Để làm việc nhóm hiệu quả cần có sự phối hợp giữa toàn bộ thành viên trong tổ chức, từ giao tiếp, quản lý công việc, đến chia sẻ dữ liệu… Tuy nhiên, không phải lúc nào hoạt động này cũng diễn ra suôn sẻ, đặc biệt khi phương thức làm việc từ xa ngày càng phổ biến. Bitrix24 lúc này được xem như một giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp giải quyết các khó khăn và tăng hiệu quả làm việc nhóm.

I. Những khó khăn trong làm việc nhóm

Làm việc nhóm là yếu tố then chốt đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, tuy nhiên để đạt được hiệu quả thì không hề dễ dàng. Các nhóm phải đối mặt với nhiều khó khăn có thể cản trở khả năng cộng tác suôn sẻ.

Làm việc nhóm rất quan trọng nhưng không hề đơn giản.

1. Rào cản trong giao tiếp

Duy trì giao tiếp rõ ràng và nhất quán có thể là một thách thức trong môi trường làm việc ngày nay, đặc biệt là khi làm việc từ xa. Những hiểu lầm, phản hồi chậm trễ và thiếu các kênh liên lạc hiệu quả có thể dẫn đến sai sót trong công việc, làm chậm tiến độ, và khiến tinh thần đồng đội bị lung lay.

2. Khó khăn trong quản lý dự án

Việc phối hợp các nhiệm vụ, thời hạn và trách nhiệm của nhóm đòi hỏi phải có khả năng quản lý dự án hiệu quả, để đảm bảo dự án được triển khai có kế hoạch và đạt kết quả tốt.

Quản lý dự án không hiệu quả thường dẫn đến việc phân bổ sai nguồn lực, chất lượng công việc kém, và không đạt được mục tiêu kinh doanh.

3. Các vấn đề về chia sẻ dữ liệu

Để cộng tác hiệu quả thì tất cả các thành viên trong nhóm cần được truy cập thông tin và tài liệu cần thiết một cách dễ dàng. Và khó khăn nảy sinh khi dữ liệu không được lưu trữ tập trung, khoa học hoặc không thể truy cập được đối với những người cần nó. Điều này có thể dẫn lãng phí thời gian, thiếu thông tin để đưa những quyết định chính xác.

4. Thiếu tích hợp công cụ

Thường đội nhóm sử dụng nhiều công cụ khác nhau để giải quyết những khía cạnh khác nhau của công việc. Chẳng hạn, dùng một ứng dụng để thảo luận công việc, một ứng dụng để chia sẻ tài liệu, một ứng dụng khác để họp trực tuyến…

Việc thiếu kết nối giữa những công cụ này có thể dẫn đến quy trình làm việc rời rạc, thông tin bị thất lạc, khiến việc duy trì sự gắn kết và minh bạch khi làm việc trở nên khó khăn.

Những thách khó khăn này nhấn mạnh sự cần thiết của một giải pháp toàn diện, hỗ trợ giao tiếp liền mạch, quản lý dự án hiệu quả và chia sẻ dữ liệu dễ dàng.

II. Phá vỡ các rào cản trong giao tiếp với Bitrix24

Giao tiếp hiệu quả là chìa khóa của sự hợp tác nhóm thành công. Bitrix24 giúp các thành viên trong nhóm có thể kết nối và cộng tác dễ dàng, bất kể đang ở đâu.

Bitrix24 cung cấp bộ công cụ mạnh mẽ để giao tiếp liền mạch, thông suốt.

1. Công cụ giao tiếp hiệu quả

- Kênh giao tiếp tập trung

Bitrix24 kết hợp nhiều công cụ liên lạc khác nhau vào một nền tảng duy nhất, bao gồm nhắn tin tức thời, trò chuyện nhóm, họp video và email. Sự tập trung hóa này đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm có thể chọn phương thức giao tiếp hiệu quả nhất dựa trên nhu cầu của họ.

- Tính năng mạng xã hội

Bitrix24 có sẵn các tính năng giao tiếp rất thuận tiện như: gọi điện, nhắn tin, bình luận, chia sẻ ý kiến, like, cập nhật thông báo trên bảng tin nội bộ....tất cả đều được tích hợp theo giao thức mạng xã hội, nhằm hỗ trợ tốt nhất cho việc hợp tác nhóm. Ngoài ra, hệ thống còn cung cấp các tính năng như thăm dò ý kiến, diễn đàn và thông báo để giúp mọi người luôn cập nhật và tương tác.

