Thông qua các quy tắc và trình kích hoạt, CRM Bitrix24 giúp bạn chuẩn hóa các kịch bản hoạt động khác nhau, nâng cao đáng kể hiệu quả và năng suất làm việc.

Quy tắc tự động hóa của CRM Bitrix24 giúp tự động thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại như gửi email và tin nhắn, phân công nhiệm vụ và tạo tài liệu. Mặt khác, trình kích hoạt được thiết kế để giám sát các tương tác và cập nhật của khách hàng trong hệ thống CRM. Chúng có thể bao gồm các hành động như mở email, thanh toán hóa đơn hoặc sửa đổi các trường biểu mẫu CRM. Sau khi phát hiện những hành động được chỉ định này, trình kích hoạt sẽ nhanh chóng di chuyển phần tử CRM sang giai đoạn mới.

Để định cấu hình các quy tắc và trình kích hoạt tự động hóa, hãy vào CRM, chọn thực thể CRM mong muốn và nhấp vào nút Tự động hóa.

1. Thông báo cho người giám sát

Quy tắc tự động hóa này gửi cho người giám sát thông báo về các nhiệm vụ quá hạn và vi phạm. Ví dụ: người giám sát sẽ được thông báo nếu nhân viên không liên lạc với khách hàng và không chuyển giao dịch sang giai đoạn tiếp theo đúng thời hạn.

- Thời gian: Chỉ định xem quy tắc tự động hóa sẽ thực hiện hành động: ngay lập tức hay sau một khoảng thời gian nhất định.

- Tình trạng: Thêm dữ liệu từ biểu mẫu CRM vào văn bản thông báo, chẳng hạn như tên người chịu trách nhiệm, tổng số tiền giao dịch để cung cấp cho người giám sát những thông tin quan trọng.

- Người nhận: Theo mặc định, người giám sát của nhân viên chịu trách nhiệm về mục CRM sẽ nhận được thông báo.

2. Thêm lịch sử

Thêm lịch sử tương tác vào CRM để người giám sát có thể kiểm soát quá trình làm việc với khách hàng. Bất kỳ văn bản nào bạn chỉ định trong cài đặt quy tắc tự động hóa đều có thể được ghi vào.

- Thời gian: Chỉ định thời gian quy tắc tự động hóa sẽ thực hiện hành động: ngay lập tức hoặc sau một khoảng thời gian nhất định.

- Tình trạng: Quy tắc tự động hóa sẽ ghi lại văn bản được chỉ định trong lịch sử. Bạn có thể tự động thêm dữ liệu từ biểu mẫu CRM: tổng số tiền giao dịch, tên khách hàng hoặc nhân viên chịu trách nhiệm.

- Được tạo bởi: Quy tắc tự động hóa sẽ thay mặt người dùng này thêm một mục vào lịch sử.

Bạn có thể xem bản ghi trong tab Lịch sử ở biểu mẫu CRM hoặc trong phần Lịch sử trong CRM.

3. Tạo nhiệm vụ

Khi thực thể CRM trong Bitrix24 đạt đến một giai đoạn nhất định, quy tắc tự động hóa sẽ giao nhiệm vụ cho nhân viên: quy tắc này sẽ thêm mô tả chi tiết, chỉ định thời hạn và người tham gia. Ví dụ: tạo quy tắc tự động hóa ở giai đoạn "Chuẩn bị dự án". Khi thỏa thuận đến giai đoạn này, quy tắc tự động hóa sẽ giao nhiệm vụ cho nhân viên phụ trách.

- Tên nhiệm vụ: Thêm thông tin từ biểu mẫu CRM như tên giao dịch, tên khách hàng, ngày đặt hàng,… giúp nhân viên nhanh chóng tìm kiếm công việc.

- Mô tả công việc: Chỉ định thông tin từ biểu mẫu CRM: chi tiết đơn hàng, mong muốn của khách hàng, v.v.

- Chịu trách nhiệm: Chọn nhân viên sẽ thực hiện nhiệm vụ.

- Thời hạn: Chỉ định thời gian nhiệm vụ cần được hoàn thành. Bật Sử dụng giờ làm việc được chỉ định trong tùy chọn cài đặt Bitrix24 hoặc thay đổi cài đặt thời gian nếu cần.

