Quản lý hiệu quả công việc, nhiệm vụ trên Bitrix24 với tính năng theo dõi thời gian

Task planning (Kế hoạch thời gian nhiệm vụ/công việc) là chức năng có sẵn trong mỗi biểu mẫu nhiệm vụ. Nó cho phép bạn thêm thời gian ước tính cho mỗi nhiệm vụ và tự động theo dõi thời gian thực hiện thực tế của người phụ trách.

Trong bài viết hôm nay, chúng tôi xin phép giới thiệu về tính năng này để người dùng có thể sử dụng hiệu quả hơn tính năng Task trên hệ thống Bitrix24.

Làm cách nào để theo dõi chính xác thời gian thực hiện 1 nhiệm vụ?

1. Khi bạn tạo một Task (Nhiệm vụ) mới, hãy thiết lập kế hoạch thời gian dự kiến thực hiện tác vụ này tại mục Time planning (Kế hoạch thời gian) ở cạnh Deadline (Hạn cuối).

(Màn hình hệ thống)

2. Kích hoạt tuỳ chọn Time tracking (Theo dõi thời gian thực hiện nhiệm vụ) bằng cách nhấn chọn Time planned time (Kế hoạch thời gian nhiệm vụ đã lập ở bước 1):

(Màn hình hệ thống)

3. Sau khi nhiệm vụ được thêm, bạn sẽ thấy tùy chọn Start Time Tracker (Bắt đầu tiến hành) màu xanh lá cây bên trong nhiệm vụ, hãy nhấp vào đây để theo dõi thời gian khi bạn bắt đầu thực hiện nhiệm vụ này. Tại cột tiện ích bên phải task, bạn sẽ thấy 2 trường thông tin: Duration (Thời lượng) – thời gian thực tế dành cho nhiệm vụ được hệ thống ghi lại & Estimate (Ước tính) – thời gian mà bạn đã lên kế hoạch cho nhiệm vụ tại mục Time planning.

(Màn hình hệ thống)

4. Hãy lưu ý rằng bạn cần nhấp vào tùy chọn Start Time Tracker (Bắt đầu tiến hành) mỗi khi bạn bắt đầu thực hiện nhiệm vụ và nhấp vào Pause (Tạm dừng) mỗi khi bạn tạm dừng thực hiện nhiệm vụ, để hệ thống có thể theo dõi chính xác thời gian thực tế mà bạn đã dành cho nhiệm vụ này.

5. Khi bạn thực hiện tác vụ khi bật tùy chọn Start Time Tracker (Bắt đầu tiến hành), bạn sẽ thấy thời gian Duration (Thời lượng Thực tế) \ Estimate (Thời gian Ước tính) bên trong thanh tác vụ.

(Màn hình hệ thống)

6. Thời gian dành cho nhiệm vụ sẽ được hiển thị trong Time Elapsed (Thời gian đã trôi qua). Phần này sẽ hiển thị những người dùng đã thực hiện nhiệm vụ và thời gian trôi qua dành cho nhiệm vụ này.

(Màn hình hệ thống)

7. Nếu bạn quên nhấp vào Start Time Tracker (Bắt đầu theo dõi thời gian) hoặc đã làm việc bên ngoài văn phòng, bạn có thể thêm thời gian dành cho công việc theo cách thủ công với sự trợ giúp của tab Add (Thêm) trong Time Elapsed. Thời gian được thêm theo cách thủ công sẽ được hiển thị với dấu “!” và có icon cây bút để bạn chỉnh sửa nếu cần.

(Màn hình hệ thống)

Đồng thời, tại vị trí dấu “x“, bạn có thể nhấn vào để xoá hạng mục này.

Cảm ơn Quý Anh/Chị đã theo dõi bài viết của chúng tôi.

Hy vọng thông tin từ bài viết sẽ hỗ trợ Quý Anh/Chị sử dụng hiệu quả giao việc, nhận việc và thực hiện với thời gian được ghi nhận chính xác.

Trân trọng!