Các doanh nghiệp cần gì ở một giải pháp truyền thông hiệu quả trong nội bộ?

Nếu như nói doanh nghiệp là một cơ thể, thì truyền thông nội bộ giống như một mạch máu.

Đây là hoạt động xây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong cùng công ty. Truyền thông nội bộ giúp truyền tải thông điệp và tầm nhìn của lãnh đạo tới các nhân viên.

Khi các doanh nghiệp hiểu rõ tầm quan trọng của Truyền thông – Tương tác – Giao tiếp đối với sự phát triển của một doanh nghiệp, vậy họ cần gì ở 1 giải pháp truyền thông nội mang tính hiệu quả?

MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN:

Truyền thông: là việc doanh nghiệp truyền tải các nội dung và thông điệp cần thiết từ lãnh đạo đến các cấp và nhân viên vào đúng thời điểm, chính xác và có sự đồng nhất. Nội dung chính là các tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi; với mục tiêu định hình, thắt chặt và lan tỏa văn hóa doanh nghiệp.

Tương tác: là những hành động giao tiếp, trao đổi, cộng tác thông tin giữa cá nhân với cá nhân, cá nhân với đội nhóm bằng các hình thức khác nhau như: tương tác trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua văn bản, giấy tờ, bình luận…có xu hướng lưu lại quá trình (ví dụ: email, dữ liệu, thông báo, phê duyệt giấy tờ, bình luận, nhiệm vụ …).

Giao tiếp: là hình thức trao đổi thông tin nhanh từ hai cá nhân trở lên với nhau một cách có ý thức và vô thức, bằng phương thức ngôn ngữ và phi ngôn ngữ, trực tiếp và gián tiếp tùy theo mục đích của từng cá nhân và tổ chức (ví dụ: nói chuyện, chat, call…).

Vì vậy nếu truyền thông nội bộ không đạt hiệu quả, thiếu thông suốt, các nhân viên sẽ không ý thức được tầm quan trọng của việc đóng góp sức lực giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra.

CÁC KHÓ KHĂN, TỒN ĐỌNG CỦA DOANH NGHIỆP KHI SỬ DỤNG TRUYỀN THÔNG “THEO PHƯƠNG PHÁP TRUYỀN THỐNG”, THIẾU CÔNG CỤ TRUYỀN THÔNG:

Về truyền thông trong nội bộ:

+ Tốc độ chậm, thiếu chính xác và sự nhất quán trong nội bộ

+ Thiếu sự phản hồi, tương tác từ phía nhân viên

+ Ban lãnh đạo không nắm được thông tin truyền thông gửi đi đã ai đọc chưa, xem chưa? Ngoài ra với các thông tin quan trọng còn cần có sự xác nhận từ nhân sự khi tiếp nhận

Các hoạt động giao tiếp: Nhân sự sử dụng đa kênh giao tiếp (zalo, facebook, whatsapp..)

+ Dễ bị thất thoát thông tin

+ Nền tảng giao tiếp không chuyên biệt dành cho công việc (thiên về cá nhân, mua sắm…) làm ảnh hưởng đến hiệu suất trong quá trình làm việc vì nhiễu thông tin tiếp nhận

+ Các mạng xã hội này không gắn kết được nhân viên với thông điệp của công ty. Thông tin trên mạng xã hội thiếu tính hệ thống, thiếu quy chuẩn, thiếu tính định hướng người dùng là một rào cản lớn

+ Không có các chức danh/ bộ phận khi giao tiếp

+ Không tìm kiếm được các công việc/ nhiệm vụ chung đã được giao

+ Các thông tin trao đổi khó tìm kiếm lại

Giao tiếp nhanh nhất không phải là bài toán mà các doanh nghiệp đang cần giải quyết. Họ cần 1 nền tảng giao tiếp định tuyến: có cấp bậc, vai trò, phòng ban/bộ phận, dễ dàng tìm kiếm thông tin, bảo mật.

Các hoạt động tương tác trong nội bộ:
+ Gửi email nội bộ: khó tìm kiếm vì các email thường không nằm đơn lẽ mà sẽ là cụm chuyển tiếp
+ Dữ liệu (báo cáo): rất khó để thống kê công việc, các chỉ số và thường nằm rải rải ở nhiều hệ thống, thiếu độ chính xác khi tập hợp dữ liệu
+ Các bước duyệt nội bộ cơ bản: mất nhiều thời gian, không lưu trữ dữ liệu để rà soát khi xảy ra các vấn đề

VẬY MỘT DOANH NGHIỆP CẦN GÌ Ở GIẢI PHÁP TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ HIỆU QUẢ?

1. Hệ thống truyền tải thông tin theo cấu trúc:

+ Nhanh chóng

+ Nhất quán

+ Càng nhiều người tiếp nhận thông tin càng tốt

+ Có sự tương tác khi tiếp nhận thông tin (xác nhận đối với các thông tin quan trọng)

2. Giao tiếp, trao đổi thông tin đa phương:

+ Càng tập trung càng tốt

+ Càng nhanh càng tốt

+ Dễ dàng tìm kiếm lại hệ thống thông tin trong quá khứ

3. Tương tác: hành động giao nhận nhiệm vụ/công việc trong một doanh nghiệp (từ đơn giản đến phức tạp)

+ Có phương thức để Ban lãnh đạo/Cấp quản lý giao việc cho nhân viên

+ Có phương thức để nhân sự tiếp nhận công việc được giao với thông tin rõ ràng, có thời hạn cần kết thúc công việc/báo cáo, có yêu cầu chính xác từ Ban lãnh đạo/Cấp quản lý. Có thể tương tác trao đổi nhanh tiến độ, khó khăn…

+ Tương tác trong công việc có hệ thống lưu trữ: tìm kiếm nhanh kết quả/ thông tin, có báo cáo cơ bản

Trên đây chỉ là một vài thống kê rất dễ kiểm định ở các doanh nghiệp Việt Nam đã và đang gặp khó khăn trong vấn đề tìm kiếm một hệ thống quản lý có thể giúp họ xây dựng mạng truyền thông nội bộ bài bản và đạt hiệu quả, bước cơ bản để doanh nghiệp tiếp cận với công nghệ, các khái niệm "số hóa" để tiến đến 1 cuộc cách mạng số hóa doanh nghiệp thực sự như mong muốn của mọi lãnh đạo và xu thế tất yếu của thị trường.

Trong các bài viết sắp tới, Vitranet24 xin phép sẽ được chia sẻ đến Quý Anh/Chị những thông tin hữu ích về giải pháp triển khai "Môi trường truyền thông tương tác giao tiếp nội bộ doanh nghiệp" do các Chuyên gia hàng đầu Vitranet24 đúc kết sau hơn 14 năm kinh nghiệm tư vấn và xây dựng giải pháp quản lý cho các doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam.

Rất mong các thông tin mà chúng tôi cung cấp sẽ phần nào có ích cho việc Quý doanh nghiệp đang gặp "khó khăn" trong quá trình tìm kiếm hệ thống quản lý doanh nghiệp, cách thức triển khai hiệu quả phù hợp các mô hình doanh nghiệp tại Việt Nam với chi phí hiệu quả.

Trân trọng cảm ơn Quý Anh/Chị đã theo dõi bài viết.

Vitranet24 - Đối tác chiến lược hàng đầu tại Việt Nam và khu vực Châu Á của Bitrix24.
Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn các sản phẩm và dịch vụ có chất lượng:
Hotline: 0903696077
Email: vitranet24@vivicorp.com
Website: https://vitranet24.com/