Cùng Bitrix24: Giao việc từ xa - Tối ưu hiệu quả

*** Bitrix24 - Công nghệ quản lý 4.0 số một thế giới ***
Công nghệ quản lý mạng xã hội tiên tiến nhất từ Mỹ
31/07/2021 10:04 34
Phần mềm quản trị doanh nghiệp Bitrix24 là giải pháp đang nhanh chóng phát triển cùng với các xu hướng như làm việc từ xa và lưu trữ trên điện toán đám mây. Cho dù doanh nghiệp của bạn có một lực lượng lao động phân tán ở mọi nơi thì Bitrix24 vẫn sẽ hỗ trợ cho phép bạn giao việc từ xa đạt tối đa hiệu quả.
Với chức năng Quản lý công việc (Task) - tác vụ của Bitrix24 giúp cho người dùng quản lý thông tin và tiến độ các công việc của cá nhân, các thành viên của bộ phận, phòng ban.
+ Tạo tác vụ, xem thông tin tác vụ, trao đổi thông tin tài liệu trong quá trình thực hiện công việc nhanh, dễ dàng mọi lúc mọi nơi.
+ Có các công cụ hỗ trợ theo dõi tiến độ công việc.
+ Có công cụ hỗ trợ thiết lập nhắc nhở thực hiện công việc.
+ Có báo cáo tổng hợp tình trạng công việc của cá nhân, phòng ban, toàn công ty.

(Màn hình hệ thống mô phỏng 01 Tác vụ)

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HIỆU QUẢ CHỨC NĂNG QUẢN LÝ CÔNG VIỆC - TÁC VỤ (TASK)

01. Thiết lập các Tác vụ từ mọi thiết bị, mọi nền tảng

Tạo các tác vụ và quản lý hạn chót một cách dễ dàng và tiện lợi. Trong văn phòng hoặc trên đường. Từ máy tính xách tay hay điện thoại thông minh của bạn. Bitrix24 sẽ luôn thông báo cho bạn về mọi hoạt động liên quan đến Tác vụ.

(Màn hình hệ thống mô phỏng hệ thống Tác vụ trên Laptop và Mobile)

(Màn hình hệ thống - Tạo một Tác vụ mới bằng các thao tác đơn giản)

02. Sự đa dạng các vai trò trong Tác vụ giúp giao nhận việc đúng vai trò, vị trí

Mỗi tác vụ đều có thể có một vài người thực hiện, mỗi người có một vai trò và quyền truy cập khác nhau:

+ Người chịu trách nhiệm:  Là người được giao công việc và có trách nhiệm hoàn thành công việc, chịu trách nhiệm chính cho kết quả của công việc. Người chịu trách nhiệm có đầy đủ quyền tương tác với tác vụ ngoài việc được chỉnh sửa hay xóa tác vụ, người chịu trách nhiệm có thể có quyền thay đổi thời hạn tác vụ hoặc cập nhật trạng thái kết thúc tác vụ khi được người tạo phân quyền.

+ Người tạo:  Là một người đã giao tác vụ cho nhân sự khác, có đầy đủ quyền đối với tác vụ đã tạo và giao, được báo cáo và phê duyệt về kết quả tác vụ.

+ Người tham gia: Là người cùng thực hiện công việc với người chịu trách nhiệm, hỗ trợ người chịu trách nhiệm hoàn thành tác vụ hoặc có thể là người chịu trách nhiệm cho tác vụ con trong tác vụ chính.

+ Người quan sát: Là người có trách nhiệm theo dõi về tiến độ của tác vụ, nhưng không tham gia thực hiện. Người giám sát chỉ có quyền tạo tác vụ con và sao chép tác vụ. Người giám sát chỉ theo dõi được tác vụ gốc, không theo dõi được các tác vụ con trong tác vụ gốc.

(Màn hình hệ thống - Các vai trò khác nhau trong một Tác vụ)

03. Rất nhiều cách để làm việc với các tác vụ

Chọn tác vụ phù hợp với phong cách quản lý dự án của bạn.

+ Xem theo dạng Lập kế hoạch, bạn có thể di chuyển các tác vụ một cách thủ công từ giai đoạn này sang giai đoạn khác.

