Thời kỳ số hóa là lúc mà các công cụ phần mềm số hóa trở thành nền tảng quan trọng để cải thiện hiệu suất cho các nhóm làm việc từ xa và nội bộ. Các giải pháp văn phòng điện tử bao gồm các công cụ tương tác làm việc nhóm, quản lý dự án, chỉnh sửa tài liệu… Tất cả đều kết hợp với nhau để giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.

Tuy nhiên, nếu không biết nhiều về những hệ thống này thì khó có thể biết nên lựa chọn loại nào để phù hợp với tổ chức.

Bitrix24 đã tiến hành khảo sát, và đưa ra gợi ý về 6 hệ thống văn phòng điện tử được tin dùng nhiều nhất hiện nay. Đó là:

1. Microsoft Team

2. Google Workspace

3. Trello

4. Bitrix24

5. Salesforce

6. Jira

Cho dù là một tổ chức nhỏ hay một doanh nghiệp lớn, những công cụ này sẽ giúp tổ chức của bạn tương tác và làm việc có hiệu quả hơn.

6 hệ thống văn phòng điện tử được nhiều người biết đến hiện nay gồm có:

1. Microsoft Teams

• Ưu điểm

Tích hợp với bộ công cụ Microsoft Office để dễ dàng quản lý và chia sẻ tài liệu.

Bao gồm các công cụ giao tiếp như: họp trực tuyến, trò chuyện nhóm và tin nhắn riêng tư.

• Nhược điểm

Không có nhiều tích hợp của bên thứ ba.

Khá đắt nếu bạn muốn tận dụng hết tất cả các công cụ chức năng

Microsoft Teams là một trong những hệ thống E-Office được ưa chuộng trên toàn thế giới, cung cấp các tính năng mở rộng để cải thiện làm việc nhóm và tương tác nội bộ.

Nền tảng SharePoint trực tuyến cũng cho phép nhân viên lưu trữ tài liệu ở trung tâm lưu trữ để dễ dàng truy cập. Toàn bộ thành viên tổ chức, hoặc các cá nhân cụ thể có thể truy cập tài liệu đó qua đám mây.

Nhiều kênh liên lạc khác nhau cho phép bạn gửi thông báo đến toàn bộ công ty, và tạo các nhóm nhỏ hơn cho từng dự án cụ thể. Điều này khiến ngay cả những nhân viên làm việc từ xa cũng cảm thấy hòa nhập với tập thể, mà vẫn không bị xao lãng các công việc của nhóm.

2. Google Workspace

• Ưu điểm

Liên kết với email, công cụ chỉnh sửa tài liệu và các họp trực tuyến.

Tích hợp với nhiều ứng dụng và dịch vụ của bên thứ ba.

• Nhược điểm

Có thể xảy ra sự cố không tương thích với phần mềm không phải của Google.

Google thường xuyên phải đối mặt với các câu hỏi về bảo mật và đạo đức.

Giống như Microsoft Teams, Google Workspace tích hợp rất nhiều công cụ để trở thành một hệ thống văn phòng điện tử đa dạng tính năng và được tin dùng. Về mặt giao tiếp tương tác, bạn có thể duy trì kết nối với nhóm, đồng nghiệp và khách hàng của mình thông qua tính năng gọi điện/video, nhóm trò chuyện, email và tin nhắn tức thời.

Nhưng sự vượt trội của Google nằm ở kho lưu trữ đám mây - Google Drive. Bạn có thể chia sẻ, chỉnh sửa tài liệu, tùy chỉnh quyền truy cập để bảo mật dữ liệu, và chia sẻ liên kết thay vì thêm tệp đính kèm mỗi khi bạn cần gửi tài liệu. Lịch sử chỉnh sửa được lưu trữ, nên bạn không cần tạo nhiều phiên bản khác nhau của cùng 1 tài liệu. Để xem lại các phiên bản cũ, bạn có thể xem lại lịch sử và tìm thông tin mình cần.

3. Trello

• Ưu điểm

Giao diện người dùng đơn giản và trực quan, dễ sử dụng và điều hướng.

Một công cụ quản lý công việc đem lại hiệu quả cao

• Nhược điểm

Hạn chế các công cụ khác ngoài công cụ quản lý công việc

Có thể không phù hợp cho các dự án phức tạp hoặc quy mô lớn.

Trong danh sách gợi ý các hệ thống văn phòng điện tử, Trello nổi bật lên như một giải pháp quản lý dự án dành cho đội nhóm.

Đây là một công cụ “kéo và thả” dễ dàng cho mọi người sử dụng, và các tính năng tự động hóa giúp cắt giảm đáng kể các tác vụ quản trị.

Với Trello, bạn có thể tạo thẻ cho mọi nhiệm vụ, và điền vào đó các hướng dẫn, tài liệu, thời hạn và những người cần tham gia. Lý tưởng cho các nhóm làm việc từ xa, nó cho phép mọi nắm rõ công việc mà không tốn công trao đổi email qua lại.

Về khả năng lưu trữ, bạn sẽ phải tìm một công cụ riêng để lưu trữ tài liệu, nhưng với phiên bản cao cấp thì bạn sẽ được cung cấp thêm một số công cụ phân tích hữu ích.

4. Bitrix24

• Ưu điểm

Cung cấp nhiều công cụ làm việc nhóm hữu ích, bao gồm quản lý công việc, chia sẻ tài liệu và họp video trực tuyến.

