Tự động hóa tăng cường hiệu quả bán hàng bằng cách giải phóng nhân viên khỏi các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, cho phép họ tập trung vào việc chốt giao dịch và nuôi dưỡng các mối quan hệ, từ đó trực tiếp thúc đẩy lợi nhuận.

Bitrix24 giúp bạn tự động hóa các tương tác với khách hàng một cách liền mạch. Bạn có thể gửi tin nhắn SMS để xác nhận đơn hàng, gửi email báo giá hoặc lên lịch gọi điện hoặc họp với khách hàng, đảm bảo giao tiếp kịp thời và nhất quán.

Để cấu hình các quy tắc tự động hóa, hãy vào phần CRM, chọn mục mong muốn và mở tab Quy tắc tự động hóa.

Các quy tắc tự động hóa được nhóm theo các tác vụ mà chúng giải quyết. Trong bài viết này, chúng tôi tập trung vào nhóm Thông tin khách hàng:

1. Sửa đổi liên hệ

Quy tắc này thay đổi thông tin trong các trường của liên hệ được liên kết với thực thể CRM. Chẳng hạn, nếu người chịu trách nhiệm cho một giao dịch thay đổi, quy tắc cũng có thể thay đổi người chịu trách nhiệm liên hệ với khách hàng đó.

Ví dụ: Nếu số tiền của một giao dịch lớn hơn 10.000 đô la, chuyên gia chính phải chịu trách nhiệm cho cả giao dịch và liên hệ với khách hàng.

Để chỉ định lại người chịu trách nhiệm, hãy tạo hai quy tắc tự động hóa ở giai đoạn Mới.

- Thay đổi người chịu trách nhiệm: Quy tắc chỉ định chuyên gia chính chịu trách nhiệm cho giao dịch.

- Sửa đổi liên hệ: Quy tắc thay đổi người chịu trách nhiệm cho liên hệ được liên kết với giao dịch.

Cấu hình quy tắc tự động "Thay đổi người chịu trách nhiệm": Đặt điều kiện cho quy tắc và chọn người chịu trách nhiệm mới.

Cấu hình quy tắc tự động "Sửa đổi liên hệ": Đặt quy tắc chạy sau quy tắc Thay đổi người chịu trách nhiệm và chỉ định điều kiện (ví dụ: số tiền giao dịch không dưới 10.000 đô la).

Chọn trường: Chọn trường cần thay đổi và nhập giá trị mới. Trường Tên được chọn theo mặc định. Nếu bạn không cần thay đổi tên khách hàng, hãy xóa trường này và chọn trường cần thiết. Bạn có thể chọn nhiều trường.

Không ghi đè, thay vào đó hãy thêm vào nhiều trường: Khi quy tắc thay đổi giá trị trong nhiều trường, hãy quyết định phải làm gì với các giá trị hiện có:

• Có: Thêm giá trị mới vào các giá trị hiện có.

• Không: Thay thế các giá trị hiện có bằng các giá trị mới.

• Không được cài đặt: Chọn tùy chọn này nếu không có nhiều trường bị thay đổi.

Thay đổi thay mặt cho: Quy tắc sẽ cập nhật giá trị trường thay mặt cho nhân viên được chỉ định.

Khi một giao dịch mới có giá trị hơn 10.000 đô la xuất hiện, chuyên gia chính sẽ chịu trách nhiệm cho cả giao dịch và liên hệ. Bạn có thể thấy thay đổi này trong tab Lịch sử của biểu mẫu thực thể CRM.

2. Sửa đổi công ty

Quy tắc này thay đổi thông tin trong các trường của công ty được liên kết với thực thể CRM. Chẳng hạn, quy tắc này có thể thay đổi người chịu trách nhiệm hoặc loại công ty được liên kết với giao dịch.

Ví dụ: Tạo quy tắc cho các giao dịch ở giai đoạn Mới. Nếu số tiền giao dịch lớn hơn 10.000 đô la, hãy thay đổi loại công ty thành VIP.

Chọn trường: Chọn trường cần thay đổi và nhập giá trị mới. Trường Tên công ty được chọn theo mặc định. Nếu bạn không cần thay đổi tên, hãy xóa trường này và chọn trường cần thiết. Bạn có thể chọn nhiều trường.

Không ghi đè, thay vào đó hãy thêm vào nhiều trường: Khi quy tắc thay đổi giá trị trong nhiều trường, hãy quyết định phải làm gì với các giá trị hiện có:

• Có: Thêm giá trị mới vào các giá trị hiện có.

• Không: Thay thế các giá trị hiện có bằng các giá trị mới.

• Không được cài đặt: Chọn tùy chọn này nếu không có nhiều trường bị thay đổi.

Thay đổi thay mặt cho: Quy tắc sẽ cập nhật giá trị trường thay mặt cho nhân viên được chỉ định.

Khi một giao dịch lớn xuất hiện, quy tắc sẽ thay đổi loại công ty được liên kết. Bạn có thể thấy thay đổi này trong tab Lịch sử của biểu mẫu công ty.

3. Thêm khách hàng vào ngoại lệ

Quy tắc này thêm số điện thoại và email của khách hàng vào ngoại lệ khi một thực thể CRM đạt đến một giai đoạn nhất định.

Khi quy tắc thêm khách hàng vào ngoại lệ, giao dịch và liên hệ sẽ bị xóa. Nếu liên hệ có các giao dịch đang hoạt động khác, liên hệ sẽ được lưu.

Ví dụ: Khi một giao dịch đạt đến giai đoạn Thư rác, hãy thêm khách hàng vào ngoại lệ và xóa giao dịch và liên hệ.

Tạo quy tắc cho các giao dịch ở giai đoạn Thư rác. Không có cài đặt bổ sung nào trong quy tắc, ngoại trừ các điều kiện.

Khi một giao dịch đạt đến giai đoạn này, quy tắc sẽ thêm khách hàng vào ngoại lệ và xóa giao dịch và liên hệ. Để xem ngoại lệ, hãy vào CRM > Cài đặt > Cài đặt CRM > Khác > Ngoại lệ.

Lịch sử CRM sẽ hiển thị giao dịch và liên hệ đã bị xóa.

Hy vọng thông tin từ bài viết sẽ hỗ trợ bạn sử dụng CRM Bitrix24 một cách hiệu quả.

Bạn có thể xem thêm hướng dẫn về thiết lập tự động hóa trong CRM tại: https://bitrix24.vitranet24.com/blog/tu-dong-hoa-crm-de-nang-cao-hieu-qua-quan-ly-cong-viec.html

Nếu bạn quan tâm đến giải pháp quản lý Bitrix24, xin mời liên hệ với Vitranet24 theo số điện thoại sau để được tư vấn chi tiết:

+ 024.3217.1617 tại khu vực Hà Nội.

+ 028.7309.6077 tại khu vực TP.HCM.

Vitranet24 thương hiệu hàng đầu về chuyển số, số một về triển khai Bitrix24 tại châu Á!