2. Lợi ích đem lại

- Cải thiện sự rõ ràng và nhất quán

Với tất cả các kênh liên lạc được tập trung ở một nơi, thông tin sẽ được truyền tải rõ ràng và nhất quán hơn, giảm thiểu hiểu lầm và giúp mọi người luôn cập nhật tin tức mới nhất.

- Hợp tác theo thời gian thực

Nhắn tin tức thời và họp video cho phép nhóm của bạn thảo luận công việc theo thời gian thực, giúp giải quyết vấn đề dễ dàng hơn và đưa ra quyết định nhanh hơn.

- Cải thiện tương tác

Khía cạnh mạng xã hội của Bitrix24 tăng cường sự gắn kết của nhóm và khuyến khích các tương tác tự nhiên, điều này rất quan trọng đối với sự gắn kết và tinh thần của nhóm.

Các công cụ giao tiếp trong Bitrix24 giúp thu hẹp khoảng cách giữa các thành viên trong nhóm, đảm bảo mọi người cảm thấy được kết nối và gắn kết.

III. Chuẩn hóa quy trình quản lý công việc, dự án

Quản lý công việc, quản lý dự án hiệu quả là yếu tố then chốt cho sự thành công của bất kỳ nhóm nào. Bitrix24 cung cấp một bộ công cụ mạnh mẽ, giúp chuẩn hóa quy trình từ việc lập kế hoạch, thực hiện đến giám sát tiến độ và hiệu quả triển khai. Hỗ trợ các nhóm đạt được mục tiêu của mình một cách hiệu quả và đúng tiến độ.

Bitrix24 giúp quản lý công việc nhóm hiệu quả.

1. Tính năng quản lý công việc và dự án trong Bitrix24

- Phân công và quản lý nhiệm vụ

Bitrix24 cho phép tạo, phân công và theo dõi các nhiệm vụ. Người quản lý có thể dễ dàng phân công trách nhiệm, đặt ra thời hạn và theo dõi tiến độ, đảm bảo các thành viên trong nhóm biết rõ nhiệm vụ và thời hạn của mình.

- Công cụ lập kế hoạch trực quan

Với các tính năng như biểu đồ Gantt và bảng Kanban, Bitrix24 cung cấp các công cụ trực quan để lập kế hoạch và theo dõi tiến độ dự án. Những công cụ này giúp hiểu rõ quy trình làm việc, xác định các điểm tắc nghẽn và đảm bảo hoàn thành dự án kịp thời.

- Theo dõi thời gian và quản lý khối lượng công việc

Nền tảng này bao gồm khả năng theo dõi thời gian, cho phép các nhóm quản lý khối lượng công việc một cách hiệu quả và đảm bảo rằng mọi thành viên đều được nghỉ ngơi đầy đủ. Nó cũng giúp theo dõi số giờ dành cho việc thực hiện nhiệm vụ và dự án.

2. Lợi ích đem lại

Các công cụ quản lý dự án tích hợp trong Bitrix24 tăng cường hợp tác bằng cách giúp tất cả các thành viên trong nhóm nắm được mục tiêu và tiến độ dự án.

Nền tảng này tạo điều kiện dễ dàng chia sẻ các tài liệu và thông tin liên quan đến dự án, đảm bảo mọi người đều có thể truy cập các dữ liệu cần thiết.

Bằng cách cung cấp cái nhìn tổng quan rõ ràng về tất cả các dự án và nhiệm vụ đang diễn ra, Bitrix24 giúp ưu tiên công việc và quản lý tài nguyên hiệu quả hơn.

3. Lợi ích với các quy mô nhóm khác nhau

Khả năng mở rộng của Bitrix24 khiến nó phù hợp với các nhóm thuộc mọi quy mô. Các nhóm nhỏ có thể tận dụng các công cụ giao tiếp và quản lý nhiệm vụ, trong khi các nhóm lớn hơn có thể tận dụng các tính năng theo dõi và lập kế hoạch dự án nâng cao hơn của họ.

Bitrix24 cũng cho phép tùy chỉnh để phù hợp với các loại dự án và cơ cấu nhóm khác nhau. Tính linh hoạt này đảm bảo nền tảng có thể thích ứng với các yêu cầu công việc, và phong cách quản lý khác nhau.

