Giao tiếp kém ở nơi làm việc không chỉ đơn giản là một sự bất tiện. Nếu không được kiểm soát, nó có thể cản trở hiệu suất, suy giảm tinh thần làm việc và khiến các nhân viên giỏi của bạn rời đi.

Vậy tại sao giao tiếp thất bại? Thường thì nó xuất phát từ sự mất cân bằng trong cuộc đối thoại. Một bên thường chiếm ưu thế hơn theo một cách nào đó, có thể là việc quyết định chủ đề và kết quả của cuộc thảo luận, hay bằng việc sở hữu nhiều kiến thức hơn so với bên còn lại.

Điều thú vị là có thể tránh được một số vấn đề trong cuộc trao đổi bằng lời nói giữa hai bên với những quan điểm trái chiều, nhưng trước tiên, bạn phải hiểu lý do và ảnh hưởng của việc giao tiếp kém hiệu quả nơi công sở.

5 nguyên nhân chính dẫn đến giao tiếp kém hiệu quả

1. Sự quá tải trong giao tiếp

Sự quá tải trong giao tiếp, hay là tình trạng giao tiếp với quá nhiều thông tin, là một vấn đề gây suy giảm hiệu suất. Chẳng hạn như có quá nhiều cuộc họp, email, các lời nhắc nhớ, và thông báo không cần thiết. Việc có quá nhiều thông tin được gửi đi có thể là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến thất bại trong giao tiếp.

Hãy lấy email làm ví dụ. Mặc dù email là một công cụ hữu ích để giao tiếp, nhưng rất nhiều người đã lạm dụng gửi email thay vì gọi điện thoại hoặc gặp mặt. Đôi lúc để truyền đạt đúng thông tin và cảm xúc qua email không hề dễ dàng, và hậu quả là một cuộc trao đổi email kéo dài mà không đưa ra được kết luận.

Cuộc họp cũng có thể là một ví dụ tiêu cực khác bên cạnh email. Cảm giác bị quá tải trong giao tiếp thường là kết quả khi có quá nhiều cuộc họp vô nghĩa hoặc không được tổ chức tốt. Hãy thiết lập một lịch trình buổi họp ngắn gọn, và tuân theo nó để tránh tình trạng này.

Để tránh tình trạng quá tải này xảy ra, bạn cần xác định các nền tảng giao tiếp phù hợp nhất cho tổ chức của bạn, và thiết lập các quy tắc rõ ràng về cách sử dụng mỗi nền tảng.

Ví dụ, nếu bạn không muốn bị làm phiền ngoài giờ làm việc, bạn có thể hướng dẫn việc đặt lịch gửi email, hoặc yêu cầu không được gọi điện thoại ngoài giờ trừ khi là tình huống cấp bách. Và hãy để mọi nhân viên trong đội ngũ của bạn tham gia thiết lập các quy tắc giao tiếp nhằm tăng sự gắn kết nội bộ.

2. Giao tiếp khó hiểu, thiếu mạch lạc

Ngay cả khi một thông điệp được trình bày chi tiết, nó vẫn có thể bị hiểu sai hoặc trở nên không chính xác. Điều này thường xảy ra khi các nhà quản lý không giải thích rõ ràng và nhất quán, gây ra sự hiểu nhầm và những ý kiến trái chiều.

Giao tiếp không hiệu quả có thể do nhiều vấn đề khác nhau. Trong đó thường gặp nhất là việc truyền đạt thông tin một cách tức thì, ngẫu nhiên thay vì trình bày sao cho dễ hiểu với những lập luận phù hợp. Việc thiếu dữ liệu cũng là một vấn đề khác. Điều này rất quan trọng khi trao đổi công việc, thông tin và số liệu thống kê chi tiết là điều cần thiết để theo dõi và đánh giá hiệu quả. Không hiểu rõ mục tiêu, hoặc lựa chọn sai đối tượng người nghe cũng là một ví dụ khác về gây hiểu lầm trong giao tiếp.

Sử dụng quá nhiều thuật ngữ chuyên môn cũng là một yếu tố khác dẫn đến giao tiếp kém hiệu quả. Những thuật ngữ đáng sợ làm cho nhân viên khó có thể hiểu chính xác nội dung thông điệp. Sử dụng những từ ngữ đơn giản, dễ hiệu sẽ khiến việc giao tiếp nơi công sở trở nên dễ dàng hơn.

Có thể sử dụng một số thuật ngữ chuyên môn khi bạn chắc chắn rằng mọi người trong cuộc trò chuyện hiểu những điều đó, nhưng nên tránh sử dụng chúng khi nói chuyện với nhân viên mới hay những người không thuộc bộ phận chuyên môn đó. Người ta dễ trở nên xa cách và cảm thấy bị cô lập khi bạn sử dụng quá nhiều thuật ngữ không quen thuộc.

Giao tiếp rõ ràng với từ ngữ ngắn gọn, dễ hiểu sẽ giúp công việc của tất cả mọi người trở nên dễ dàng hơn.

