Với Flows (luồng công việc) trong Bitrix24, mọi nhiệm vụ đều được trực quan hóa và quản lý liền mạch, từ phê duyệt tài liệu cho đến các mốc quan trọng của dự án.

Bằng cách tạo luồng, bạn sẽ có được cái nhìn rõ ràng về khối lượng công việc hiện tại, dễ dàng xác định các điểm tắc nghẽn và nâng cao hiệu quả tổng thể.

I. Cách thức hoạt động

Các luồng thể hiện các nhiệm vụ thường được giao cho các phòng ban cụ thể. Bất kỳ nhân viên nào cũng có thể tạo một nhiệm vụ và thêm nó vào quy trình. Sau khi được thêm, nhiệm vụ sẽ tự động được sắp xếp vào hàng đợi dựa trên khối lượng công việc hiện tại.

Khi các nhiệm vụ trong hàng đợi được hoàn thành lần lượt, người quản lý sẽ nhận được số liệu thống kê về luồng theo thời gian thực, bao gồm thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ, thời gian xếp hàng và hiệu quả của luồng tổng thể.

Các số liệu thống kê này cho phép người quản lý điều chỉnh luồng bằng cách giới hạn số lượng nhiệm vụ mới, hoặc giao nhiệm vụ theo cách thủ công cho các nhân viên cụ thể.

Giao diện hệ thống.

II. Lợi ích chính

- Quản lý khối lượng công việc. Tính năng này giúp quản lý khối lượng công việc của nhân viên trong thời gian thực, đảm bảo rằng không ai bị quá tải hay quá rảnh rỗi.

- Theo dõi trạng thái nhiệm vụ: Tại bất kỳ thời điểm nào, bạn có thể kiểm tra trạng thái của một nhiệm vụ cụ thể, mang lại sự minh bạch và trách nhiệm giải trình.

- Loại bỏ tắc nghẽn: Nhanh chóng xác định để có phương án loại bỏ các vấn đề cản trở quá trình công việc, đảm bảo hoạt động trơn tru.

- Tăng hiệu quả công việc: Quy trình làm việc được sắp xếp hợp lý giúp tăng hiệu quả công việc đáng kể.

III. Cách tạo Flow mới

1. Chọn Nhiệm vụ và dự án => Flows

Giao diện hệ thống.

Có hai cách để tạo Luồng công việc: thêm luồng mới hoặc chọn mẫu tạo sẵn (có tên, mô tả và mẫu nhiệm vụ). Chọn vào Tạo luồng hoặc chọn một mẫu.

Giao diện hệ thống.

2. Cài đặt và điền thông tin

- Thêm tên và mô tả.

- Thêm nhân viên có thể tạo nhiệm vụ trong luồng.

- Chỉ định thời gian hoàn thành theo kế hoạch - tính bằng giờ, ngày hoặc tháng. Thời hạn tương tự sẽ tự động xuất hiện trong tất cả các nhiệm vụ của luồng công việc.

Giao diện hệ thống.

3. Định cấu hình luồng

- Chọn cách phân công nhiệm vụ cho nhân viên: tự động hoặc thủ công.

- Cấu hình các tùy chọn bổ sung cho nhiệm vụ: cho phép người được giao thay đổi thời hạn, thông báo về thời hạn, gửi để người tạo xem xét.

- Chọn một dự án cho Flow.

Bạn có thể liên kết nhiều luồng vào một dự án. Nếu bạn không chỉ định dự án, Bitrix24 sẽ tự động tạo dự án đó.

Giao diện hệ thống.

4. Cấu hình điều khiển

- Chỉ định quản trị viên để kiểm soát luồng. Người đó sẽ nhận được thông báo về nhiệm vụ và thay đổi cài đặt.

- Thiết lập thông báo về những thay đổi trong nhiệm vụ: tình trạng quá tải và hiệu quả thấp. Nếu hiệu suất giảm, phễu Flow sẽ chuyển sang màu đỏ.

Sau đó chọn Tạo luồng.

Giao diện hệ thống.

5. Chỉnh sửa, vô hiệu hóa hoặc xóa luồng

Click vào menu và chọn một hành động. Tùy chọn Vô hiệu hóa sẽ tạm dừng luồng và đồng nghiệp sẽ không thể thêm nhiệm vụ mới. Bạn có thể kích hoạt lại Flow trong tương lai nếu muốn.

Giao diện hệ thống.

Hy vọng thông tin từ bài viết sẽ hỗ trợ bạn quản lý công việc của mình một cách hiệu quả.

Nếu bạn quan tâm đến giải pháp quản lý Bitrix24, xin mời liên hệ với Vitranet24 theo số điện thoại sau để được tư vấn chi tiết:

+ 024.3217.1617 tại khu vực Hà Nội.

+ 028.7309.6077 tại khu vực TP.HCM.

Vitranet24 thương hiệu hàng đầu về chuyển số, số một về triển khai Bitrix24 tại châu Á!