+ Xem theo dạng Danh sách: danh sách tác vụ mặc định sẽ hiển thị các cột tên tác vụ, hạn cuối, tạo bởi, người chịu trách nhiệm, điểm. Các cột có thể tương tác co kéo chiều rộng. 

+ Xem theo dạng Deadline, bạn có thể dễ thấy các tác vụ cần sự chú ý ngay lập tức của mình.

+ Xem theo dạng biểu đồ Gantt để hiểu về bức tranh toàn cảnh và mối liên hệ giữa các tác vụ.

+ Sử dụng thẻ khi bạn cần tìm nhanh một tác vụ hoặc dự án nhất định.

(Màn hình hệ thống - Xem tác vụ dạng Kế hoạch)

(Màn hình hệ thống - Xem tác vụ dạng Danh sách)

04. Cài đặt quyền trong Tác vụ

Bạn có thể đặt quyền chỉnh sửa, ủy quyền, tạo và xóa tác vụ - cho cả cấp độ người dùng cá nhân và phòng ban. 

(Màn hình hệ thống - Phân quyền tác vụ)

05. Khuôn mẫu tác vụ

Bạn phải xử lý một tác vụ giống nhau, lặp đi lặp lại nhiều lần? Hãy tạo một khuôn mẫu tác vụ và để hệ thống chạy nó một cách tự động dựa trên các tham số tùy chỉnh mà bạn đặt.

(Màn hình hệ thống - Khuôn mẫu tác vụ)

06. Thao tác duyệt tác vụ

Khi tác vụ được người chịu trách nhiệm thực hiện “Kết thúc” (Đóng tác vụ) thì hệ thống sẽ gửi thông báo đến người tạo tác vụ yêu cầu xác nhận tác vụ được “Kết thúc”.

Tác vụ sẽ được người tạo xác nhận hoàn thành khi tác vụ có đầy đủ cơ sở và thông tin, đầy đủ chứng từ chứng minh hoàn thành, người tạo sử dụng chức năng bình luận trong chi tiết tác vụ để đánh giá và nhận xét về mức độ hoàn thành công việc.

(Màn hình hệ thống - Người chịu trách nhiệm Báo cáo hoàn thành nhiệm vụ)

(Màn hình hệ thống - Người tạo xác nhận Tác vụ hoàn thành)

07. Tự động hóa tác vụ

Chọn một quy trình mà bạn muốn tự động hóa, thiết lập quy tắc tự động hóa, và để Bitrix24 xử lý nó thay bạn. Các rô-bốt của chúng tôi sẽ tạo các tác vụ mới, gửi email, thay đổi trạng thái tác vụ, và làm rất nhiều tác vụ khác một cách hoàn toàn tự động.

(Màn hình hệ thống - Cách thức tự động hóa 01 Tác vụ)

08. Tác vụ qua email

Bạn có thể tạo một tác vụ cho một người dùng bên ngoài qua email, họ sẽ được thông báo và chỉ có thể truy cập tác vụ cụ thể đó. Một công cụ rất hữu ích khi bạn cần hợp tác với một ai đó bên ngoài nhóm của bạn mà không làm ảnh hưởng đến sự toàn vẹn của dự án.

(Màn hình hệ thống - Tác vụ giao cho người ngoài hệ thống bằng Email)

09. Hiệu quả và KPI

Sử dụng các tác vụ của chúng tôi để giám sát hiệu quả của các nhân viên và tính KPI của họ. Toàn bộ dữ liệu đều được thu thập tự động - một công cụ lý tưởng cho một quản lý/giám sát viên.

(Màn hình hệ thống - Hiệu suất Tác vụ)

Trên đây là một vài phương thức chúng tôi xin phép chia sẻ để các bạn tham khảo và sử dụng hiệu quả tính năng Tác vụ Task Bitrix24 khi giao việc, nhận việc, báo cáo công việc. 

Việc chuyển đổi làm việc tập trung sang làm việc từ xa thực tế sẽ không có quá nhiều sự khác biệt về mặt hiệu suất nếu như bạn hiểu và sử dụng phù hợp công cụ Task.

Kính chúc các bạn có kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ. Hẹn gặp lại ở các bài viết bổ ích trong tuần tới!



Đánh giá
 /5