*** Bitrix24 - Công nghệ quản lý 4.0 số một thế giới ***
Dịch vụ cung cấp bản quyền, triển khai cài đặt và ứng dụng công nghệ hàng đầu từ Vitranet24
13/05/2023 23:09 461

Khi doanh nghiệp càng ngày càng phát triển và lớn mạnh, mỗi nhân viên cần phải xử lý ngày càng nhiều khối lượng công việc, đồng thời khối lượng tài liệu cần tiếp cận, xử lý, và luân chuyển càng lúc càng nhiều… Lúc này, nhu cầu áp dụng công nghệ để quản lý tài liệu là điều hết sức cấp thiết đối với tất cả các doanh nghiệp.

Hệ thống Bitrix24 cung cấp chức năng quản lý tài liệu, cho phép người dùng dễ dàng sắp xếp, hệ thống hóa tài liệu một cách khoa học và hỗ trợ đắc lực cho quá trình phát triển hoạt động của doanh nghiệp.

Chúng ta cùng tìm hiểu một số điểm chính trong phần chức năng quản lý tài liệu thuộc hệ thống Bitrix24

1. Ổ đĩa công ty - Company Drive

Bất kỳ công ty nào cũng có một số tệp hoặc tài liệu được sử dụng bởi hầu hết mọi nhân viên.

Company Drive là thư viện tài liệu dùng chung của công ty, chứa tất cả các tệp mà công ty muốn cung cấp cho tất cả nhân viên.

Thêm tệp hoặc thư mục vào Drive công ty:

Nhấp vào nút Thêm ở góc trên cùng bên phải.

Tải tệp lên từ máy tính của bạn hoặc thêm thư mục mới. Ngoài ra, bạn có thể tạo các tệp mới bằng Bitrix24.Docs, Google Docs, MS Office Online, Office365 hoặc các ứng dụng dành cho máy tính để bàn của bạn.

Sắp xếp tệp và thư mục:

Bạn có thể chọn phân loại theo sắp xếp và theo loại xem:

Chọn cách tài liệu và thư mục sẽ được sắp xếp (theo ngày thay đổi, theo ID, theo tên hoặc theo kích thước).

Chọn chế độ xem tài liệu và thư mục (danh sách, ô hoặc ô lớn).

Cấu hình quyền truy cập:

- Bạn có thể định cấu hình các quyền truy cập khác nhau đối với các tệp được chia sẻ cho những người dùng khác nhau.

- Theo mặc định, Quản trị viên có toàn quyền truy cập và Người dùng khác có quyền truy cập để chỉnh sửa tài liệu và tệp.

- Bạn có thể xác định cấu hình quyền truy cập vào toàn bộ ổ đĩa hoặc từng tệp và thư mục riêng lẻ.

Kết nối ổ đĩa công ty với ổ đĩa cá nhân (My Drive)

Đây là chức năng Tùy chọn Kết nối với Drive, cho phép kết nối các tệp và thư mục trên Drive công ty, với ổ đĩa cá nhân của bạn (My Drive).

Bạn cần có quyền truy cập "Chỉnh sửa" để kết nối tệp hoặc thư mục Drive công ty với ổ đĩa cá nhân của mình.

2. Ổ đĩa của tôi - My Drive

My Drive là nơi lưu trữ tệp cá nhân của bạn bên trong Bitrix24. Trong phần này, bạn có thể tạo và lưu trữ bất kỳ dữ liệu cá nhân và công việc nào.

Tương tự như tại ổ đĩa công ty, ở ổ đĩa cá nhân, chúng ta có thể nhập các file, công viêc cá nhân và sắp xếp theo thứ tự và theo loại xem.

Tuy nhiên, đây là ổ đĩa cá nhân nên chỉ bạn mới được quyền truy cập.

Khi cần có người tham gia tiếp cận tài liệu, chúng ta có thể chia sẻ (share) tài liệu với nút chia sẻ: có 3 cách chia sẻ: sử dụng public link, copy link nội bộ, chia sẻ với người dùng khác.

Tại đây ta có thể phân quyền: Chọn người dùng, nhóm làm việc hoặc toàn bộ phòng ban sẽ có quyền truy cập vào tệp hoặc thư mục này. Chỉ định quyền truy cập (Đọc, Thêm, Chỉnh sửa hoặc Toàn quyền truy cập).

Những người dùng được chọn sẽ nhận được thông báo và thư mục của bạn sẽ có trên ổ đĩa cá nhân của họ. Nếu một số người dùng này không kết nối thư mục dùng chung với ổ đĩa của họ, họ sẽ vẫn có quyền truy cập vào thư mục này trên ổ đĩa của bạn.

Thư mục trên Drive của tôi

Có các thư mục trên ổ đĩa của bạn được tạo tự động:

Các tệp đã tải lên - chứa tất cả các tệp bạn thêm dưới dạng tệp đính kèm vào tác vụ hoặc thông báo Nguồn cấp dữ liệu. Thư mục này luôn bị ẩn khỏi những người dùng khác.

