Bằng cách khai thác sức mạnh của các quy tắc và trình kích hoạt tự động hóa, bạn có thể biến quy trình làm việc của mình thành một cỗ máy được vận hành trơn tru.

Các quy tắc tự động hóa trong Bitrix24 xử lý các hành động thường lệ như gửi thông báo, giao nhiệm vụ và thêm người tham gia. Các hành động này được kích hoạt khi một nhiệm vụ đạt đến một giai đoạn cụ thể. Ví dụ: khi một nhiệm vụ chuyển sang giai đoạn "đang tiến hành", một quy tắc tự động hóa có thể tạo một cuộc trò chuyện để thảo luận. Khi một nhiệm vụ được đánh dấu là "đã hoàn thành", một bài đăng có thể tự động xuất hiện trong Dòng hoạt động.

Mặt khác, trình kích hoạt theo dõi các thay đổi trong nhiệm vụ, chẳng hạn như thời hạn hoặc cập nhật trạng thái. Khi có thay đổi, trình kích hoạt sẽ chuyển nhiệm vụ sang một giai đoạn khác. Ví dụ: nếu thời hạn của một nhiệm vụ đang đến gần, trình kích hoạt có thể chuyển nhiệm vụ đó sang giai đoạn "ưu tiên" để đảm bảo nhiệm vụ đó được chú ý ngay lập tức.

1. Tại sao nên tự động hóa?

- Tăng hiệu quả. Tự động hóa giúp giảm thời gian dành cho các công việc đơn giản lặp đi lặp lại, để bạn có thể tập trung vào các hoạt động chiến lược hơn.

- Tính nhất quán. Tự động hóa đảm bảo rằng các nhiệm vụ được xử lý nhất quán, giảm nguy cơ lỗi của con người.

- Cải thiện giao tiếp. Thông báo và cập nhật tự động giúp mọi người luôn cập nhật, tăng cường sự hợp tác của nhóm.

- Khả năng mở rộng. Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, tự động hóa có thể dễ dàng mở rộng để xử lý số lượng nhiệm vụ ngày càng tăng mà không cần thêm nỗ lực thủ công.

2. Cách tự động hóa nhiệm vụ trong Bitrix24

Đi tới phần Nhiệm vụ và dự án và nhấp vào nút Tự động hóa.

Bạn có thể tạo các quy tắc tự động hóa cho các nhiệm vụ trong:

- Planner - hợp nhất tất cả các nhiệm vụ mà bạn tham gia. Các quy tắc tự động hóa sẽ chỉ áp dụng cho các nhiệm vụ của bạn, đảm bảo rằng quy trình làm việc của bạn được cá nhân hóa và hiệu quả.

- Dự án - bạn có thể tự động hóa công việc trên các nhiệm vụ của toàn bộ dự án.

- Trạng thái nhiệm vụ - chúng hiển thị giai đoạn nhiệm vụ: đang tiến hành, đang chờ xử lý, đã hoàn thành, v.v. Các quy tắc tự động hóa theo dõi các thay đổi trong trạng thái nhiệm vụ mà bạn tham gia và thực hiện các hành động.

Nhấp vào Tạo hoặc nút dấu cộng trên trang.

Chúng tôi đã nhóm chúng lại để giúp bạn nhanh chóng tìm thấy các quy tắc tự động hóa và kích hoạt bạn cần:

- Đối với nhân viên - đây là các quy tắc tự động hóa có thể được sử dụng trong các nhiệm vụ.

- Quy tắc tự động hóa tùy chỉnh - đây là các quy tắc tự động hóa và kích hoạt được cài đặt từ Market. Đây là các ứng dụng từ các đối tác của Bitrix24 mở rộng khả năng của các quy tắc tự động hóa tiêu chuẩn.

- Kích hoạt - đây là các kích hoạt để theo dõi thời hạn và thay đổi tác vụ.

3. Cấu hình quy tắc và kích hoạt tự động hóa

Tất cả các quy tắc và kích hoạt tự động hóa đều có cùng cài đặt:

- Thực thi - quy tắc tự động hóa sẽ hoạt động sau quy tắc trước đó hoặc độc lập.

- Thời gian - quy tắc tự động hóa sẽ thực hiện hành động ngay lập tức hoặc sau một khoảng thời gian.

- Điều kiện - quy tắc hoặc kích hoạt tự động hóa sẽ không hoạt động đối với tất cả các tác vụ, mà chỉ đối với một số tác vụ nhất định.

- Cho phép quay lại trạng thái trước đó đối với các kích hoạt — nếu bạn bật tùy chọn này, kích hoạt có thể di chuyển tác vụ đến giai đoạn trước đó.

Các cài đặt khác tùy thuộc vào loại quy tắc hoặc kích hoạt tự động hóa.

Hy vọng thông tin từ bài viết sẽ hỗ trợ bạn sử dụng Bitrix24 một cách hiệu quả.

Nếu bạn quan tâm đến giải pháp quản lý Bitrix24, xin mời liên hệ với Vitranet24 theo số điện thoại sau để được tư vấn chi tiết:

+ 024.3217.1617 tại khu vực Hà Nội.

+ 028.7309.6077 tại khu vực TP.HCM.

Vitranet24 thương hiệu hàng đầu về chuyển số, số một về triển khai Bitrix24 tại châu Á!