giải quyết vấn đề đó.”

Minh bạch khi nói về hiệu quả công việc

Cách giải quyết với nhân viên có hiệu suất không tốt liên tục trong năm phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm tính chất công việc, khả năng của nhân viên, sự sẵn sàng cải thiện và khả năng hỗ trợ của bạn để giúp họ trở lại đúng đường.

Sedatole khuyên nên thẳng thắn trong cuộc đánh giá hiệu suất. “Đừng hứa những gì bạn không thể làm” khi nói đến vấn đề giữ việc làm. “Bạn không muốn làm cho mọi người lo lắng không cần thiết, nhưng sự minh bạch là quan trọng,” cô ấy nói.

Cuộc đánh giá hiệu suất cung cấp cơ hội tốt để chỉ ra chính xác những điều mà nhân viên không đáp ứng được kỳ vọng. Hỗ trợ và động viên nếu cần thiết. “Một đánh giá trung bình hoặc kém không làm cho nhân viên trở thành một người tệ; họ chỉ có một năm khó khăn. Và việc của bạn là giúp họ nhìn nhận như đây một phần trong sự nghiệp mà họ phải trải qua.”

Tìm thêm giải pháp tạo động lực ngoài tiền bạc

Trong những thời điểm khó khăn, nhiệm vụ của lãnh đạo không chỉ là động viên và truyền cảm hứng cho nhân viên, mà còn là giữ cho họ không bị mất tinh thần vì không được tăng lương hay thăng chức. Thật đáng buồn khi một năm đầy nỗ lực và thành tựu của họ lại bị lu mờ bởi những khó khăn của doanh nghiệp.

Có rất nhiều cách để làm cho mọi người thấy vui vẻ bằng cách cải thiện các khía cạnh khác của công việc. Các nghiên cứu cho thấy rằng việc cung cấp sự tự chủ, trải nghiệm phát triển và công việc có ý nghĩa có thể là những động lực mạnh mẽ. Trong quá trình đánh giá, Sedatole đề xuất hỏi nhân viên của bạn điều gì sẽ làm họ hài lòng hơn trong công việc. Một số người có thể quan tâm đến cơ hội đào tạo, hay tham gia các dự án thuộc lĩnh vực mới. Những người khác lại quan tâm đến thời gian và địa điểm làm việc linh hoạt.

Hãy chú ý đến những nhân viên xuất sắc

“Các nhân viên tiềm năng và những người làm việc xuất sắc đặc biệt cần được truyền động lực”. Nếu họ cảm thấy chản nản, chắc chắn hiệu quả công việc sẽ đi xuống. Các nhiệm vụ hay thử thách mới cũng có thể thúc đẩy động lực. Với những nhà quản lý cấp trung, hãy ghi nhận công sức và báo cáo thành tích của họ với lãnh đạo cấp cao.

Hãy nhấn mạnh rằng dù việc thăng tiến chưa thể thực hiện ngay lập tức, nhưng cơ hội vẫn sẽ xuất hiện khi kinh tế khởi sắc. “Hãy cho họ cảm giác rằng họ đóng một vai trò quan trọng trong việc giúp tổ chức vượt qua khó khăn và khi mọi thứ thay đổi, họ sẽ được hưởng những điều họ xứng đáng. Nếu họ có thể kiên trì và vượt qua sóng gió, họ có thể trở thành những nhà lãnh đạo tương lai và phát triển trong công ty.”

Kết thúc bằng những lời tích cực

Dù kinh tế bất ổn và cạnh tranh khốc liệt, nhiệm vụ của một người quản lý là động viên và truyền cảm hứng cho nhân viên trong năm tiếp theo.

Đừng nói quá mà hãy nhấn mạnh rằng sự thay đổi kinh tế có tính chu kỳ. Hãy biểu đạt lòng biết ơn với sự chăm chỉ của họ trong suốt năm vừa qua. Hãy để họ cảm nhận rằng bản thân quan trọng với công ty.

Những nguyên tắc cần nhớ

Nên

• Minh bạch, thiện chí
• Bày tỏ lòng biết ơn với những đóng góp của nhân viên
• Khám phá các giải pháp tạo động lực như: cung cấp sự tự chủ, trải nghiệm mới, sự công nhận, thời gian làm việc linh hoạt…

Không nên

• Không có sự chuẩn bị
• Đổ lỗi cho nhân viên về các yếu tố nằm ngoài tầm kiểm soát của họ
• Kết thúc cuộc trò chuyện một cách tiêu cực

(Bài viết được dịch và biên tập từ Harvard Business Review: How to Conduct Motivating Performance Reviews When Business Is Down)