- Thêm: Chỉ định cài đặt bổ sung: thêm người tham gia, liên kết tác vụ với nhóm làm việc, bật theo dõi thời gian, v.v.

Lưu tất cả các cài đặt: Khi giao dịch chuyển sang giai đoạn được chỉ định, nhiệm vụ sẽ được tự động tạo.

4. Theo dõi trạng thái nhiệm vụ

Trình kích hoạt sẽ thay đổi giai đoạn thực thể CRM khi nhiệm vụ được liên kết với nó chuyển sang trạng thái khác. Ví dụ: nó sẽ chuyển thỏa thuận sang giai đoạn "Trình bày dự án cho khách hàng" khi nhân viên hoàn thành nhiệm vụ chuẩn bị dự án.

- Tên kích hoạt: Thay đổi tên mặc định nếu bạn đang định cấu hình một số trình kích hoạt cho các trạng thái tác vụ khác nhau. Bằng cách này, bạn có thể nhanh chóng tìm thấy trình kích hoạt mong muốn trên trang cài đặt.

- Trạng thái: Khi nhiệm vụ có trạng thái này, thực thể CRM sẽ được tự động chuyển sang giai đoạn khác.

- Các trường nhiệm vụ: Để làm cho trình kích hoạt chỉ hoạt động đối với các nhiệm vụ được chỉ định, hãy thiết lập bộ lọc. Ví dụ: trình kích hoạt sẽ chỉ hoạt động đối với các nhiệm vụ có một số từ nhất định trong tên của chúng.

- Thay đổi giai đoạn: Dòng thời gian và lịch sử biểu mẫu CRM sẽ chứa thông tin về thay đổi giai đoạn.

- Cho phép chuyển về trạng thái trước đó: Bật tùy chọn này Để cho phép trình kích hoạt di chuyển thực thể về giai đoạn trước.

5. Kết thúc nhiệm vụ

Tự động đóng các nhiệm vụ được tạo. Ví dụ, tạo quy tắc tự động hóa ở giai đoạn "Giao dịch thành công". Khi người dùng hoàn thành giao dịch, quy tắc tự động hóa sẽ đóng các nhiệm vụ.

- Hoàn thành các nhiệm vụ được tạo trong đường ống: Chọn quy trình nếu bạn đang định cấu hình các quy tắc tự động hóa trong giao dịch.

- Kết thúc các nhiệm vụ được tạo khi đang ở giai đoạn: Chọn một giai đoạn cụ thể, nó sẽ đóng các nhiệm vụ mà quy tắc tự động hóa khác đã tạo trong giai đoạn này.

6. Lên kế hoạch hành động

Quy tắc tự động hóa sẽ tạo ra một hoạt động để bạn không quên liên hệ với khách hàng: lên lịch cuộc họp, cuộc gọi hoặc sự kiện khác.

Hãy tạo quy tắc tự động hóa ở giai đoạn đầu tiên. Khi một giao dịch mới xuất hiện trong CRM, quy tắc tự động hóa sẽ ngay lập tức tạo ra một hoạt động.

- Tình trạng: Bạn có thể thêm thông tin từ các trường biểu mẫu CRM: tên khách hàng, địa chỉ, tổng số tiền giao dịch, v.v.

- Ngày: Đặt thời hạn hoạt động.

- Người có trách nhiệm:Chọn nhân viên chịu trách nhiệm cho nhiệm vụ. Theo mặc định, đây là người chịu trách nhiệm về thực thể CRM.

- Tự động hoàn thành hoạt động khi thực thể chuyển sang giai đoạn khác: Nếu nhân viên phải hoàn thành hoạt động theo cách thủ công, hãy tắt tùy chọn này.

Hy vọng thông tin từ bài viết sẽ hỗ trợ bạn sử dụng CRM Bitrix24 một cách hiệu quả.

Nếu bạn quan tâm đến giải pháp quản lý Bitrix24, xin mời liên hệ với Vitranet24 theo số điện thoại sau để được tư vấn chi tiết:

+ 024.3217.1617 tại khu vực Hà Nội.

+ 028.7309.6077 tại khu vực TP.HCM.

Vitranet24 thương hiệu hàng đầu về chuyển số, số một về triển khai Bitrix24 tại châu Á!