Văn phòng trực tuyến hiệu quả dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Sau thời gian tư vấn triển khai các hệ thống quản lý công việc, số hoá cho các doanh nghiệp với sự đa dạng về quy mô và lĩnh vực, các chuyên gia Vitranet24 đã đúc kết một số yêu cầu và tính năng cần thiết cho 01 văn phòng trực tuyến, phù hợp với mô hình doanh nghiệp khoảng dưới 100 nhân sự.

Trong bài viết hôm nay, chúng tôi xin chia sẻ một số tính năng, cụm tính năng trên phần mềm Bitrix24 sẽ mang lại cho Quý doanh nghiệp 01 văn phòng trực tuyến phản ánh văn phòng vật lý thực tại.

01. THIẾT LẬP VĂN PHÒNG LÀM VIỆC TRỰC TUYẾN

- Nơi làm việc online, phản ánh đầy đủ các yếu tố có tại văn phòng thực tế.

- Nhân viên làm việc trao đổi tương tác trên cùng 1 hệ thống.

- Dữ liệu được lưu trữ tập trung, dễ dàng tìm kiếm, tăng tính bảo mật của dữ liệu.

- Áp dụng phê duyệt online, phê duyệt mọi lúc mọi nơi, rút ngắn thời gian, tăng hiệu suất công việc.

* Không gian chung làm việc toàn công ty

Sơ đồ tổ chức

Thông tin cơ bản nhân sự

Ổ lưu trữ dữ liệu công ty (quy định, quy chế, khen thường…)

Khu vực truyền thông tương tác toàn công ty (thông báo, bình bầu, khen thưởng, thảo luận chung…)

Phòng họp trực tuyến

Lịch sự kiện công ty

* Phòng làm việc online cho bộ phận, phòng ban, đội nhóm, dự án

* Bàn làm việc online của cá nhân

Bảng thông tin cá nhân

Ổ lưu trữ cá nhân

Lịch cá nhân

Quản lý công việc cá nhân

02. BỘ CÔNG CỤ HỖ TRỢ QUẢN LÝ CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ

- Giao việc, tạo việc nhanh.

- Có nơi tập trung lưu, trao đổi thông tin, file tài liệu.

- Có công cụ phê duyệt, đánh giá công việc.

- Có lịch sử, dữ liệu căn cứ đánh giá tiến độ, kết quả công việc minh bạch rõ ràng.

- Có báo cáo, các kiểu màn hình xem, bộ lọc, công cụ tìm kiếm. Hỗ trợ người quản lý phân loại công việc, xem tìm kiếm các công việc dễ dàng nhanh chóng.

- Phân quyền nhiều cấp, theo các vai trò. Dễ dàng hỗ trợ Ban lãnh đạo tạo giao việc, quản lý, kiểm soát công việc.

- Có thể thiết lập nhanh các cảnh báo, nhắc việc, ghi nhận phạt nhiệm vụ quá hạn.

- Có báo cáo hiệu quả làm việc của nhân viên về tiến độ.

* Bộ quy định, quy chế quản lý công việc, giao việc, nhận việc, báo cáo

* Giao, nhận việc (tạo nhiệm vụ, giao nhiệm vụ, nhận nhiệm vụ, chỉnh sửa thông tin)

* Trao đổi thông tin trong 01 nhiệm vụ

* Báo cáo kết quả công việc, nhiệm vụ

* Gia hạn nhiệm vụ

* Chuyển giao cho người khác thực hiện

* Sử dụng bộ lọc tìm kiếm nhiệm vụ

* Xem nhiệm vụ dưới các dạng biểu diễn khác nhau tùy theo nhu cầu sử dụng

* Xem báo cáo công việc

* Thiết lập các chức năng bổ sung (nhắc nhở, thưởng phạt, thiết lập các báo cáo mẫu...)

03. BỘ CÔNG CỤ QUẢN LÝ THÔNG TIN NHÂN SỰ CƠ BẢN

* Đồng hồ trực tuyến

* Báo cáo ngày, tuần, tháng, quý

* Phòng họp conference

* Tương tác, trao đổi: call, chat, video HD, bình luận, tag…

* Quy trình phê duyệt cơ bản (duyệt đề xuất, duyệt xin nghỉ phép…). Ghi nhận thông số trên hệ thống.

04. LƯU TRỮ THÔNG TIN CÔNG TY, LIÊN HỆ (Tính năng CRM)

* Lưu thông tin công ty, liên hệ tập trung

* Dễ dàng tìm kiếm, hiệu chỉnh

* Độ bảo mật cao

Dựa trên các yêu cầu thiết yếu được ghi nhận trong quá trình và kinh nghiệm triển khai Vitranet24, sắp tới vào trung tuần tháng 9 này chúng tôi sẽ ra mắt bộ giải pháp văn phòng trực tuyến hiệu quả dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Rất mong được sự ủng hộ của quý tổ chức, doanh nghiệp.

Trân trọng cảm ơn Quý Anh Chị đã theo dõi bài viết!