Chắc hẳn các nhà quản lý dự án đã từng nghe về phương pháp Scrum ít nhất một lần. Nó bắt đầu xuất hiện trong ngành công nghệ vào những năm cuối của thế kỷ 20, và hiện nay đã lan rộng trên toàn thế giới. Nhưng Scrum chính xác là gì và lợi ích nó đem lại như nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu trong bài viết này nhé!

Giải thích đơn giản về Scrum

Nói ngắn gọn, Scrum là một khung làm việc linh hoạt để quản lý các dự án phức tạp. Nó sử dụng một chuỗi quy trình lặp đi lặp lại, có nghĩa là cố gắng đạt được một mục tiêu nhiều lần, nhận phản hồi, phân tích và điều chỉnh cho lần tiếp theo.

Ban đầu, Scrum là một công cụ hỗ trợ cho nhóm phát triển phần mềm. Tuy nhiên, nó đã dần dần lan rộng sang các ngành khác, khi mà ngày càng nhiều nhà quản lý nhận ra những lợi ích của nó. Ví dụ, chuỗi quy trình lặp lại cho phép các nhóm tiếp thị điều chỉnh nhanh chóng các chiến dịch dựa trên phản hồi từ khách hàng, và làm lại các công việc của dự án mà không phải bắt đầu lại từ đầu.

Tương tự, sự giao tiếp liên tục giúp nâng cao tính minh bạch và tăng cường làm việc nhóm. Scrum đặt ra một khung làm việc nghiêm ngặt, đóng vai trò như một bàn đạp cho đội nhóm phát huy sự sáng tạo.

Scrum diễn ra như thế nào?

Thay vì thiết lập dự án, và ngay lập tức phân chia thành các nhiệm vụ con cho từng người phụ trách, phương pháp Scrum ưu tiên việc trao đổi chặt chẽ giữa tất cả các thành viên để giảm thiểu thời gian không cần thiết.

Một trong những đặc điểm nổi bật của phương pháp linh hoạt này là việc kế hoạch toàn bộ dự án thành các "sprint" nhỏ hơn. Các “sprint” này là các chu kỳ có thời gian giới hạn từ một đến bốn tuần và đại diện cho một loạt các nhiệm vụ có liên quan. Khi kết thúc mỗi sprint, nhóm phân tích tiến độ, hiệu quả và lập kế hoạch cho chu kỳ sprint tiếp theo.

Lên kế hoạch cho Sprint

Là động lực thúc đẩy đằng sau tất cả công việc của bạn, lên kế hoạch Sprint là một cuộc họp nhóm, tốt nhất là họp trực tiếp, nhưng các nhóm làm việc từ xa có thể chọn họp video trực tuyến. Nhóm sẽ thảo luận và phân tích về cách Sprint góp phần vào thành công tổng thể của dự án, xác định mục tiêu Sprint cụ thể, có thể đo lường và có thể đạt được.

Sprint

Sau giai đoạn lập kế hoạch, sẽ đến giai đoạn làm việc thực tế: Sprint. Giai đoạn này thường kéo dài hai tuần, hoặc có thể lên đến bốn tuần. Mỗi thành viên trong nhóm có thể hoàn thành cùng một nhiệm vụ nhiều lần, nhận phản hồi và cải thiện công việc của mình - đó là phương pháp lặp lại.

Bằng cách linh hoạt trong khoảng thời gian ngắn này, nhà quản lý sẽ có dự đoán chính xác hơn về những gì có thể đạt được. Ngược lại, các quản lý dự án truyền thống chỉ tập trung chủ yếu vào bức tranh tổng thể, nên có thể mất kiểm soát khi kế hoạch bị gián đoạn.

Họp Scrum hàng ngày

Họp Scrum hàng ngày là một cuộc họp ngắn gọn để các thành viên nắm bắt tiến độ và lên kế hoạch trong ngày. Họ báo cáo về công việc đã hoàn thành, và nêu ra bất kỳ thách thức nào mình có trong việc đáp ứng mục tiêu Sprint.

Đánh giá Sprint

Việc đánh giá được tiến hành tại cuối chu kỳ Sprint. Từng thành viên trong nhóm báo cáo về công việc của họ và nhận phản hồi từ các bên liên quan. Bên cạnh việc đảm bảo tính minh bạch, đây là một cách tuyệt vời để nhà quản lý xem xét hiệu quả công việc, và đảm bảo các nhiệm vụ đáp ứng các yêu cầu đề ra.

Cải tiến Sprint

Cả đội ngũ tập hợp để thảo luận về những gì đã làm được, và chưa làm được trong chu kỳ Sprint. Những ý tưởng được nêu ra sẽ được sử dụng để cải thiện các chu kỳ Sprint trong tương lai.

