Bitrix24 cung cấp các công cụ giúp nâng cao khả năng quản lý thời gian làm việc trên diện rộng. Từ việc lên lịch cuộc họp một cách dễ dàng, đến theo dõi tiến độ dự án trong thời gian thực, phần mềm giúp bạn tận dụng tối đa từng phút từng giờ.

I. Những khó khăn thường gặp trong việc quản lý thời gian

1. Bị quá tải bởi các công việc không có thứ tự ưu tiên

Sự thiếu rõ ràng trong thứ tự ưu tiên nhiệm vụ dẫn đến làm việc kém hiệu quả và chậm trễ, khi bạn gặp khó khăn trong việc xác định nên bắt đầu từ đâu, hoặc tập trung vào điều gì tiếp theo.

2. Giao tiếp không hiệu quả

Thời gian thường bị lãng phí trong những cuộc họp không cần thiết, và những email trao đổi qua lại vô tận. Sự thiếu hiệu quả trong giao tiếp không chỉ làm hao tổn năng lượng, mà còn phí phạm thời gian làm việc quý giá lẽ ra có thể được sử dụng tốt hơn để hoàn thành nhiệm vụ.

3. Khó khăn trong theo dõi tiến độ

Nếu không có hệ thống tập trung để theo dõi tiến độ nhiệm vụ, bạn có thể trễ thời gian, hay bỏ lỡ thời điểm “quý báu” để giải quyết những vấn đề phát sinh một cách kịp thời. Điều này khiến việc theo dõi dự án, và đo lường hiệu suất của nhóm dự án trở nên khó khăn.

4. Quản lý nhiều dự án cùng lúc

Việc quản lý thời gian nhiều dự án, mỗi dự án có những ưu tiên và thời hạn riêng, rất phức tạp. Nó đòi hỏi một sự cân bằng tinh tế để đảm bảo rằng tất cả các dự án đều tiến triển, mà không ảnh hưởng đến chất lượng hoặc tiến độ của những dự án khác.

5. Không thích nghi với những thay đổi

Việc áp dụng các công cụ mới, hoặc thay đổi quy trình công việc đã thiết lập có thể gặp phải sự phản đối từ nhân viên. Điều này có thể cản trở việc áp dụng các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả hơn, khiến đội nhóm mắc kẹt trong những thói quen kém hiệu quả.

6. Lãng phí thời gian cho các công việc lặp đi lặp lại

Một lượng đáng kể thời gian bị lãng phí cho các công việc hành chính lặp đi lặp lại. Tự động hóa các nhiệm vụ này có thể giải phóng thời gian cho những công việc quan trọng hơn, tuy nhiên nhiều doanh nghiệp vẫn chưa biết cách khai thác sức mạnh của tự động hóa.

7. Thiếu trách nhiệm giải trình

Việc đảm bảo trách nhiệm giải trình của cá nhân và nhóm là một thách thức, nếu không có hệ thống minh bạch để giám sát và xem xét tiến độ công việc. Nếu không có trách nhiệm, thật khó để duy trì động lực làm việc, và đảm bảo rằng có sự công bằng trong đóng góp của mọi người cho mục tiêu chung.

Những thách thức này có ảnh hưởng đến cả các nhóm làm việc và cá nhân. Nhưng đừng lo lắng, vì Bitrix24 cung cấp một bộ công cụ mạnh mẽ để giải quyết trực tiếp những vấn đề này, mở đường cho việc quản lý thời gian hiệu quả và năng suất hơn.

II. Bitrix24 giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả như thế nào?

Bitrix24 là một nền tảng mạnh mẽ được thiết kế để chuẩn hóa các hoạt động kinh doanh, kết hợp quản lý dự án, giao tiếp và CRM trong một hệ thống hợp nhất.

Chức năng chính của phần mềm là nâng cao khả năng quản lý thời gian, và cải thiện năng suất cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, trực tiếp giải quyết sự thiếu hiệu quả và những trở ngại mà các nhân viên phải đối mặt hàng ngày.

1. Quản lý nhiệm vụ và dự án

Bitrix24 cho phép người dùng dễ dàng tạo, phân công và theo dõi các nhiệm vụ và dự án, mang lại sự rõ ràng và thứ tự ưu tiên cho công việc. Cung cấp cái nhìn tổng quan về nhiệm vụ, thời hạn và trách nhiệm, đảm bảo rằng mọi người đều biết những gì cần phải làm và làm khi nào.

Tự động hóa quy trình làm việc đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý các nhiệm vụ và dự án định kỳ, giảm thiểu thời gian dành cho việc thiết lập nhiệm vụ và cho phép các nhóm tập trung vào công việc quan trọng nhất.

2. Tích hợp lịch

Tính năng lịch của nền tảng giúp lên kế hoạch và trực quan hóa khối lượng công việc của bạn, từ đó bạn sẽ quản lý thời gian dễ dàng hơn. Lịch dùng chung tăng cường sự phối hợp trong nhóm, bằng cách cung cấp cái nhìn rõ ràng về thời điểm các thành viên trong nhóm rảnh hoặc bận.

