Đào tạo, hướng dẫn sử dụng Bitrix24

STT

Hạng mục đào tạo

Kết quả đạt được

1.1

Hướng dẫn tải và cài app desktop, app mobile, tích hợp email

 Người dùng có đầy đủ  hệ thống trên PC, mobile, máy tính bảng để sử dụng.

1.2

Truyền thông từ công ty xuống các Phòng ban bộ phận

Bản tin công ty

Truyền tải các thông điệp dài hạn cần cán bộ nhân viên thường xuyên đọc trong khoảng thời gian dài

Thông báo trên Dòng hoạt động

Truyền tải các thông điệp dài hạn cần CBNV thường xuyên đọc trong khoảng thời gian dài, kiểm soát được số lượng nhân sự đã đọc

Album ảnh

Cập nhật các album ảnh hoạt động, sự kiện của công ty lên hệ thống

Bình chọn trên Dòng hoạt động.

Truyền tải các thông điệp ngắn hạn, tức thời, có hiệu lực trong ngày

Nhóm chat chung toàn công ty

Truyền tải thông điệp truyền thông gửi chung toàn công ty

1.3

Truyền thông trong phòng ban bộ phận

Thông báo trên Dòng hoạt động.

Truyền tải các thông điệp dài hạn và ngắn hạn nhưng hiệu lực trong phạm vi một phòng ban bộ phận.

Thông báo trên Dòng hoạt động.

Truyền tải các thông điệp dài hạn và ngắn hạn nhưng hiệu lực trong phạm vi một phòng ban bộ phận.

1.4

Giao tiếp cá nhân

Gửi tin nhắn trên Dòng hoạt động.

Các cá nhân tương tác làm việc với nhau qua phòng ban bộ phận

Chat nhóm, chat riêng với cá nhân

Các cá nhân giao tiếp trực tiếp thông qua thiết lập không gian chat riêng

Voice call, video call, chia sẻ màn hình

Cấu hình thông tin cá nhân, cấu hình nhận thông báo

Cá nhân chỉnh sửa hồ sơ cá nhân, thay avatar, chỉnh sửa thông tin liên lạc… Thiết lập thông báo gửi từ hệ thống đến mình qua email, qua các app,…

Cấu hình giao diện, menu

Thiết lập hiển thị các menu chức năng thường xuyên sử dụng và ẩn các menu không sử dụng đến

Thiết lập tìm kiếm trên dòng hoạt động, tìm kiếm chung

Thiết lập bộ lọc và tìm kiếm trên dòng hoạt động, có thể tìm kiếm các thông tin được gửi từ bất kỳ thành viên khác, tìm kiếm trong các khoảng thời gian, tìm kiếm theo từ khóa  
Tìm kiếm các thông tin không rõ nguồn gốc

1.5

Hướng dẫn người quản trị hệ thống

Xây dựng sơ đồ cấu trúc công ty

Cấu trúc tổ chức công ty được xây dựng trực quan trên hệ thống

Tạo, xóa, sửa user

Quản lý toàn bộ user nội bộ và user extranet trên hệ thống. Các user được phân bổ tới các PBBP theo cấu trúc công ty

import user

Tạo nhanh số lượng lớn user trên hệ thống

Tạo, xóa, thiết lập nhóm làm việc

Tạo ra các không gian làm việc riêng biệt cho các PBBP trong công ty, cho các dự án trong công ty

Quản lý hiệu quả sử dụng hệ thống

Giám sát, đánh giá kết quả áp dụng hệ thống của công ty hoặc của từng cá nhân theo các khoảng thời gian, theo các nhóm chức năng

2.1

Quản lý tài liệu

Tạo, xóa, sửa thư mục

Thiết lập cấu trúc tài liệu dùng chung của công ty, tài liệu của nhóm phòng ban bộ phận, tài liệu cá nhân

Tạo, xóa, sửa tài liệu

Cập nhật tài liệu cho các thư mục

Phân quyền, chia sẻ thư mục, tài liệu

Giao tiếp tài liệu trong công ty, phòng ban bộ phận và các cá nhân với nhau

Sao chép, di chuyển thư mục, tài liệu

Sắp xếp, tổ chức lại cấu trúc thư mục, tài liệu

Tìm kiếm tài liệu

Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, thuận tiện, chính xác

Xem và sửa tài liệu online

Xem và sửa tài liệu trực tuyến nhanh chóng, không cần tải về máy tính

Quản lý version của tài liệu, khôi phục các version

Lưu giữ các version của tài liệu qua các lần chỉnh sửa, cập nhật

Kết nối tài liệu nhóm làm việc tới tài liệu cá nhân

Tài liệu nhóm làm việc và tài liệu cá nhân được liên kết với nhau

Đồng bộ tài liệu cá nhân

Tài liệu cá nhân trên hệ thống được đồng bộ về máy tính cá nhân

Thư viện điện tử Wiki trong nhóm làm việc

Tạo các thư viện điện tử wiki tương tự như wikipedia

2.2.

