Các chuyên gia Bitrix24 đã gợi ý 12 tiện ích mà doanh nghiệp nên tích hợp vào phần mềm quản lý dự án của mình, và tiết lộ cách mỗi tiện ích góp phần cải thiện hiệu suất làm việc như nào.

Những tiện ích tạo nên phần mềm quản lý dự án toàn diện

Các tích hợp cần thiết cho phần mềm quản lý dự án toàn diện bao gồm:

• CRM

• Theo dõi thời gian

• Thanh toán và lập hóa đơn

• Thanh toán an toàn

• Quản lý tài liệu

• Công cụ giao tiếp

• Tự động hóa nhiệm vụ

• Lịch

• Báo cáo và phân tích

• Công cụ phản hồi

• Mạng xã hội

• Quản lý rủi ro

Những tích hợp này sẽ góp phần nâng cao chức năng của phần mềm quản lý dự án bằng cách:

• Hợp lý hóa quy trình

• Cải thiện sự hợp tác

• Cung cấp các tính năng bổ sung

• Cung cấp các insight hữu ích

• Tối ưu hóa hiệu quả và kết quả của dự án

Các công cụ tích hợp tác động như thế nào đến sự cộng tác của đội nhóm?

Các công cụ này tập trung dữ liệu, tăng cường giao tiếp theo thời gian thực và cung cấp nền tảng chung để cộng tác nhóm liền mạch ngay cả khi làm việc từ xa.

1. Quản lý khách hàng của bạn bằng CRM

CRM giúp bạn quản lý bán hàng và khách hàng hiệu quả. Việc liên kết CRM với phần mềm quản lý dự án giúp nhóm của bạn nắm bắt được tình hình kinh doanh thực tế. Sẽ không có giao dịch nào không được ghi nhận, và không có khiếu nại nào bị bỏ qua, điều này cho phép bạn điều chỉnh dự án của mình cho phù hợp với nhu cầu của khách hàng.

Doanh nghiệp có thể khởi chạy các tác vụ để phản hồi việc bán hàng hoặc email đã nhận một cách nhanh chóng. Giúp phản ứng nhanh và hiệu quả trước nhu cầu của khách hàng.

Việc tích hợp CRM không chỉ đơn giản hóa quy trình làm việc, mà còn nâng cao sự hài lòng của khách hàng trong các dự án.

2. Theo dõi tiến độ thực hiện công việc

Hiểu cách nhóm của bạn sử dụng thời gian là rất quan trọng cho cả việc giám sát dự án và lập ngân sách dự án. Tích hợp theo dõi thời gian cho phép bạn ghi lại khoảng thời gian mọi người dành cho các nhiệm vụ cụ thể, hoặc toàn bộ các phần trong dự án. Với cái nhìn rõ ràng về thời gian thực hiện công việc, bạn có thể cải thiện việc lập kế hoạch dự án của mình, tối đa hóa năng suất mà không tạo gánh nặng cho các thành viên.

Doanh nghiệp cũng có thể triển khai trình theo dõi thời gian để ghi lại lịch trình hàng ngày của từng nhân viên. Chức năng bấm giờ vào/ra, có sẵn trên máy tính để bàn và thiết bị di động, mang lại cho mọi người quyền tự chủ ghi lại giờ làm của riêng mình, và việc không tuân thủ giờ làm sẽ được thông báo đến người quản lý.

3. Hợp lý hóa quy trình thanh toán và lập hóa đơn

Khi bạn đang thực hiện một dự án phức tập và bận rộn, điều cuối cùng bạn muốn là dành thời gian quý báu để viết các hóa đơn lặp đi lặp lại. Tích hợp lập hóa đơn tự động hợp lý hóa quy trình thanh toán bằng cách lấy dữ liệu từ trong dự án và tập hợp chúng thành hóa đơn chuyên nghiệp, chính xác cho khách hàng.

Với tính năng này, bạn có thể tạo hóa đơn ở dạng PDF và sau đó gửi trực tiếp cho khách hàng qua email hoặc SMS. Lợi ích của việc thanh toán và lập hóa đơn tích hợp thể hiện ở 2 điểm. Trước hết, đây là một công cụ tiết kiệm thời gian tuyệt vời, loại bỏ toàn bộ các quy trình hành chính lặp đi lặp lại. Đồng thời cũng giảm bớt khả năng xảy ra lỗi, giữ cho dự án diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp.