Một số mẹo sử dụng lịch dùng chung bao gồm thiết lập các mốc thời gian quan trọng, thời hạn và lời nhắc tự động cho các nhiệm vụ quan trọng, đảm bảo rằng không có gì bị bỏ sót.

3. Theo dõi thời gian và báo cáo

Các công cụ quản lý thời gian của Bitrix24 cung cấp thông tin chi tiết về giờ làm việc và giúp quản lý khối lượng công việc một cách hiệu quả. Bằng cách hiểu thời gian được sử dụng như thế nào, các nhóm có thể xác định các điểm cần cải thiện, và điều chỉnh chiến lược của mình cho phù hợp.

Báo cáo theo dõi thời gian rất có giá trị trong việc phân tích năng suất, cho phép người quản lý đưa ra quyết định sáng suốt về phân bổ nguồn lực và phân bổ khối lượng công việc.

4. Quản lý khối lượng công việc

Cân bằng khối lượng công việc là điều cần thiết để ngăn ngừa tình trạng kiệt sức, và đảm bảo các dự án được hoàn thành đúng thời hạn. Bitrix24 giúp phân bổ nhiệm vụ đồng đều giữa các thành viên trong nhóm, phù hợp với năng lực và kỹ năng của họ. Quản lý khối lượng công việc hiệu quả tác động tích cực đến tinh thần và năng suất của nhóm, đảm bảo phân bổ nhiệm vụ cân bằng và ngăn ngừa tình trạng quá tải.

5. Công cụ cộng tác và giao tiếp

Với Bitrix24, hoạt động liên lạc được sắp xếp hợp lý thông qua trò chuyện, cuộc gọi video và chia sẻ tài liệu, giảm nhu cầu tổ chức các cuộc họp và trao đổi email kéo dài. Những công cụ này hỗ trợ quản lý thời gian hiệu quả bằng cách tạo điều kiện cho việc ra quyết định và chia sẻ thông tin nhanh chóng.

Ví dụ có thể kể đến: nhắn tin theo thời gian thực cho các câu hỏi nhanh về công việc, cuộc họp video trực tuyến để trao đổi nhóm, và tài liệu được chia sẻ để cộng tác chỉnh sửa.

III. Sử dụng Bitrix24 để quản lý thời gian đạt hiệu quả tối đa

1. Cá nhân hóa không gian làm việc

Tùy chỉnh bảng điều khiển Bitrix24 để phản ánh các nhiệm vụ và thông tin quan trọng nhất đối với quy trình làm việc hàng ngày của bạn. Cách tiếp cận được cá nhân hóa này giúp bạn tập trung vào các ưu tiên và quản lý thời gian hiệu quả hơn.

Tùy chỉnh các tiện ích và phím tắt cho các tính năng bạn sử dụng nhiều nhất, đảm bảo mọi thứ bạn cần sẽ có ngay lập tức chỉ bằng một cú nhấp chuột.

2. Tích hợp Bitrix24 với các công cụ khác

Tối ưu hóa năng suất bằng cách tích hợp Bitrix24 với các công cụ và phần mềm khác mà bạn đã quen sử dụng, chẳng hạn như email, lưu trữ đám mây và CRM. Việc tập trung hóa này giảm thiểu nhu cầu chuyển đổi giữa các ứng dụng, tiết kiệm thời gian và hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn.

3. Sử dụng Bitrix24 để làm việc từ xa

Khi làm việc từ xa ngày càng trở nên phổ biến, hãy sử dụng Bitrix24 để duy trì kết nối và quản lý thời gian hiệu quả, bất kể bạn ở đâu.

Đặt mục tiêu rõ ràng, lên lịch các cuộc họp trực tuyến trong Bitrix24, và duy trì kết nối với đồng nghiệp của bạn. Sử dụng danh sách nhiệm vụ và lịch dùng chung để giúp mọi người thống nhất và tập trung vào những việc cần làm.

4. Áp dụng các phương pháp Agile với Bitrix24

Triển khai các phương pháp linh hoạt như bảng Kanban và Sprint để nâng cao khả năng phân phối dự án và quản lý thời gian. Các công cụ quản lý dự án linh hoạt của Bitrix24 hỗ trợ các phương pháp này, giúp bạn dễ dàng thích ứng với các thay đổi và ưu tiên các nhiệm vụ một cách hiệu quả. Điều này có thể dẫn đến kết quả dự án tốt hơn, và sử dụng thời gian hiệu quả hơn.

5. Phân bổ nguồn lực hiệu quả

Sử dụng các tính năng quản lý dự án của Bitrix24, để đảm bảo tài nguyên được phân bổ hiệu quả giữa các nhiệm vụ và dự án.

Tránh sự quá tải nhờ có cái nhìn rõ ràng về khối lượng công việc, và năng lực của các thành viên trong nhóm. Phân bổ nguồn lực hiệu quả giúp đáp ứng thời hạn mà không ảnh hưởng đến chất lượng công việc hoặc sức khỏe của nhóm.

Cho dù bạn đang làm việc ở văn phòng hay từ xa, Bitrix24 có thể giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn, chuẩn hóa quy trình làm việc, cải thiện giao tiếp và cuối cùng là nâng cao năng suất.

(Thông tin được dịch và biên tập từ Bitrix24)