Ngoài ra, vì Chức năng quản lý tài liệu nằm trong hệ thống, nên đặc biệt cung cấp các tiện ích:

- Các tệp đã tạo - tại đây bạn có thể tìm thấy các tệp bạn đã tạo trong Nguồn cấp dữ liệu hoặc Công việc

- Các tệp được lưu trữ - chứa tất cả các tệp từ tài khoản Bitrix24 của bạn mà bạn đã lưu vào Drive.

3. Ổ đĩa ngoài – external

Nhân viên, khách hàng hoặc đối tác kinh doanh của bạn có thể lưu trữ tệp của họ trong tài khoản đám mây bên ngoài. Hiện tại, danh sách các ổ đĩa ngoài được hỗ trợ bao gồm:

Hộp

Dropbox

Google Drive

Một ổ đĩa

Văn phòng 365

Các tệp lưu trữ bên ngoài có thể được đính kèm vào tin nhắn Bitrix24 Feed, tác vụ, sự kiện lịch hoặc tin nhắn CRM.

Tệp sẽ được đính kèm vào thư, tác vụ hoặc sự kiện giống như khi bạn tải tệp lên từ máy tính của mình. Sự khác biệt duy nhất là tệp sẽ được đánh dấu bằng một màu khác. Bạn vẫn có thể làm việc với các tệp của mình trong tài khoản Google Drive, Box, Dropbox, OneDrive hoặc Office365.Disk sau khi bạn đã tải chúng lên Bitrix24.

4. Cộng tác tài liệu

Trong Bitrix24, nhiều người dùng có thể chỉnh sửa đồng thời cùng một tệp. Có một số tùy chọn để làm việc trên các tài liệu cùng với đồng nghiệp của bạn. Mở một tệp và nhấp vào mũi tên nhỏ bên cạnh nút Chỉnh sửa để xem tất cả các thay đổi từ người dùng khác.

Bạn có thể quyết định sử dụng tùy chọn xử lý tài liệu nào theo mặc định. Truy cập Bitrix24.Drive, nhấp vào nút bánh răng và chọn Cài đặt để làm việc với tài liệu.

Người dùng tài khoản Bitrix24 có thể có quyền truy cập khác nhau vào tệp mà bạn cần cộng tác cùng nhau. Trong trường hợp này, người dùng có Toàn quyền truy cập (ví dụ: chủ sở hữu tệp) có thể sử dụng tùy chọn Quyền truy cập trong menu tệp để chia sẻ tệp này với những người dùng khác.

Nếu bạn không muốn cho phép nhiều người dùng chỉnh sửa cùng một tệp, bạn có thể bật tùy chọn Cho phép khóa tài liệu trong Cài đặt > Cài đặt tài khoản:

Sau khi tùy chọn này được tài khoản chính kích hoạt, bạn có thể áp dụng tùy chọn này cho các tệp đã chọn:

5. Kết luận

Với Bitrix24, Toàn doanh nghiệp của bạn có thể áp dụng để có thể số hóa và bảo mật tài liệu cũng như có thể truy cập mọi lúc mọi nơi, theo hệ thống phân quyền, đồng thời hoàn toàn có thể đáp ứng nhu cầu khai thác, chia sẻ và truyền tải thông tin giữa những người đưa ra quyết định dễ dàng hơn.

Chúng ta có khu vực Company Drive dành cho các tài liệu dùng chung của công ty. Là phần tài nguyên được cung cấp từ công ty và các nhân sự được phân quyền hoặc toàn bộ nhân viên khai thác sử dụng.

Để lưu trữ các tệp cá nhân trong Bitrix24, mỗi nhân viên có thể sử dụng phần Ổ đĩa của tôi (My drive)

Bitrix24 cho phép đồng bộ hóa Bitrix24.Drive với máy tính và làm việc trên các tệp của mình bất cứ lúc nào bạn cần.

Khi cần làm việc với các tệp Bitrix24.Drive trên máy tính, bạn cũng có thể kết nối với hệ thống dưới dạng ổ đĩa mạng. Các tập tin sẽ được đồng bộ hóa tự động.

Để được tư vấn cụ thể hơn về phương án triển khai và chi phí phù hợp, vui lòng liên hệ Vitranet24 - đối tác chiến lược hàng đầu của Bitrix24 khu vực Châu Á, với gần 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển sản phẩm phần mềm Quản lý Doanh nghiệp và triển khai Bitrix.

------

Liên hệ:

Hà Nội: 17 Hạ Hồi - P.Trần Hưng Đạo - Q.Hoàn Kiếm - 02432171617
Hồ Chí Minh: 185Bis Võ Thị Sáu - P.Võ Thị Sáu - Q.3 - 028 7309 6077
Email: vitranet24@vivicorp.com ; Website: https://www.vitranet24.com.

Đánh giá
 /5