Từ việc nâng cao khả năng giao tiếp và phối hợp nhóm, cho đến quản lý quan hệ khách hàng và lập kế hoạch hiệu quả, Bitrix24 là trợ thủ đắc lực giúp doanh nghiệp xây dựng cải thiện hiệu quả thực hiện dự án.

I. Những khó khăn trong quản lý dự án của ngành xây dựng

Các dự án xây dựng đòi hỏi phải quản lý phức tạp các nhiệm vụ, nguồn lực và thời hạn. Những khó khăn chính có thể kể đến:

- Tính chất phức tạp của dự án: các dự án xây dựng có sự tham gia của nhiều bên liên quan, các nhóm khác nhau và các giai đoạn khác nhau, từ thiết kế đến thi công. Việc này đòi hỏi một công cụ mạnh mẽ, có thể quản lý toàn diện các khía cạnh của dự án.

- Giao tiếp và điều phối: giao tiếp hiệu quả là “xương sống” của bất kỳ dự án xây dựng nào. Đảm bảo tất cả mọi người, từ kiến trúc sư đến nhà thầu phụ, hiểu rõ và chính xác thông tin là điều quan trọng để có thể hoàn thành dự án thành công và đúng hạn.

- Quản lý thời hạn: các dự án xây dựng thường bị siết chặt về thời gian. Sự chậm trễ trong một giai đoạn có thể ảnh hưởng đến toàn bộ tiến trình của dự án.

- Ràng buộc ngân sách và phân bổ nguồn lực: kiểm soát một dự án trong phạm vi ngân sách cho trước, và phân bổ nguồn lực hiệu quả là những thách thức chính đòi hỏi phải lập kế hoạch và quản lý tỉ mỉ.

Bitrix24 với 35+ công cụ chuẩn quốc tế mạnh mẽ có thể giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn kể trên.

II. Bitrix24: Giải pháp quản lý toàn diện các dự án xây dựng

Bitrix24 giải quyết các thách thức trong quản lý dự án của ngành xây dựng bằng một bộ tính năng linh hoạt.

- Giao tiếp và cộng tác theo thời gian thực:

Nhắn tin tức thời, trò chuyện nhóm và họp trực tuyến… đảm bảo bạn có thể thảo thuận, chia sẻ thông tin nhanh chóng để thúc đẩy tiến độ thực hiện cũng như giải quyết các vấn đề phát sinh. Các công cụ này được tích hợp theo giao thức mạng xã hội, nhằm tối đa hiệu quả truyền thông và hỗ trợ tốt nhất cho công việc của bạn, tăng cường sự cộng tác giữa các bên liên quan của dự án.

- Theo dõi dự án nâng cao:

Các công cụ theo dõi tiến độ trực quan như biểu đồ Gantt cung cấp các mốc thời gian cụ thể, và sự phụ thuộc rõ ràng giữa các nhiệm vụ con với tổng thể dự án. Cập nhật tin tức và thông báo tự động gửi theo thời gian thực giúp mọi người luôn cập nhật kịp thời về những thay đổi hoặc sự chậm trễ của dự án.

- Quản lý tài nguyên và lập kế hoạch:

Các công cụ lập kế hoạch nguồn lực chi tiết giúp phân bổ tài nguyên một cách hiệu quả. Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực, và ngăn ngừa xung đột lịch trình giữa các bên liên quan.

- Quản lý tài liệu và phân quyền truy cập:

Lưu trữ tập trung tất cả các tài liệu dự án, bao gồm kế hoạch, giấy phép và hợp đồng… Dễ dàng chia sẻ và kiểm soát phiên bản tài liệu giúp giảm thiểu sai sót, và đảm bảo mọi người nắm được thông tin mới nhất.

- CRM toàn diện cho tương tác khách hàng:

Hồ sơ khách hàng chi tiết và nhật ký tương tác được lưu trữ đầy đủ, giúp quản lý kỳ vọng và thông tin liên lạc của khách hàng. Các công cụ quản lý khách hàng tiềm năng và theo dõi bán hàng hỗ trợ thu hút các dự án và khách hàng mới.

- Theo dõi ngân sách và quản lý chi phí:

Phần mềm có khả năng tích hợp với phần mềm kế toán chuyên biệt để chuẩn hóa việc lập hóa đơn và báo cáo tài chính.

Với những tính năng mạnh mẽ được tích hợp trên cùng một nền tảng, Bitrix24 không chỉ đơn giản hóa việc quản lý dự án xây dựng, mà còn hỗ trợ hoàn thành dự án hiệu quả, đúng hạn và tiết kiệm chi phí hơn.

III. Doanh nghiệp đã ứng dụng Bitrix24 để cải thiện hiệu quả quản lý dự án

Vellestroy - công ty xây dựng hàng đầu tại Nga, chuyên về xây dựng nhà máy dầu, khí đốt và điện, đã tích hợp Bitrix24 với các hệ thống quản lý nhân sự chuyên biệt mà họ đang sử dụng, để vượt qua những khó khăn trong việc quản lý lực lượng lao động lớn với hơn 25.000 nhân viên.

Vellestroy là công ty xây dựng hàng đầu tại Nga với hơn 25.000 nhân viên.