Quản lý lịch biểu

Thiết lập lịch sự kiện công ty

Tổ chức các cuộc họp, sinh hoạt văn hóa, sinh hoạt chung hoặc các sự kiện khác trong công ty

Thiết lập lịch sự kiện PBBP

Tổ chức các cuộc họp, sinh hoạt văn hóa, sinh hoạt chung hoặc các sự kiện khác trong phòng ban bộ phận.

Thiết lập lịch cá nhân

Mỗi thành viên tự quản lý lịch biểu, lịch làm việc  của cá nhân mình

Lịch vắng mặt

Quản lý lịch nghỉ phép, xin phép ra ngoài, lịch đi công tác của cán bộ nhân viên trong công ty

Thiết lập phòng họp, đặt phòng họp

Quản lý toàn bộ danh sách phòng họp và lịch đặt phòng họp trong công ty

2.3

Nhu cầu thêm

Thiết lập các link web hữu ích

Quản lý các link web tham khảo, hữu ích phục vụ cho công việc của mỗi phòng ban bộ phận.

Thiết lập danh sách FAQ

Quản lý danh sách các câu hỏi và câu trả lời thường gặp cần cán bộ nhân viên nắm vững

Thiết lập các form gửi đề xuất văn phòng, hành chính trong công ty

Quản lý toàn bộ các yêu cầu, đề xuất về văn phòng, hành chính được gửi từ cán bộ nhân viên

Thiết lập Elearning

Quản lý các khóa học và đào tạo trực tuyến trên hệ thống, quản lý kết quả làm bài test của mỗi khóa học

3.1

Quản lý công việc

Tạo việc, giao việc, đặt mã công việc

Toàn bộ công việc được cấp quản lý trong công ty tạo và giao xuống cho nhân viên trên hệ thống

Tiếp nhận và tương tác trong công việc

Các thành viên được giao việc tiếp nhận, giao tiếp và tương tác trong công việc

Báo cáo hoàn thành và đánh giá phê duyệt kết thúc công việc

Các thành viên được giao việc báo cáo kết quả công việc trên hệ thống. Các quản lý đánh giá phê duyệt kết thúc nhiệm vụ

Tạo công việc cha, con

Các công việc được phân cấp và chia nhỏ để thực hiện

Quản lý tiến độ công việc, cách xem và thiết lập hiển thị danh sách công việc

Thiết lập các cách xem danh sách nhiệm vụ, quản lý tiến độ công việc qua danh sách nhiệm vụ

Thiết lập tìm kiếm, lọc nhiệm vụ

Nhiệm vụ được tìm kiếm dễ dàng, nhanh chóng

Thiết lập các báo cáo

Tổng hợp và quản lý toàn bộ kết quả công việc trên hệ thống theo các dữ liệu đã thiết lập trong các mẫu báo cáo công việc

Thiết lập công việc mẫu

Giúp tạo nhanh các đầu công việc cho các dự án tương tự nhau

Cấu hình chấm công

Quản lý thời gian làm việc trong ngày của cán bộ nhân viên

Cấu hình báo cáo ngày/tuần/tháng

Quản lý các báo cáo công việc theo ngày/tuần/tháng của từng nhân sự

3.2

Tính năng CRM

Thiết lập  Lead

Quản lý toàn bộ danh sách Lead trong CRM

Thiết lập danh sách khách hàng

Quản lý toàn bộ danh sách khách hàng trong CRM

Thiết lập danh sách cá nhân đại diện của khách hàng

Quản lý toàn bộ danh sách liên hệ các cá nhân là người đại diện của khách hàng trong CRM

Thiết lập danh sách giao dịch

Quản lý toàn bộ danh sách giao dịch theo danh sách khách hàng trong CRM

Thiết lập danh sách hóa đơn

Quản lý toàn bộ hóa đơn theo các giao dịch trong CRM

Thiết lập danh sách báo giá

Quản lý toàn bộ báo giá gửi KH trong CRM

Quản lý quá trình tương tác, CSKH (call, chat, email, lập nhiệm vụ, sự kiện,…)

Thiết lập sản phẩm

Quản lý toàn bộ thông tin sản phẩm trong CRM

Thiết lập các báo cáo bán hàng

Quản lý toàn bộ các báo cáo kênh bán hàng, báo cáo doanh thu, doanh số, tỉ lệ chuyển đổi từ Lead sang khách hàng chính thức

Quản lý lịch sử hoạt động