3. Thiếu sự lắng nghe và nhượng bộ

Thông thường, khi nhắc đến “giao tiếp”, chúng ta nghĩ đến những gì được nêu ra hoặc cách thông điệp được truyền đạt, nhưng lắng nghe cũng là một phần thiết yếu. Có rất nhiều người cảm thấy khó chú ý lắng nghe và xử lý thông tin người khác nói. Điều này khiến cho việc trao đổi công việc hay thảo luận dự án trở nên khó khăn.

Nhân viên có thể cảm thấy không được chào đón, hoặc không được lắng nghe ở những môi trường làm việc mà sự giao tiếp chỉ đến từ một phía. Khi có quá nhiều người nói, và không có người lắng nghe, cuộc trò chuyện rất dễ trở nên căng thẳng không giải quyết được. Lắng nghe chính là yếu tố quan trọng để giao tiếp hiệu quả.

Cách đơn giản để giải quyết vấn đề này là bạn nên tập trung lắng nghe, không ngắt lời hay chen ngang khi người khác đang nói. Nếu có điều gì chưa rõ, hãy yêu cầu người nói giải thích thêm. Đảm bảo rằng bạn hiểu những gì người kia muốn truyền đạt, và ghi lại những thông tin cần thiết. Sau đó, hãy bắt đầu thảo luận và trình bày quan điểm của bạn.

Cảm giác không ai chú ý đến mình thật sự rất khó chịu. Nếu tình trạng này ảnh hưởng đến nhiều người, bạn nên xem xét việc tổ chức một khóa đào tạo giao tiếp, tập trung vào việc lắng nghe chủ động.

Khi bạn gặp người không giỏi lắng nghe, hãy lịch sự nêu vấn đề và hỏi ý kiến của họ. Và có thể bạn sẽ bất ngờ đấy! Chẳng hạn, bạn có thể phát hiện rằng họ thích nhận tài liệu văn bản để đọc khi có thời gian rảnh, bởi họ gặp khó khăn trong việc lắng nghe.

4. Không nhất quán trong giao tiếp

Sự thiếu nhất quán có thể gây tổn hại cực kỳ lớn đến việc trao đổi thông tin, và có thể khiến nhân viên cảm thấy thất vọng và bối rối.

Chẳng hạn, cách nói chuyện của người quản lý với nhân viên cấp dưới không nhất quán, khiến có người bị tổn thương vì cảm thấy ý kiến hoặc nỗ lực của mình không được coi trọng như những người khác. Việc giao tiếp chính xác, công bằng và nhất quán là những nguyên tắc cơ bản để nội bộ công ty cùng tiến bộ.

Nếu bạn là người thiếu nhất quán, hãy xem xét lại nguyên nhân. Liệu đó có phải là do bạn không chắc chắn về phản ứng của mọi người, nên vô tình truyền đạt thông điệp có sự mâu thuẫn? Lo sợ xung đột là một trong những lý do phổ biến nhất dẫn đến giao tiếp kém hiệu quả. Không ai muốn làm tổn thương người khác. Tuy nhiên, nếu bạn đưa ra thông tin sai lệch vì lo sợ làm ai đó tổn thương thì đó lại là một vấn đề nghiêm trọng.

5. Sự thiếu lòng tin cản trở giao tiếp hiệu quả

Cuối cùng, thiếu lòng tin là một trong những lý do chính dẫn đến thất bại trong giao tiếp trong một tổ chức. Mặc dù niềm tin vào công ty có thể mất nhiều thời gian để gây dựng, nhưng việc mất đi lại vô cùng đơn giản và khó có thể lấy lại được.

Nhân viên có thể mất lòng tin vào công ty do nhiều nguyên nhân khác nhau. Điều này có thể là kết quả của sự thất vọng về những cam kết chưa được thực hiện, hay sự thiếu cởi mở thông tin trong các hoạt động tổ chức hành chính nội bộ.

Hãy tôn trọng mọi người trong tổ chức, cùng với đó là đem lại sự quan tâm tận tình, tinh thần đồng đội, sự an toàn và những cơ hội phát triển. Quan tâm là bước đầu tiên để nhận sự tin tưởng từ ai đó. Hãy khiến đội ngũ của mình cảm thấy được quan tâm để khiến họ có thêm niềm tin vào công ty.

Kết luận

Mọi người đều nhận ra giá trị của giao tiếp hiệu quả, nhưng ít người biết đến các kỹ thuật để cải thiện giao tiếp hoặc loại bỏ các trở ngại. Nếu bất kỳ trở ngại nào trong số 5 điều trên xuất hiện trong tổ chức của bạn, đừng lo lắng, vì bạn có thể khắc phục ngay lập tức nếu bạn đầu tư đủ thời gian và công sức.

Hơn nữa, việc cải thiện giao tiếp tại nơi làm việc sẽ thúc đẩy hiệu quả làm việc nhóm, tăng tính đoàn kết và cuối cùng, tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Bitrix24 có thể hỗ trợ bạn trong việc này, vì đây là nền tảng toàn diện tốt nhất để cải thiện và quản lý giao tiếp nội bộ.

Nếu bạn muốn được tư vấn cụ thể và triển khai hệ thống quản lý toàn diện cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp của mình, hãy liên hệ ngay với Vitranet24 qua hotline: 024.3217.1617 - 028.7309.6077. Các chuyên gia của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn!