Đánh giá độ phụ thuộc, ưu tiên của nhiệm vụ được giao trên Bitrix24

Kính thưa Quý doanh nghiệp!

Để tiếp theo chuỗi bài viết về các "mẹo" sử dụng tính năng quản lý công việc (Task) trên Bitrix24, trong bài viết hôm nay chúng tôi xin phép giới thiệu về cách đánh giá độ phụ thuộc, ưu tiên của nhiệm vụ đã được giao nhằm mang lại sự hiệu quả trong việc tạo việc, giao việc và báo cáo công việc.

Kính mời Quý doanh nghiệp theo dõi bài viết dưới đây.

Sự phụ thuộc của nhiệm vụ là mối quan hệ giữa các nhiệm vụ khác nhau trong một công việc tổng quan, xác định thứ tự các hoạt động cần được thực hiện, hay nói cách khác là nhiệm vụ nào là chính và nhiệm vụ nào là phụ thuộc.

(Màn hình hệ thống)

Bạn có thể đặt sự phụ thuộc của nhiệm vụ bằng cách chỉnh sửa trong giao diện chi tiết nhiệm vụ hoặc bạn vào Tasks and Projects > Gantt Chart (chế độ xem biểu đồ Gantt), sau đó chỉ cần kéo và thả dòng phụ thuộc giữa các tác vụ.

Có 4 kiểu phụ thuộc nhiệm vụ phổ biến:

1. Finish to Start (FS): Kết thúc để bắt đầu – khi nhiệm vụ này kết thúc thì nhiệm vụ liên kết mới được bắt đầu.

2. Start to Start (SS): Bắt đầu để bắt đầu – khi nhiệm vụ này bắt đầu thì nhiệm vụ liên kết mới được bắt đầu.

3. Finish to Finish (FF): Kết thúc để kết thúc – khi nhiệm vụ này kết thúc thì nhiệm vụ liên kết mới được kết thúc.

4. Start to Finish (SF): Bắt đầu để kết thúc – khi nhiệm vụ này bắt đầu thì nhiệm vụ liên kết mới được kết thúc.

Điều quan trọng là bạn phải đặt Start date (thời gian bắt đầu) và/hoặc End date (Ngày kết thúc) cho nhiệm vụ, nếu không Bitrix24 sẽ không cho phép bạn thiết lập sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ.

CÁCH THỨC HOẠT ĐỘNG CỦA CHỨC NĂNG

Chức năng này cho phép bạn thiết lập sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ. Do vậy, khi bạn thay đổi Start date (Thời gian bắt đầu) hay Deadline của một nhiệm vụ nào đó thì nó sẽ ảnh hưởng tới các một nhiệm vụ khác một cách tự động.

1. Nếu bạn trỏ chuột vào nhiệm vụ bất kỳ trong Biểu đồ Gantt, bạn sẽ thấy 2 chấm tròn ở 2 đầu của mỗi nhiệm vụ. Chấm tròn ở điểm đầu được cho là Start date (ngày bắt đầu), ngược lại, chấm tròn ở điểm cuối là End date (ngày kết thúc). Để thiết lập các yếu tố phụ thuộc, bạn chỉ cần kéo để nối từ điểm đầu hoặc điểm cuối của nhiệm vụ này sang điểm đầu hoặc điểm cuối của nhiệm vụ khác. Lưu ý, việc sắp xếp tuỳ thuộc vào kế hoạch của bạn.

(Màn hình hệ thống)

Nói cách khác, nhiệm vụ nào bạn chọn làm nơi bắt đầu để thiết lập sự phụ thuộc thì đó là nhiệm vụ chính. Nếu bạn thay đổi ngày cho nhiệm vụ chính thì nhiệm vụ phụ thuộc sẽ tự động được chuyển. Tuy nhiên, nếu bạn thay đổi ngày (Start / End) của nhiệm vụ phụ thuộc thì lại không ảnh hưởng đến ngày của nhiệm vụ chính.

2. Việc thay đổi Deadline của nhiệm vụ không liên quan đến các nhiệm vụ phụ thuộc và chúng được thực hiện riêng biệt.

3. Một nhiệm vụ có thể được kết nối với một hoặc nhiều nhiệm vụ khác. Trong trường hợp này, thiết lập nào trước thì thiết lập đó được ưu tiên, hệ thống sẽ kiểm tra xem các thiết lập sau có ảnh hưởng đến các phần phụ thuộc hiện có hay không. Nếu logic mới mâu thuẫn với các phần phụ thuộc hiện có, kết nối này sẽ không được thiết lập và bạn sẽ thấy cảnh báo sau: “Circular links are not allowed” (Không cho phép liên kết hình tròn).

4. Cách xoá phần phụ thuộc hiện có cũng rất dễ dàng, bạn nhấp vào đường liên kết, chọn Delete (Xoá):

(Màn hình hệ thống)

Cảm ơn Quý doanh nghiệp đã theo dõi bài viết của chúng tôi. Hy vọng các thông tin mà chúng tôi cung cấp sẽ hữu ích cho Quý doanh nghiệp trong việc sử dụng tính năng quản lý công việc hiệu quả trên hệ thống Task Bitrix24.

Trân trọng!