IV. Quản lý dữ liệu và tài liệu khoa học

Một trong những yếu tố quan trọng của việc cộng tác nhóm hiệu quả, là khả năng chia sẻ và quản lý dữ liệu cũng như tài liệu một cách dễ dàng. Bitrix24 cách cung cấp nền tảng quản lý tài liệu và dữ liệu tập trung, tăng cường khả năng truy cập và cộng tác.

Chia sẻ tài liệu nhanh chóng, minh bạch là rất quan trọng để tăng tốc độ xử lý công việc.

1. Quản lý tài liệu và lưu trữ hiệu quả

- Kho lưu trữ tài liệu

Bitrix24 cung cấp nền tảng để các nhóm có thể lưu trữ, quản lý và chia sẻ tài liệu và tập tin. Kho lưu trữ tập trung này đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm đều có quyền truy cập vào các phiên bản tài liệu mới nhất.

- Kiểm soát phiên bản và lịch sử thay đổi

Hệ thống cho phép các thành viên trong nhóm xem lịch sử sửa đổi, và hoàn tác về các phiên bản trước nếu cần. Tính năng này đảm bảo rằng các thay đổi được theo dõi, và tính toàn vẹn của dữ liệu được duy trì.

2. Chia sẻ và cộng tác trên tài liệu

- Chia sẻ tệp tin dễ dàng

Khả năng chia sẻ tệp tin của Bitrix24 cho phép các thành viên trong nhóm chia sẻ tài liệu chỉ với vài cú nhấp chuột, dù là với trong nhóm hay với các đối tác bên ngoài.

- Chỉnh sửa đồng thời trên tài liệu

Các nhóm có thể cộng tác chỉnh sửa tài liệu trong thời gian thực, nâng cao năng suất và đảm bảo rằng mọi người đều đang làm việc trên phiên bản dữ liệu mới nhất.

3. Kiểm soát truy cập và bảo mật

- Phân quyền truy cập

Bitrix24 cho phép quản trị viên thiết lập quyền truy cập cho các thành viên khác nhau trong nhóm, đảm bảo rằng thông tin nhạy cảm chỉ có thể được truy cập bởi những người được ủy quyền.

- Bảo mật dữ liệu

Với các biện pháp bảo mật mạnh mẽ, Bitrix24 đảm bảo rằng dữ liệu doanh nghiệp của bạn được lưu trữ an toàn và bảo vệ khỏi sự truy cập trái phép.

4. Lợi ích đem lại

Khả năng quản lý và cộng tác tập trung trên các tài liệu giúp giảm nguy cơ hiểu sai thông tin hoặc mất dữ liệu.

Quản lý tài liệu và dữ liệu tập trung tạo điều kiện cho việc tìm kiếm và truy cập nhanh hơn vào thông tin cần thiết, làm việc nhóm cũng vì thế mà suôn sẻ hơn.

V. Tích hợp CRM để cải thiện tương tác với khách hàng

Việc tích hợp Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) của Bitrix24 với các công cụ hợp tác nhóm tạo ra sức mạnh tổng hợp mạnh mẽ, tăng cường sự tương tác với khách hàng và chuẩn hóa quy trình bán hàng.

CRM được tích hợp sẵn và miễn phí trong Bitrix24.

1. Nền tảng quản lý khách hàng hiệu quả

- Lưu trữ dữ liệu khách hàng

CRM Bitrix24 tập trung tất cả thông tin khách hàng, bao gồm chi tiết liên hệ, lịch sử liên lạc, hồ sơ mua hàng... Việc này đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm đều có quyền truy cập vào thông tin khách hàng khi cần thiết.

- Tương tác liền mạch với khách hàng

Với CRM được tích hợp vào cùng một nền tảng được sử dụng để làm việc nhóm, việc tương tác với khách hàng trở nên hiệu quả hơn. Các nhóm có thể nhanh chóng truy cập dữ liệu khách hàng trong quá trình thảo luận, đảm bảo rằng các tương tác của khách hàng được cung cấp đầy đủ thông tin.

2. Cải thiện quy trình bán hàng

- Tự động hóa quy trình bán hàng

CRM của Bitrix24 tự động hóa nhiều khía cạnh của quy trình bán hàng, từ giai đoạn thu thập thông tin khách hàng tiềm năng, đến giai đoạn chuyển đổi thành giao dịch. Tự động hóa quy trình làm việc đảm bảo rằng khách hàng tiềm năng được chăm sóc hiệu quả.

- Phân tích hiệu quả bán hàng theo thời gian thực

Nền tảng này cung cấp các phân tích và báo cáo theo thời gian thực về hiệu suất bán hàng, giúp các nhóm đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và tinh chỉnh chiến lược bán hàng của họ.

3. Lợi ích đem lại

- Cải thiện thông tin chi tiết về khách hàng

Hệ thống CRM cung cấp những dữ liệu đáng quý về hành vi và sở thích của khách hàng, cho phép các nhóm điều chỉnh phương pháp tiếp thị và tương tác với khách hàng của họ.

- Cải thiện dịch vụ khách hàng

Với CRM và các công cụ cộng tác ở cùng một nền tảng, các nhóm có thể làm việc cùng nhau hiệu quả hơn trong các dự án và chiến dịch liên quan đến khách hàng, nhằm đem đến trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng.

4. Khả năng tùy chỉnh và mở rộng

- Phù hợp với nhu cầu kinh doanh

CRM Bitrix24 có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp, dù là định cấu hình quy trình bán hàng, thiết lập trường tùy chỉnh trong hồ sơ khách hàng hay tự động hóa quy trình công việc cụ thể.

- Khả năng mở rộng để tăng trưởng

Khi doanh nghiệp phát triển, CRM Bitrix24 sẽ mở rộng quy mô tương ứng, đáp ứng số lượng khách hàng ngày càng tăng và quy trình bán hàng phức tạp hơn.

VI. Tùy chỉnh và mở rộng

Bitrix24 cung cấp các tùy chọn tùy chỉnh và khả năng mở rộng, đảm bảo các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và lĩnh vực có thể điều chỉnh nền tảng để đáp ứng nhu cầu của họ.

1. Tùy chọn tùy chỉnh linh hoạt

- Thích ứng với nhu cầu kinh doanh

Bitrix24 cho phép tùy chỉnh rộng rãi, từ sửa đổi các trường CRM và quy trình bán hàng đến cá nhân hóa bố cục và thiết kế của nền tảng. Tính linh hoạt này đảm bảo rằng nền tảng phù hợp với đặc trưng riêng của từng doanh nghiệp.

- Tích hợp với các công cụ của bên thứ ba

Nền tảng này có thể tích hợp với ứng dụng của bên thứ ba hoặc của riêng doanh nghiệp, cho phép doanh nghiệp duy trì quy trình làm việc gắn kết với các công cụ hiện có của họ.

2. Khả năng mở rộng cho các doanh nghiệp đang phát triển

- Phát triển cùng doanh nghiệp của bạn

Bitrix24 được thiết kế để mở rộng quy mô cùng với doanh nghiệp của bạn. Khi một công ty phát triển, nền tảng này có thể đáp ứng số lượng người dùng ngày càng tăng, nhu cầu quản lý dự án phức tạp hơn và cơ sở khách hàng rộng rãi hơn trong CRM.

Ví dụ: ban đầu một công ty khởi nghiệp có thể sử dụng Bitrix24 để giao tiếp và quản lý công việc. Khi phát triển hơn, công ty có thể mở rộng việc sử dụng nền tảng với các tính năng CRM nâng cao, các công cụ quản lý dự án phức tạp hơn và tích hợp bổ sung với các hệ thống kinh doanh khác.

- Lợi ích đem lại

Khả năng tùy chỉnh và mở rộng của Bitrix24 giúp các doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng cùng một nền tảng mà không cần chuyển sang hệ thống khác khi phát triển, tiết kiệm thời gian và tài nguyên.

Với bộ công cụ toàn diện để giao tiếp, quản lý dự án, CRM và quản lý dữ liệu, Bitrix24 đơn giản hóa và cải thiện hiệu quả làm việc giúp, giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất và đạt kết quả kinh doanh tốt hơn.

Nếu bạn quan tâm đến giải pháp quản lý Bitrix24, xin mời liên hệ với Vitranet24 theo số điện thoại sau để được tư vấn chi tiết:

+ 024.3217.1617 tại khu vực Hà Nội.

+ 028.7309.6077 tại khu vực TP.HCM.

(Theo: Bitrix24)