10 lợi ích không thể bỏ qua của phương pháp Scrum

1. Tính linh hoạt và thích ứng cao hơn

Phương pháp Scrum cho phép các nhóm phản ứng nhanh chóng với những thay đổi và thách thức bất ngờ trong dự án. Bằng cách họp Scrum hàng ngày, bạn có thể xác định các vấn đề và thay đổi cách làm của mình cho phù hợp. Tương tự như vậy, quy trình lặp đi lặp lại và phản hồi thường xuyên cho phép nhóm thực hiện các điều chỉnh nhỏ thường xuyên, thay vì một cuộc cải tổ lớn vào cuối dự án.

2. Cải thiện sự hợp tác và giao tiếp

Phương pháp Scrum thúc đẩy sự hợp tác giữa các thành viên qua các cuộc họp hàng ngày, tạo ra một văn hóa minh bạch và đáng tin cậy, giúp cải thiện giao tiếp.

3. Tăng tính minh bạch

Cuộc họp hàng ngày đòi hỏi các cá nhân phải trung thực, buộc phải nêu ra vấn đề, hoặc thừa nhận bản thân đã mắc lỗi. Các loai bảng biểu như bảng Kanban hay biểu đồ Gantt cho phép cả nhóm nhìn thấy từng tiến trình một cách tổng quan.

4. Cải thiện hiệu suất làm việc

Bằng cách chia nhỏ và làm việc theo từng chu kỳ ngắn, nhà quản lý có thể nhanh chóng đánh giá xem dự án có đang đi đúng hướng hay không. Việc kiểm tra thường xuyên cũng cho phép từng thành viên trong nhóm liên tục cải thiện phương pháp của mình và tối ưu hiệu suất làm việc.

5. Tích hợp kiểm soát chất lượng

Mặc dù tốc độ làm việc được cải thiện, nhưng phương pháp Scrum không khuyến khích việc đổi chất lượng lấy tốc độ. Bằng cách thực hiện đánh giá Sprint với các phân tích về hiệu suất, nhóm sẽ liên tục cải thiện chất lượng công việc của mình.

6. Tăng sự hài lòng của khách hàng

Phương pháp Scrum cho phép khách hàng tham gia vào quá trình thực hiện dự án. Rõ ràng, khách hàng thích được tham gia vào quá trình sản xuất các sản phẩm mà họ yêu thích. Tuy nhiên, nhóm cũng được hưởng lợi bằng cách sử dụng phản hồi đáng tin cậy từ những người quyết định thành công của sản phẩm.

7. Dự đoán đáng tin cậy hơn

Khi tính minh bạch và sự hợp tác được cải thiện, phương pháp Scrum cho phép nhà quản lý hay chủ dự án có cái nhìn chính xác hơn về kết quả cuối cùng của dự án. Khác với quản lý vi mô, Scrum là một cách đánh giá tiến độ hiệu quả hơn, có cấu trúc hơn, khiến cho việc dự đoán kết quả trở nên đáng tin cậy hơn.

8. Tăng cường động lực và sự gắn kết của nhóm

Scrum khuyến khích các thành viên trong nhóm tự chủ về công việc của mình. Những thành tích nhỏ cũng được ghi nhận, và mỗi cá nhân có thể nhìn thấy cách công việc của mình đóng góp vào thành công tổng thể của dự án trên bảng Kanban. Với cuộc họp hàng ngày, và cuộc đánh giá lại ở cuối mỗi Sprint, các nhóm Scrum thường rất đoàn kết ngay cả khi làm việc từ xa.

9. Sử dụng tài nguyên hiệu quả hơn

Phương pháp Scrum áp dụng cách tiếp cận lập kế hoạch “đúng lúc”, giúp các nhóm tránh lãng phí thời gian cho các nhiệm vụ không quan trọng.

10. Đi đúng hướng với mục tiêu kinh doanh

Không chỉ gắn kết nội bộ mà còn tăng cường tương tác giao tiếp với khách hàng hay các bên thứ 3 có liên quan, các nhóm liên tục cập nhật phản hồi hay góp ý đáng giá. Điều này giúp xác định con đường đi tốt nhất trong mỗi Sprint và giảm rủi ro dự án đi sai hướng.

Để tận dụng tất cả những lợi ích của Scrum, bạn cần có một công cụ hỗ trợ đắc lực. Và Bitrix24 có tất cả những điều đó trên một nền tảng thân thiện với người dùng:

• Phần mềm quản lý dự án với bảng Kanban và biểu đồ Gantt

• Lưu trữ tài liệu

• Trò chuyện, gửi tin nhắn

• Họp video trực tuyến

• Theo dõi thời gian

Liên hệ Vitranet24 ngay hôm nay để trải nghiệm những lợi ích tuyệt vời cùng Bitrix24!