Làm việc tại nhà - work from home - là một trong hai cụm từ được chia sẻ nhiều nhất những ngày này.

Nếu công ty đã đưa cho bạn công cụ là một Phần mềm hỗ trợ làm việc online, vậy hãy cùng đưa ra một vài tiêu chí giúp cho bạn dù ở nhà vẫn đạt hiệu suất công việc 100% nhé.

Trước tiên để làm việc hiệu quả, bạn cần hiểu Phần mềm quản lý công việc (Giải pháp Quản lý doanh nghiệp 4.0 từ BITRIX24  là một trong những ví dụ điển hình) có những tính năng nào hỗ trợ cho bạn:

1. Đồng hồ chấm công

2. Quy trình xin ra ngoài (gặp khách hàng)

3. Cây nhân sự (bao gồm đầy đủ các thông tin phòng ban, nhân sự trong công ty)

4. Dòng hoạt động (trao đổi thông tin, nhận thông báo…)

5. Ổ lưu trữ dữ liệu (lưu trữ, chia sẻ, phân quyền rõ ràng, chỉnh sửa nhanh, lưu lại lịch sử sử dụng)

6. Chat/call/video (trao đổi cá nhân-cá nhân/ cá nhân-phòng ban/ họp meeting, trực truyến với khách hàng)

7. Tính năng quản lý công việc (tạo/giao/nhận việc online, báo cáo nhanh, trao đổi thông tin, chia sẻ dữ liệu, duyệt kết thúc công việc, đánh giá chất lượng/hiệu suất, xuất báo cáo, hệ thống cảnh báo quá hạn…)

8. Các quy trình phê duyệt (quy trình tài chính, quy trình văn thư, quy trình kho…)

9. CRM (ghi nhận và chăm sóc KH liên tục, hiệu quả)

10. Và rất nhiều các tính năng bổ trợ khác

Để tìm hiểu chi tiết hơn về Bitrix24, bạn có thể tham khảo tại link: https://bitrix24.vitranet24.com/

Công cụ đã có, vậy việc của bạn là gì?

1. Duy trì lịch trình làm việc một cách nghiêm túc:

Bạn cần lên cho mình một lịch trình làm việc cụ thể và nghiêm ngặt tuân thủ theo lịch trình đó.

- Bật đồng hồ chấm công

- Tạo lịch làm việc/ lịch họp khách hàng/ lịch call,chat, trao đổi công việc

- Kiểm tra Bảng công việc (ưu tiên các công việc gần hết hạn à hoàn thành à báo cáo)

2. Đặt nguyên tắc với mọi người/ Phòng ban trong không gian của bạn

Khi làm việc từ xa và nhất là làm việc tại nhà, bạn không thể nào tránh khỏi việc chia sẻ không gian với đồng nghiệp của mình. Do đó, bạn cần đặt quy tắc với mọi người khi làm việc cùng với bạn.

- Các thông báo, thông tin quan trọng cần lưu trữ: gửi trên Dòng hoạt động (không gửi email, không gửi qua chat)

- Trao đổi công việc nhanh: call/chat (tùy trường hợp, không sử dụng zalo, viber)

- Trao đổi, báo cáo công việc: tại nhiệm vụ được giao.

- Sử dụng phân quyền dữ liệu trong quá trình làm việc nhóm.

3. Tạo những khoảng thời gian nghỉ ngơi giữa giờ làm việc

Nếu như khi ở văn phòng, bạn muốn nghỉ giải lao 1 lúc, việc bạn hay làm sẽ là: pha 1 tách trà/cafe, đi dạo 1 vòng, nói vài câu vui vẻ với đồng nghiệp.

Nhưng khi làm việc tại nhà, nếu bạn không thực sự nghiêm túc giữa thời gian làm và nghỉ ngơi, công việc của bạn sẽ không thể hoàn tất và còn ảnh hưởng đến nhóm, bộ phận mà bạn cùng tham gia.

Vậy nên:

- Hãy tạo lịch nghỉ: 10-15p để mọi người có thể tránh làm ảnh hưởng đến bạn

- Tạo lịch làm việc

- Tạo lịch họp nhóm

- Tạo lịch họp Khách hàng

Hãy sử dụng Tạo lịch làm việc/ lịch nhiệm vụ thật tốt để có thể kiểm soát được thời gian của bạn.

4. Làm việc nghiêm túc, báo cáo đúng thời hạn

5. Hỏi quản lý tất cả những gì khúc mắc mà bạn gặp phải

6. Giữ gìn sức khỏe, tránh ì trệ và luôn giữ tinh thần lạc quan

Khi không trực tiếp giao tiếp thì có thể sẽ không hiểu rõ hết kiểu diễn đạt của cá nhân. Do đó, khi làm việc toàn thời gian từ xa, bạn luôn phải tỏ ra tích cực trong mọi lời nói và hành động của mình khi giao tiếp.

Điều này nghe có vẻ ngớ ngẩn nhưng thực ra đó là cách để giúp khoảng cách giữa bạn và các đồng nghiệp không bị xa nhau. Hãy tìm kiếm những cách diễn đạt vui vẻ hoặc các sticker/emoji vui vẻ để biểu lộ cảm xúc của bạn.

7. Hãy cá nhân hóa theo cách của bạn

Trên hết, hãy tìm ra những cách để phù hợp và tốt nhất cho bản thân của bạn, vì hoàn cảnh làm việc và tính chất của công việc của mỗi người đều khác nhau. Đôi khi có thể bạn chưa tìm ra được ngay câu trả lời nên bạn có thể hỏi han từ những người đồng nghiệp hoặc quản lý, biết đâu họ lại có giải pháp phù hợp với bạn. Hãy linh hoạt và chủ động trong việc tìm kiếm giải pháp cho mình nhé. 

Chúc bạn đạt năng suất và hiệu quả cao khi làm việc tại nhà!