Khả năng tùy biến cao với các tiện ích bổ sung và tích hợp có sẵn.

• Nhược điểm

Bộ nhớ và chức năng hạn chế trong phiên bản miễn phí.

Nền tảng đa năng này bao gồm mọi thứ mà các hệ thống văn phòng điện tử khác có, và hơn thế nữa. Các tính năng quản lý công việc mạnh mẽ, với một loạt biểu đồ linh hoạt giúp bạn quản lý các dự án của mình như một chuyên gia. Và CRM cho phép bạn theo dõi hiệu suất của các chiến dịch tiếp thị và bán hàng chỉ với một cú nhấp chuột.

Bạn sẽ không bao giờ cảm thấy mất kết nối với nhóm của mình, với ứng dụng trên điện thoại, cuộc gọi video, email, nhắn tin nhanh và nhiều tính năng khác, phù hợp với nhu cầu của nhóm bạn. Nó thậm chí còn cung cấp một trang mạng xã hội nội bộ dành cho toàn công ty, giúp tăng tương tác và kết nối.

Về tài liệu, bạn có thể sử dụng các tính năng tương tự từ Google Docs, có thể xem lại lịch sử chỉnh sửa. Và bạn cũng có thể lưu trữ mọi dữ liệu một cách an toàn trên Bitrix24 Drive. Hệ thống All in one giúp xây dựng môi trường làm việc trực tuyến 24/7 - Bitrix24.

5. Salesforce

• Ưu điểm

Cung cấp tổng quan về dữ liệu và tương tác khách hàng với bảng điều khiển kỹ thuật số và báo cáo có thể tùy chỉnh.

Đi kèm với một bộ đầy đủ các công cụ làm việc nhóm.

• Nhược điểm

Chi phí cao.

Bạn sẽ cần sự giúp đỡ từ chuyên gia để có thể tận dụng tối đa tiềm năng của nó.

Salesforce là một trong những hệ thống văn phòng điện tử mạnh mẽ tương ứng với mức giá của nó. Nhất là để theo dõi quy trình bán hàng và lợi tức đầu tư tiếp thị, bạn sẽ có một CRM chuyên sâu và toàn bộ số liệu phân tích giúp theo dõi hiệu suất.

Nếu bạn có một chuyên gia Salesforce trong tổ chức của mình, bạn có thể tận dụng một số tính năng hữu ích để tự động hóa quy trình làm việc, nhưng đây thực sự không phải là điều mà những người không chuyên có thể làm. Song, đa dạng tùy chỉnh sẽ mang đến tiềm năng mở rộng đáng kinh ngạc. Vì vậy, nếu bạn là một doanh nghiệp nhỏ với tham vọng lớn, bạn nên khám phá những gì Salesforce có thể cung cấp.

6. Jira

• Ưu điểm

Được thiết kế đặc biệt cho các nhóm phát triển phần mềm với một loạt các tính năng quản lý dự án linh hoạt.

Sử dụng đơn giản và có độ tin cậy cao.

• Nhược điểm

Có thể khó sử dụng cho các thành niên không chuyên về kỹ thuật.

Các tính năng làm việc nhóm hạn chế, ngoài giao nhiệm vụ và nhận xét.

Khởi đầu như một hệ thống quản lý ticket cho các tổ chức công nghệ, Jira đã phát triển thành một trong những hệ thống văn phòng điện tử phổ biến nhất. Hoàn hảo để làm việc nhóm, sắp xếp và phân bổ nhiệm vụ cũng như dự án. Nền tảng này cung cấp nhiều chế độ xem khác nhau, bao gồm danh sách, lịch, mốc thời gian và bảng biểu, giúp các nhóm dễ dàng lập kế hoạch và thực hiện dự án.

Thư viện biểu mẫu và quy trình công việc tùy chỉnh của Jira giúp tiết kiệm thời gian và sắp xếp công việc/dự án hợp lý. Đồng thời nó có giao diện đơn giản, dễ dàng cho người mới sử dụng. Tuy nhiên, nếu muốn tương tác và làm việc nhóm trôi chảy, bạn sẽ phải cài đặt cho Jira một số ứng dụng bổ sung.

Chọn giải pháp văn phòng điện tử phù hợp cho doanh nghiệp của bạn

Thị trường hiện nay đòi hỏi các doanh nghiệp sử dụng hệ thống văn phòng điện tử để tạo môi trường làm việc hiệu quả và quản lý toàn diện.

Mặc dù tất cả các hệ thống văn phòng điện tử trên đều đem lại những giá trị riêng, nhưng không có phần mềm nào cung cấp nhiều tính năng với chi phí hợp lý như Bitrix24. Từ giao tiếp,làm việc nhóm đến quản lý dự án và tự động hóa, bạn sẽ có được một bộ tính năng toàn diện, có thể giúp các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô vươn tới thành công trong thời kỳ số hóa.

Giao diện thân thiện với người dùng, tính năng mạnh mẽ và giá cả phải chăng khiến phần mềm này trở nên nổi bật trong số các giải pháp văn phòng điện tử phổ biến nhất hiện nay.

Nếu bạn muốn được tư vấn cụ thể và triển khai giải pháp văn phòng điện tử cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp của mình, hãy liên hệ ngay với Vitranet24 qua hotline: 024.3217.1617 - 028.7309.6077. Các chuyên gia của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn!