Bí quyết quản lý hiệu quả theo chu trình PDCA

PDCA (Plan-Do-Check-Act) là phương pháp quản lý cải tiến liên tục các quy trình và chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Đây là yếu tố quan trọng để hoàn thành công việc nhanh chóng và chính xác. Bằng cách hiểu và áp dụng chu trình PDCA, doanh nghiệp có thể nâng cao năng lực làm việc của mình. Trong bài viết sau đây, Vitranet24 sẽ giới thiệu chi tiết từng giai đoạn của chu trình PDCA, cùng ví dụ và công cụ hỗ trợ triển khai hiệu quả.

Chu trình PDCA là gì?

Chu trình PDCA là một quy trình quản lý doanh nghiệp theo triết lý sản xuất Tinh gọn – Lean, giúp cải tiến liên tục con người và quy trình. Chu trình này gồm bốn bước:

Plan (Lập kế hoạch): Đặt ra mục tiêu, phương pháp, nguồn lực và thời gian để thực hiện mục tiêu.
Do (Thực hiện kế hoạch): Thực hiện các hoạt động theo kế hoạch.
Check (Kiểm tra kết quả): Đánh giá kết quả thực tế so với kế hoạch và phát hiện những sai sót.
Act (Điều chỉnh cải thiện): Cải thiện và điều chỉnh dựa trên kết quả kiểm tra và chuẩn bị cho chu trình mới.

Chu trình PDCA được lặp lại nhiều lần cho đến khi giải quyết được vấn đề và đạt được mục tiêu cải tiến. Nó là một công cụ đơn giản và hiệu quả để quản lý sự thay đổi trong doanh nghiệp.

Mô hình này cũng giúp doanh nghiệp thử nghiệm các chiến lược cải tiến trước khi áp dụng chính thức. Từ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí, tối ưu nguồn lực, tăng lợi nhuận, cải thiện sự hài lòng của khách hàng và nâng cao năng lực cạnh tranh.

Chu trình PDCA được phát triển từ chu trình 3 bước (Chỉ định – Sản xuất – Quan sát) của Walter Shewhart, và được William Deming mở rộng thành 4 bước và được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực kinh doanh.

Ưu và nhược điểm của việc áp dụng chu trình PDCA

Chu trình PDCA có vai trò quan trọng trong các doanh nghiệp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả theo tiêu chuẩn ISO 9001, và là yếu tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Quy trình này giúp doanh nghiệp:

Thay đổi cách quản lý: giúp người quản lý đánh giá hiệu quả của các quy trình thực hiện và tối ưu hóa mục tiêu.
Cải tiến quy trình: cung cấp cải tiến liên tục chính xác bằng cách phát hiện và sửa chữa các lỗi và thiếu sót kịp thời.
Quản lý hiệu suất: cho phép theo dõi và quản lý hiệu suất làm việc của từng nhân viên và điều chỉnh nếu cần.
Quản lý chất lượng: cho phép thu thập và phân tích dữ liệu để xác minh và ưu tiên các vấn đề hoặc nguyên nhân gốc rễ của chúng. Nó giúp giảm độ lệch giữa trạng thái hiện tại và mong muốn.
Duy trì kiểm soát dự án: là công cụ giúp người quản lý dự án kiểm soát tốt hơn các khía cạnh của dự án.

Bên cạnh những ưu điểm trên, PDCA cũng không tránh khỏi có những hạn chế nhất định:

Chỉ có hiệu quả khi được lặp đi lặp lại nhiều lần. Nếu chỉ áp dụng một lần, chu trình PDCA sẽ không mang lại kết quả mong muốn và tốn kém tài nguyên.
PDCA có thể thích ứng với nhiều mô hình kinh doanh khác nhau. Tuy nhiên, chu trình này không phù hợp với các công việc, dự án có thời hạn ngắn hoặc cần hoàn thành gấp.

Case-study ứng dụng chu trình PDCA thành công

PDCA là quy trình quản lý chất lượng được nhiều doanh nghiệp lớn trên thế giới áp dụng thành công, ví dụ như:

Nike: Nike đã sử dụng phương pháp quản trị tinh gọn để tối ưu hóa quy trình sản xuất. Tuy nhiên, điều kiện và quy cách làm việc tại Nike vẫn cần cải thiện. Vì vậy, Nike đã áp dụng PDCA để trao quyền cho các nhân viên, đối tác và khách hàng cải thiện điều kiện làm việc tại nhà máy sản xuất bằng một hệ thống tính điểm. Nhờ PDCA, Nike đã loại bỏ các chi phí không cần thiết và tăng trưởng gấp đôi doanh thu từ 100 tỷ đô vào năm 2015 lên đến 200 tỷ đô vào năm 2021.
Mayo Clinic: Mayo Clinic là bệnh viện phi lợi nhuận hàng đầu ở Mỹ. Mayo Clinic đã kết hợp Kaizen và PDCA để tinh chỉnh các phương pháp điều trị, quy trình quản lý hồ sơ bệnh nhân và giảm thời gian chờ của khách hàng. Kết quả là thời gian thăm khám và xét nghiệm bệnh nhân giảm từ 7,3 giờ xuống còn 3 giờ sau hơn 1 năm áp dụng 2 phương thức này. Ngoài ra, tổng lượng hàng, vật dụng y tế tồn kho của bệnh viện cũng giảm đến 31%.

Cách áp dụng chu trình PDCA hiệu quả trong doanh nghiệp

Được hơn 10 triệu tổ chức tin dùng, Bitrix24 là phần mềm quản lý chuyên sâu, giúp doanh nghiệp triển khai mọi giai đoạn trong PDCA trơn tru & hiệu quả hơn:

Bước 1: Plan (Lên kế hoạch)

Đây là bước quan trọng nhất trong chu trình PDCA. Một kế hoạch rõ ràng và cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp xác định được hướng đi cho các bước tiếp theo trong quy trình cải tiến. Một kế hoạch tốt sẽ giảm thiểu các hoạt động thừa và tăng hiệu quả kiểm soát.

Bước lên kế hoạch này bao gồm các hoạt động như xác định mục tiêu, nguồn lực và phương pháp thực hiện trước khi bắt đầu sản xuất. Việc này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tận dụng nguồn lực và nâng cao khả năng cạnh tranh.

Bước lên kế hoạch gồm các bước nhỏ sau:

Đặt ra các mục tiêu cho dự án.
Mô tả chi tiết các nhiệm vụ cần thực hiện.
Lập nhóm thực hiện công việc và ước lượng thời gian hoàn thành.
Xác định các dữ liệu cần thiết trong quá trình thực hiện.
Phân tích rõ ràng các công việc, người thực hiện, thời hạn hoàn thành, phong cách vận hành,… để định hướng cho các bước sau.

Bitrix24 cho phép khởi tạo và quản lý không giới hạn các dự án hay công việc cải tiến. Thiết lập mục tiêu, và lên kế hoạch triển khai cụ thể trên phần mềm.

Bước 2: Do (Thực hiện theo kế hoạch)

Giai đoạn này là thực hiện theo kế hoạch đã được lên ở giai đoạn trước. Ở giai đoạn 2 của chu trình PDCA, bạn cần tuân theo kế hoạch, tận dụng các công cụ, nguồn lực và theo dõi tiến độ công việc.

Các nhà quản lý cũng cần giao tiếp, trao đổi thông tin rõ ràng để đảm bảo mọi thành viên biết rõ vai trò và trách nhiệm của họ trong dự án. Các vấn đề phát sinh không dự kiến được có thể xảy ra ở giai đoạn này. Đây là lý do các nhà quản lý nên có các chiến lược quản trị rủi ro trong kế hoạch.

Bitrix24 giúp bạn triển khai và theo dõi các cải tiến. Bạn có thể xem các nhiệm vụ và tác vụ trong biểu đồ Gantt bao gồm các thông tin về trạng thái, người chịu trách nhiệm và thứ tự thời gian. Điều này giúp bạn nhìn thấy được tiến độ của các dự án, phát hiện ra các sự trì hoãn có thể hay đang xảy ra, mà không cần phải xem qua nhiều giấy tờ, tài liệu rắc rối. Bạn có thể sửa đổi một công việc trực tiếp từ bảng hoặc biểu đồ Gantt.

Bạn cũng có thể thiết lập một deadline, thêm một tác vụ hay thực hiện bất kỳ thay đổi nào một cách nhanh chóng, và các người tham gia sẽ được thông báo tự động về các thay đổi.

Bước 3: Check (Kiểm tra)

Mục đích của giai đoạn này là kiểm tra xem quy trình thực hiện có đạt được mục tiêu đã đề ra hay không. Để làm được điều này, doanh nghiệp cần phải thực hiện các hoạt động sau:

Kiểm tra, theo dõi, thu thập và đánh giá những điểm thiếu sót trong quy trình.
Tìm ra và khắc phục kịp thời những nguyên nhân gây ra sự thiếu sót.
Đánh giá hiệu quả hoạt động của quy trình.
Tìm kiếm những biện pháp để cải thiện quy trình.

Nhiều tổ chức thực hiện các thay đổi trong quy trình, nhưng không theo dõi hoặc điều chỉnh chúng theo thời gian. Điều này khiến cho các bất cập cũ không được giải quyết mà còn tạo ra các vấn đề mới khó khăn cho doanh nghiệp.

Để vượt qua thách thức này, điều quan trọng là duy trì vòng tròn chu trình PDCA liên tục. Bằng cách xem xét và đánh giá kế hoạch và các thay đổi thường xuyên, theo dõi phản hồi từ nhân viên và khách hàng, đồng thời thực hiện ngay các điều chỉnh khi cần thiết. Từ đó giúp doanh nghiệp liên tục cải tiến và duy trì cạnh tranh trong ngành.

Bitrix24 cho phép doanh nghiệp thu thập dữ liệu, báo cáo, đánh giá kết quả và đo lường hiệu quả triển khai các quy trình cải tiến.

Bước 4: Act (Điều chỉnh)

Thực hiện các biện pháp cải thiện những khiếm khuyết trong quy trình. Tìm kiếm các biện pháp phòng ngừa vấn đề phát sinh lại. Giai đoạn này giúp các hoạt động của doanh nghiệp được thực hiện một cách hiệu quả và nhất quán. Đồng thời, những sai sót trong quy trình cũng được sửa chữa kịp thời.

Giai đoạn này giúp chất lượng của sản phẩm, dịch vụ phù hợp với nhu cầu và mong đợi của khách hàng. Nhờ vậy, khoảng cách giữa kỳ vọng và thực tế của khách hàng được thu hẹp lại.

Bitrix24 tạo môi trường làm việc tập trung, trực tuyến hỗ trợ đội nhóm tăng cường cộng tác để thực hiện các nhiệm vụ cải tiến trong chu trình PDCA được liên tục.

Vitranet24 xin cảm ơn quý khách đã theo dõi bài viết về chu trình PDCA. Hy vọng những thông tin trên sẽ hữu ích và giúp bạn thực hiện việc sản xuất kinh doanh hiệu quả hơn, mang đến những giá trị đích thực cho khách hàng.