Quản lý dự án 2.0 mô hình quản lý hiệu quả cho doanh nghiệp

*** Bitrix24 - Công nghệ quản lý 4.0 số một thế giới ***
Cải cách doanh nghiệp, thúc đẩy sự phát triển
14/07/2017 17:50 126
Quản lý dự án 2.0 là phương pháp quản lý mới xuất hiện trong 5 năm trở lại đây. Phương pháp này dựa trên sự hợp tác chặt chẽ của các thành viên trong đôi dự án, tăng cường sự giao tiếp trao đổi thông tin trong dự án, kiểm soát chặt chẽ các đầu việc, tiến độ thời gian và kết quả. Phương pháp này đề cao sự kết nối tâp thể và sự kiểm soát dự án chặt chẽ nhờ dữ liệu chính xác, minh bạch.

Danh sách công việc được quản lý theo biểu đồ Gantt trong quản lý dự án 2.0

Với phương pháp quản lý 2.0, các thành viên trong đội dự án sẽ có một không gian làm việc tập trung nơi cập nhật các nhiệm vụ cụ thể của dự án, các dữ kiện, thông tin để triển khai dự án thành công. Các kế hoạch công việc được tính toán và cập nhật ngay khi bắt đầu.

Một số yếu tố tiên quyết mà một công cụ quản lý dự án 2.0 cần đảm bảo đó là:
1. Khả năng thiết lập nhiệm vụ và giao việc
Các nhiệm vụ có thể được thiết lập cho cá nhân người dùng hay giao cho một đồng nghiệp, hoặc ủy quyền sau khi được nhận. 

2. Theo dõi tiến độ công việc 
Nhiệm vụ và tác vụ có thể được xem trong một biểu đồ Gantt bao gồm các thông tin về trạng thái, người chịu trách nhiệm và mối quan hệ theo thứ tự thời gian. Điều này giúp người quản lý có thể nhìn thấy một bức tranh đầy đủ về sự tiến triển của các dự án, giúp xác định sự trì hoãn tiềm năng hay đang tồn tại, mà không cần phải kiểm tra một loạt giấy tờ, tài liệu phức tạp. Một công việc được tạo ra có thể được chỉnh sửa trực tiếp từ bảng hoặc biểu đồ Gantt.

3. Giám sát, kiểm tra công việc
Việc thêm danh sách kiểm tra vào một nhiệm vụ và thực hiện theo quy trình tính điểm rất thuận tiện cho một nhiệm vụ có nhiều bước triển khai hoặc có nhiều người tham gia. Những người tham gia trong nhiệm vụ có thể thêm điểm vào danh sách kiểm tra và đánh dấu hoàn thành.

4. Tạo, quản lý nhóm làm việc, dự án
Bất kỳ một sự kết hợp của nhân viên trong nhóm làm việc nào cũng đều có thể lựa chọn từ tất cả hệ thống mạng xã hội các công cụ tổ chức cần thiết để tối ưu hóa hoạt động và sử dụng các phương thức truyền thông hữu hiệu có sẵn trong Bitrix24.

Mỗi nhóm giống như một mạng nội bộ nhỏ, không chỉ giúp lưu trữ tập tin, dữ liệu quan trọng , mà còn hoạt động như một nền tảng cho các cuộc thảo luận, nhiệm vụ, theo dõi và lập kế hoạch.

5. Báo cáo nhiệm vụ
Tính năng "Báo cáo nhiệm vụ" là một cách thức dễ dàng để xác định khoảng thời gian một nhân viên tiêu tốn cho một nhiệm vụ hay dự án nhất định. Sử dụng công cụ thuận tiện này, bạn cũng có thể xem có bao nhiêu công việc vẫn đang được thực hiện, và bao nhiêu người trong số họ đã hoàn thành. Theo mặc định, báo cáo hiệu quả có thể được gửi hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng năm, nhưng bạn có thể thiết lập tùy chỉnh theo báo cáo ngày. 

Minh họa một mẫu báo cáo trong công cụ quản lý dự án 2.0

6.Tương tác với các cá nhân bên ngoài dự án 
Mỗi dự án các thành viên sẽ có không gian riêng biệt để chia sẻ thông tin và làm việc bởi vậy những người ngoài đội dự án sẽ không thể tiếp cận các thông tin của dự án khi chưa được phân quyền. Mặc dù vậy, các cá nhân bên ngoài dự án vẫn được hỗ trợ công cụ chat, call để liên hệ với các thành viên hoặc được mời gia nhập nhóm dự án khi cần thiết.

Hình minh họa: Dòng tin hoạt động của dự án, nơi các thành viên cập nhật, chia sẻ thông tin về dự án. Bên phải là các thành viên của đội dự án

Trên đây là một số thông tin giới thiệu về giải pháp quản lý dự án 2.0 do đội ngũ Vitranet24 sưu tầm và biên tập. Hi vọng rằng bài viết này sẽ làm rõ được thắc mắc của bạn trong việc tìm hiểu hoặc tìm kiếm một công cụ quản lý dự án hiệu quả.

Đánh giá
 /5