Tính năng “Task” quản lý nhiệm vụ trong Bitrix24 giúp bạn dễ dàng quản lý công việc của cá nhân và cả đội nhóm. Hôm nay cùng Vitranet24 tìm hiểu cách thức giao việc và nhận việc thông qua tính năng này nhé: 

Để tạo nhiệm vụ mới, bạn đi đến phần Nhiệm vụ và dự án => nhấp vào nút Tạo.

Sau đó nhập Tên nhiệm vụ và Mô tả nhiệm vụ. Nên mô tả chi tiết nhiệm vụ để việc thực hiện được hiệu quả hơn.

Tích vào ô Ưu tiên cao nếu cần để người thực hiện hiểu đây là nhiệm vụ quan trọng, cấp bách.

Có thể thêm Checklist công việc để dễ dàng hơn trong việc giám sát thực hiện nhiệm vụ.

Tiếp đến, hãy thêm người vào nhiệm vụ. Các vai trò trong nhiệm vụ gồm có:

• Người chịu trách nhiệm: Người phụ trách chính việc thực hiện nhiệm vụ. Lúc này, sẽ có một bản sao nhiệm vụ riêng biệt sẽ được tạo cho từng Người chịu trách nhiệm nếu nhiệm vụ được giao cho nhiều nhân viên.
• Người giao việc: Người này sẽ là người xác nhận và giám sát việc thực hiện nhiệm vụ.
• Người tham gia: Người tham gia vào nhiệm vụ.
• Người giám sát: Người theo dõi tiến trình của nhiệm vụ và có thể để lại nhận xét, góp ý.

Cách thay mặt nhân viên khác tạo nhiệm vụ: nếu bạn là quản trị viên, bạn có thể thay mặt nhân viên khác tạo nhiệm vụ. Chỉ định đồng nghiệp vào vai trò Người chịu trách nhiệm và Người giao việc.

Lưu ý: nếu nhân viên tự tạo nhiệm vụ, có thể chỉ định người khác là Người giao việc nhưng bản thân nhân viên đó sẽ là Người chịu trách nhiệm.

Bước tiếp theo, cần đưa ra Hạn chót để thực hiện nhiệm vụ. Hoặc có thể chọn thiết lập Kế hoạch thời gian để chọn thời điểm bắt đầu và dự kiến thời gian thực hiện nhiệm vụ. Hệ thống sẽ tự động tính toán thời điểm kết thúc nhiệm vụ.

Tại phần Tùy chọn chúng ta có một số trường thông tin để làm rõ hơn các điều kiện của nhiệm vụ. Ví dụ, để hỗ trợ việc kiểm soát mức độ hoàn thành nhiệm vụ, hãy tích chọn Kiểm tra tác vụ sau khi hoàn thành. Khi đó, nhiệm vụ được nhân viên nhấn nút Hoàn thành sẽ ở trạng thái chờ xem xét cho đến khi người giao việc xác nhận.

Bạn có thể di chuột qua biểu tượng dấu chấm hỏi bên cạnh mỗi tùy chọn trường thông tin để đọc mô tả chi tiết.

Các lựa chọn cài đặt trong phần Thêm. Để làm rõ hơn về nhiệm vụ, hãy nhấp vào Thêm và chọn các tùy chọn mong muốn:

• Dự án: liên kết nhiệm vụ với một dự án.
• Theo dõi thời gian: tính thời gian cho nhiệm vụ.
• Nhắc nhớ nhiệm vụ: cài đặt gửi lời nhắc nhiệm vụ trên hệ thống.
• Lặp lại nhiệm vụ: thiết lập nhiệm vụ lặp lại theo nhu cầu.
• Gantt: liên kết thêm một nhiệm vụ từ trước đó.
• CRM: liên kết CRM với nhiệm vụ.
• Nhiệm vụ con: liên kết một nhiệm vụ phụ.
• Thẻ: tạo thẻ để dễ dàng tìm kiếm và lọc nhiệm vụ.
• Tùy chỉnh: thêm trường tùy chỉnh vào nhiệm vụ theo nhu cầu.

Sau khi hoàn thành các trường thông tin cần thiết, hãy nhấp vào nút Thêm nhiệm vụ màu xanh ở cuối trang để hoàn thành phần tạo nhiệm vụ.

Dưới đây là giao diện nhiệm vụ sau khi hoàn thành thiết lập.

Hi vọng bài viết trên đây hữu ích cho bạn, chúc bạn sử dụng Bitrix24 hiệu quả, thàng công. 

Liên hệ với Vitranet24 qua email Vitranet24@vivicorp.com hoặc số điện thoại 02432171617 - 02873096077 để gặp các chuyên gia tư vấn của chúng tôi!