4. Tích hợp thanh toán nhanh chóng, an toàn

Cho dù đó là lập hóa đơn, thanh toán cho nhà cung cấp hay quản lý bảng lương, việc tích hợp ứng dụng thanh toán vào phần mềm quản lý dự án của bạn là một yếu tố thay đổi cuộc chơi.

Về bản chất, ứng dụng thanh toán là một cách xử lý tất cả các giao dịch liên quan đến dự án của bạn. Bạn có thể thiết lập các khoản phí định kỳ cho đăng ký, gửi thanh toán một lần cho các mặt hàng cụ thể và thực hiện thanh toán đến một cách dễ dàng nhất có thể cho khách hàng của mình.

Người quản lý có thể lập danh sách tất cả các chi phí phát sinh và so sánh chúng với ngân sách dự kiến, đưa ra báo cáo tài chính chính xác và trung thực cho khách hàng và các bên liên quan. Phần mềm thanh toán sẽ đánh dấu các khoản thanh toán chưa thanh toán và các nhóm có thể nhanh chóng và dễ dàng kiểm tra trạng thái hóa đơn và khoản hoàn trả để đảm bảo tính minh bạch hoàn toàn.

5. Lưu trữ tất cả tài liệu dự án

Không có cách nào để chạy một dự án mà không có tất cả các tài liệu và tài nguyên bạn cần có trong tay. Mặc dù bạn có thể sử dụng các ứng dụng thứ 3 chưa được tích hợp, nhưng thời gian, công sức và rủi ro liên quan đến việc liên tục tải xuống và đính kèm tài liệu sẽ gây khó khăn cho dự án.

Khi tích hợp hệ thống quản lý tài liệu, bạn cấp cho nhóm dự án của mình quyền truy cập vào tất cả các tài liệu liên quan mà họ cần. Là một hệ thống tập trung, nó tránh được tình trạng hỗn loạn khi lưu trữ tài liệu và giúp việc tìm kiếm trở nên dễ dàng hơn.

6. Kênh liên lạc 24/7

Giao tiếp rõ ràng, hiệu quả là chìa khóa của các dự án thành công, do đó, việc biến công cụ giao tiếp thành 1 tích hợp trong phần mềm quản lý dự án là không thể bỏ qua. Từ các cuộc trò chuyện nhanh để xác nhận các chi tiết nhỏ, cho đến các cuộc họp video quy mô lớn để thảo luận về các mốc quan trọng, tất cả thông tin liên lạc về dự án của bạn phải đi vào trọng tâm và minh bạch.

Đặc biệt, với rất nhiều nhóm làm việc từ xa, việc giao tiếp trôi chảy chưa bao giờ quan trọng hơn. Việc tích hợp các công cụ trò chuyện theo thời gian thực có nghĩa là nhóm của bạn có thể trò chuyện khi họ làm việc, cập nhật và nhận xét trong mỗi thẻ nhiệm vụ cung cấp cho mọi người thông tin tiến độ rõ ràng. Để có được sự minh bạch hoàn toàn, nền tảng giao tiếp tốt sẽ lưu trữ tất cả các cuộc hội thoại. Đây là một lợi ích cho việc giám sát dự án vì nó cho phép bạn tham khảo lại các hướng dẫn, quyết định hoặc phản hồi trước đó bằng một công cụ tìm kiếm đơn giản.

7. Giảm bớt công việc lặp đi lặp lại với tự động hóa

Tính năng tự động hóa quy trình giúp công việc của bạn trở nên suôn sẻ hơn. Các tính năng tự động hóa có sẵn trong hầu hết các phần mềm quản lý dự án. Giúp người quản lý có thời gian cũng như không gian để tập trung vào các nhiệm vụ sáng tạo hơn và giám sát dự án.

8. Quản lý lịch trình bằng lịch làm việc

Lịch là một trong những công cụ quản lý dự án cốt lõi. Với cái nhìn toàn cảnh về các mốc quan trọng của dự án và khối lượng công việc của từng cá nhân, nhà quản lý có thể dễ dàng nhận ra thời hạn sắp tới, các sự kiện cần giải quyết và những khoảng trống trong lịch trình mà bạn có thể sử dụng hiệu quả.

Bằng cách tích hợp lịch với các công cụ quản lý tác vụ, bạn có thể đảm bảo công việc và cuộc họp không chồng chéo, giúp mọi người có lịch trình rõ ràng và dễ quản lý hơn. Khi các sự kiện quan trọng diễn ra, bạn có thể đặt thông báo để nhắc nhở nhóm của mình trước.