Sự tích hợp này đã chuẩn hóa toàn bộ quy trình quản lý nhân viên, từ kế toán tiền lương đến lập kế hoạch chi phí lao động và quản lý hồ sơ nhân viên.

- Tùy chỉnh linh hoạt cho các hoạt động quy mô lớn: đối với Velesstroy, Bitrix24 không chỉ là một công cụ quản lý tác vụ và giao tiếp. Mà là một phần quan trọng trong việc truyền tải các nguyên tắc và sứ mệnh của công ty tới nhân viên, đặc biệt là trong khía cạnh nhân sự. Điều này đạt được thông qua việc tùy chỉnh Bitrix24 cho phù hợp với nhu cầu và quy mô riêng của công ty.

- Truy cập dịch vụ được chuẩn hóa: Velesstroy đã triển khai mô-đun ”Single Window of Services” trong Bitrix24, cho phép nhân viên dễ dàng truy cập vào các quy trình và dịch vụ khác nhau của công ty. Mô-đun này hoạt động giống như một cổng dịch vụ trong công ty tư nhân, đơn giản hóa các quy trình như đăng ký nghỉ phép, báo cáo sự cố thiết bị, v.v.

- Phát triển quy trình kinh doanh: Vellestroy đã xây dựng các quy trình công việc trong Bitrix24 cho phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp, chẳng hạn như thẩm định nhà thầu, cấp chứng chỉ và đăng ký thẻ khách... Những quy trình công việc này đã nâng cao hiệu quả hoạt động và tuân thủ các giao thức nội bộ.

Ví dụ trên cho thấy cách Bitrix24 có thể được tùy chỉnh và sử dụng trong các công ty xây dựng quy mô lớn, giải quyết những thách thức phức tạp và nâng cao hiệu quả hoạt động.

IV. Sự khác biệt của Bitrix24 so với những phần mềm khác

- Bộ tính năng toàn diện:

Bitrix24 là một giải pháp quản lý all-in-one. Trong khi nhiều phần mềm chỉ có thể tập trung vào việc lập kế hoạch hoặc quản lý tài liệu, Bitrix24 kết hợp quản lý dự án, quản lý quan hệ khách hàng (CRM), giao tiếp theo thời gian thực và chia sẻ tài liệu trên một nền tảng duy nhất. Điều này đặc biệt có lợi trong việc quản lý các khía cạnh đa chiều của các dự án xây dựng.

- Khả năng tích hợp vượt trội:

Một trong những điểm mạnh của Bitrix24 là khả năng tích hợp dễ dàng với nhiều hệ thống và phần mềm bên ngoài khác nhau. Khả năng này rất quan trọng trong ngành xây dựng, nơi các nhóm khác nhau có thể sử dụng các công cụ khác nhau cho các nhiệm vụ cụ thể. Tính năng tích hợp của Bitrix24 đảm bảo rằng các ứng dụng riêng biệt này có thể hoạt động song song, tăng cường truyền tải dữ liệu và giảm khả năng sai sót hay thất lạc thông tin.

- Trải nghiệm người dùng và khả năng tiếp cận:

Bitrix24 nổi tiếng với giao diện thân thiện với người dùng. Trong lĩnh vực xây dựng, nơi các nhóm rất đa dạng và không phải ai cũng am hiểu công nghệ như nhau, thiết kế trực quan của Bitrix24 tạo điều kiện cho việc sử dụng dễ dàng hơn. Ứng dụng di động của Bitrix24 , đặc biệt hữu ích cho những người làm việc tại công trường hay nhà máy, những người cần truy cập thông tin dự án và liên lạc khi đang di chuyển.

- Chi phí hợp lý

So với nhiều công cụ quản lý xây dựng chuyên dụng có mức giá đắt đỏ, Bitrix24 có giá cả phải chăng hơn. Đây là một lợi thế đáng kể, đặc biệt đối với các công ty xây dựng vừa và nhỏ. Các gói chi phí linh hoạt của phần mềm cho phép các các công ty chọn lựa gói phù hợp với những tính năng họ cần đến. Bitrix24 còn là một giải pháp có thể mở rộng và phát triển cùng với doanh nghiệp.

Khả năng cung cấp một bộ công cụ toàn diện, được tích hợp liền mạch và dễ dàng sử dụng bởi các cá nhân có trình độ kỹ thuật khác nhau, khiến Bitrix24 trở nên khác biệt trong bối cảnh cạnh tranh.

Bằng cách ứng dụng Bitrix24, các công ty xây dựng thuộc mọi quy mô có thể tối ưu hóa hoạt động của mình, đảm bảo sự phối hợp tốt hơn giữa các thành viên trong nhóm và quản lý dự án hiệu quả hơn, dẫn đến hoàn thành dự án thành công và làm hài lòng khách hàng.

Nếu bạn quan tâm đến giải pháp Bitrix24, xin mời liên hệ với Vitranet24 theo số điện thoại sau để được tư vấn chi tiết:

+ 024.3217.1617 tại khu vực Hà Nội.

+ 028.7309.6077 tại khu vực TP.HCM.

(Thông tin được dịch và biên tập từ Bitrix24)