Báo cáo công việc là hoạt động rất quan trọng giúp các nhà quản lý nắm bắt được tình hình công việc trong doanh nghiệp, và nó thể hiện kết quả, hiệu quả làm việc của mỗi nhân viên.

Trong bài viết hôm nay, Vitranet24 sẽ hướng dẫn bạn cách xem và thiết lập báo cáo công việc hàng ngày/hàng tuần trên Bitrix24 như thế nào nhé?

Thiết lập một báo cáo dễ dàng trên hệ thống

Sau đây là chi tiết các bước thực hiện giúp bạn thiết lập một hệ thống báo cáo tự động trên Bitrix24 cho doanh nghiệp của mình:

Trong phần "Times and reports" - "Thời gian và Báo cáo", bạn hãy chọn mục Báo cáo Công việc.

Ở góc trên bên phải, nhấp vào nút Cài đặt. Sau đó, chúng ta có các biểu tượng bánh răng ngay bên cạnh tên của các nhân viên và phòng ban. Nhấp vào một trong số chúng để xác định cấu hình báo cáo cho một nhân viên cụ thể hoặc toàn bộ bộ phận.

Cài đặt báo cáo như sau

Bạn hãy chọn khoảng thời gian một nhân viên hay nhân viên trong toàn bộ phận cần báo cáo theo lịch: hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng. Ta cũng có thể chỉ định một ngày và thời gian cụ thể.

Hệ thống sẽ tự động hiển thị báo cáo theo quy cách sau:

• Màu xám - báo cáo không được xác nhận;

• Màu vàng - báo cáo được xác nhận mà không ghi điểm;

• Màu xanh lá cây - báo cáo được cho điểm tích cực;

• Màu đỏ - báo cáo không đạt yêu cầu.

Tìm các báo cáo cần thiết bằng "Bộ lọc báo cáo"

Bạn cũng có thể tìm kiếm các báo cáo dễ dàng bằng công cụ ".bộ lọc".  Tại phần phía trên danh sách báo cáo, bạn sẽ nhìn thấy các bộ lọc này:

Chúng ta sử dụng các bộ lọc (là một tuỳ chọn với các trường tuỳ chỉnh giúp bạn tìm kiếm nhanh một thông tin) để chọn một khoảng thời gian báo cáo cụ thể, một bộ phận/nhân viên cụ thể và để hiển thị số liệu thống kê trên các báo cáo.

Đánh dấu vào hộp Thống kê để xem Tỷ lệ các báo cáo có điểm số và Tỷ lệ các điểm tích cực.

Các bộ lọc này cũng phụ thuộc vào cấp độ với những quyền truy cập khác nhau ở doanh nghiệp

• Nhân viên có thể bật/tắt số liệu thống kê.

• Quản trị viên, bộ phận Nhân sự và Quản lý cũng xem bộ lọc theo bộ phận.

• Trưởng bộ phận có quyền xem bộ lọc theo nhân viên.

Cách xác nhận báo cáo công việc

Báo cáo công việc sau khi được thiết lập cần được xác nhận và chấm điểm bởi một quản lý ở bộ phận. Người xác nhận/phê duyệt báo cáo cần bấm vào báo cáo để  nội dung báo cáo công việc của nhân viên gửi tới cho mình:

Tại đây người xác nhận chọn một điểm số và xác nhận báo cáo. Lưu ý: nhân viên sẽ không thể chỉnh sửa báo cáo của mình sau khi đã được xác nhận.

Cách để một nhân sự điền và gửi báo cáo công việc cho quản lý của mình

Biểu mẫu báo cáo công việc tự động xuất hiện hàng ngày/hàng tuần/hàng tháng vào một thời điểm cụ thể tùy thuộc vào cài đặt được cấu hình bởi người quản trị.

Nếu nhân viên chưa gửi báo cáo công việc trong khoảng thời gian báo cáo đã chỉ định, Hệ thống sẽ gửi tới nhân viên đó một thông báo liên tục cho tới khi hoàn thành báo cáo. Thông báo được hiển thị trên màn hình làm việc theo hình thức cảnh báo.

Trường hợp chúng ta cần kiểm tra, bổ sung báo cáo thêm, hệ thống có nút Hoãn trong một giờ trước khi gửi báo cáo công việc. Mẫu báo cáo công việc sẽ được hiển thị lại sau một giờ nữa. Sau khi gửi báo cáo công việc, người báo cáo và người giám sát sẽ được thông báo hiển thị trong Nguồn cấp dữ liệu - Feed.

Có một số thông tin sẽ được hệ thống tự động thêm vào báo cáo công việc 

• Các nội dung mà bạn đã nhập ở trong phần kế hoạch "Plan" trước đó (ô xuất hiện khi bật đồng hồ chấm công hàng ngày)

• Tất cả các công việc - Task mà bạn đã hoàn thành trong ngày/tuần/tháng. Bạn cũng có thể thêm các nhiệm vụ khác được chọn từ danh sách để gửi cho quản lý của mình. 

Các sự kiện mà nhân viên chưa xác nhận sẽ không được thêm vào báo cáo công việc.

Lưu ý: Báo cáo công việc chỉ có thể được gửi nếu nhân viên được chọn đã sử dụng tùy chọn Quản lý thời gian trong khoảng thời gian báo cáo được chỉ định.

Vui lòng liên hệ Vitranet24 - đại diện khai Bitrix24 uy tín hàng đầu khu vực nếu cần tư vấn thêm chi tiết về tính năng và cách sử dụng Bitrix24 nhé!

+ Khu vực Hà Nội: 02432171617

+ Khu vực Tp.HCM: 02873096077

+ Website: https://vitranet24.com

Chúc bạn sử dụng Bitrix24 hiệu quả, thành công!