9. Cải thiện tiến trình với báo cáo và phân tích

Tích hợp báo cáo và phân tích sẽ kết hợp dữ liệu từ thời gian thực hiện nhiệm vụ và thành tích KPI đến sự hài lòng của khách hàng và ngân sách. Nhưng không chỉ là sắp xếp dữ liệu, những công cụ này sẽ đánh giá thông tin có sẵn và cung cấp cái nhìn toàn diện về tình trạng, tiến độ và các điểm cần cải thiện của dự án.

Nhà quản lý có thể tự động cập nhật trạng thái dự án hàng tuần, tóm tắt tài chính hàng tháng, đánh giá hiệu suất hàng quý và thậm chí giám sát đặc biệt nếu bạn nghi ngờ một điểm nhất định cần được chú ý.

Báo cáo và phân tích là công cụ lý tưởng để các nhóm tự đánh giá và tìm ra những cách mới để cải thiện hiệu quả.

​10. Thu thập và tổng hợp phản hồi

Bằng cách thêm các công cụ phản hồi và khảo sát vào tích hợp vao phần mềm quản lý dự án, doanh nghiệp có thể tiếp thu những ý kiến có giá trị từ khách hàng cũng như từ các thành viên trong nhóm mà bạn thường không nghe được. Ví dụ: vào cuối mỗi lần chạy nước rút, bạn có thể yêu cầu ý kiến về điều gì đã làm tốt và điều gì chưa, cũng như đề xuất về những rủi ro hoặc lĩnh vực mới cần tận dụng.

Các biểu mẫu phản hồi và khảo sát liên kết với CRM để bạn có thể gửi chúng đến toàn bộ cơ sở dữ liệu khách hàng hoặc các phân khúc cụ thể. Tất cả các phản hồi sẽ được đưa về cơ sở dữ liệu tập trung, nơi bạn có thể đưa ra các báo cáo, số liệu thống kê và biểu đồ cụ thể để có ý tưởng về các xu hướng tương lai.

11. Kết nối với khách hàng thông qua những công cụ mạng xã hội

Việc tích hợp các kênh mạng xã hội sẽ thu hẹp khoảng cách giao tiếp, mang lại cho bạn sự tương tác theo thời gian thực với khách hàng, và tạo trung tâm để tương tác và thu thập dữ liệu.

Sự kết nối liên tục này với khách hàng là một lợi thế lớn cho các nhóm tích hợp các điều chỉnh nhỏ dựa trên phản hồi của khách hàng.

12. Viết kế hoạch quản lý rủi ro

Ngay cả những dự án được lên kế hoạch tốt nhất cũng có rủi ro. Khi kết hợp tích hợp quản lý dự án và quản lý rủi ro, bạn có thể xác định và phân loại rủi ro của mình cũng như lập kế hoạch để đối phó với chúng.

Công cụ quản lý rủi ro nên đi kèm với các công cụ phân tích lấy dữ liệu từ các dự án trước đây, xu hướng thị trường hiện tại và phản hồi của nhóm và khách hàng. Bằng cách này, bạn có thể dự đoán những rủi ro tiềm ẩn trước khi chúng xuất hiện và đưa ra các kế hoạch dự phòng.

Phần mềm quản lý dự án mạnh mẽ cho doanh nghiệp

Bitrix24 được trang bị đầy đủ tất cả các tính năng quản lý dự án mạnh mẽ và được đề cập trong danh sách trên.

Bitrix24 có các tính năng phong phú trong việc kiểm soát chất lượng, tiến độ và kết quả dự án, giúp nâng cao hiệu quả làm việc cho cả cá nhân và nhóm. Các công việc, dự án được chia nhỏ thành các công việc con với các thành viên tham gia, các trưởng dự án, người phụ trách do công ty quy định. Các nhiệm vụ có thể được thiết lập cho một cá nhân hay một nhóm, hoặc ủy quyền sau khi được nhận. Hệ thống cho phép tạo các nhóm công việc, nhóm dự án với không gian hoạt động riêng, toàn bộ dữ liệu công việc được thống kê chi tiết, đầy đủ.

Bitrix24 có cả phiên bản máy tính và di động, thuận tiện cho người sử dụng làm việc với các dự án và các nhiệm vụ.