Bước 3: Thực hiện và giám sát dự án

Khi đã hoàn tất các khâu chuẩn bị và lập kế hoạch, bạn sẽ bước vào giai đoạn tiến hành dự án. Đây là giai đoạn chiếm nhiều thời gian nhất và ảnh hưởng lớn tới sự thành công dự án, vì vậy bạn sẽ phải chú ý tới từng chi tiết nhỏ xảy ra, cẩn thận trong việc đặt từng “viên gạch” đầu tiên cho đến khi dự án dần dần thành hình.

Với vai trò là một người quản lý dự án, trong giai đoạn này bạn sẽ phải chú ý những điều sau:

• Đặt nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm

• Tổ chức quy trình làm việc

• Truyền động lực cho các thành viên trong nhóm

• Sử dụng các nguồn lực đã được phân bổ cho dự án một cách hiệu quả

• Đảm bảo rằng các deadline được đảm bảo đúng tiến độ

• Phản ứng linh hoạt và nhanh chóng với các tình huống

• Cập nhật cho các bên liên quan về tiến độ dự án

Trọng tâm chính ở đây là các kết quả cần được bàn giao, ở cả trong nội bộ nhóm và cả với khách hàng cùng các bên liên quan, đó là những báo cáo được chia sẻ trong nội bộ nhóm và cả những sản phẩm thành hình để khách hàng nắm được tiến độ công việc. Người quản lý dự án cần theo dõi tiến độ thực hiện dự án và giám sát chặt chẽ từng giai đoạn của quy trình. Điều quan trọng nhất đó là định hướng đúng và đảm bảo động lực cho các thành viên trong nhóm. Một yếu tố khác cần được lưu ý trong giai đoạn này đó là sự giao tiếp và phối hợp trong nhóm, do luồng công việc được triển khai liên tục nên sẽ có vô vàn sự tương tác giữa các thành viên với nhau.

Những nhóm công cụ thường được sử dụng trong giai đoạn này bao gồm:

• Quản lý thời gian

• Giám sát và kiểm soát nhiệm vụ

• Quản lý vai trò công việc

• Quản lý tác vụ nâng cao

Việc quản lý thời gian sẽ giúp bạn đảm bảo rằng mọi công việc của dự án được hoàn thành đúng kế hoạch và tiến độ, đồng thời có thể đưa ra các giải pháp nếu có những deadline sắp bị trễ. Bạn nên phân bổ lượng thời gian dành cho mỗi nhiệm vụ và sau đó theo dõi thời gian thực tế đã dành để hoàn thành chúng, đồng thời gửi các báo cáo về thời gian thực hiện các công việc cho từng bộ phận và nhân viên phụ trách.

Với công cụ Quản lý dự án Bitrix24, bạn có thể kiểm tra tiến độ dự án qua các chỉ số như: tỷ lệ hoàn thành công việc, báo cáo công việc, hiệu quả công việc... Bạn cũng có thể dễ dàng theo dõi tiến độ của cấp dưới với chức năng giám sát tích hợp sẵn có trong tài khoản của các quản lý. Ngoài ra, bạn cũng có thể xem rõ vai trò của nhân viên trong mỗi công việc, ví dụ như ai là người chịu trách nhiệm chính và ai là người hỗ trợ.

Để đánh giá hiệu quả và kết quả của các công việc đang triển khai, bạn có thể sử dụng tính năng Đánh giá hiệu quả. Từ đó, bạn có thể hiểu được hiệu suất của mỗi cá nhân và từng nhóm nhỏ. Các công việc khi được đo lường bằng chỉ số sẽ giúp bạn dễ tưởng tượng về mức độ hoàn thành của nó, từ đó bạn cũng dễ dàng đưa ra các quyết định hợp lý về việc thăng chức hoặc khen thưởng.

Trong phần Quản lý tác vụ nâng cao, bạn nên sử dụng danh mục các công việc để đảm bảo tính nhất quán, và không bỏ sót bất cứ công việc quan trọng nào. Bạn cũng có thể gán người chịu trách nhiệm cho từng mục của danh mục, đánh dấu quan trọng cho những danh mục cần thiết, và không bị giới hạn số lượng danh mục.

Bước 4: Kết thúc dự án

Giai đoạn kết thúc của dự án là cơ hội đánh giá và phân tích những gì đã làm được và những gì cần cải thiện.

Để hoàn thành giai đoạn này, cần thực hiện những việc sau:

• Bàn giao tất cả các sản phẩm của dự án cho khách hàng hoặc bên nhận

• Kiểm tra và đảm bảo rằng tất cả các khía cạnh của dự án đã được hoàn thành theo yêu cầu

• Đánh giá hiệu suất của nhóm và cá nhân trong quá trình thực hiện dự án

• Gửi báo cáo cho tất cả các bên liên quan về kết quả và những kinh nghiệm rút ra từ dự án

• Thực hiện các phân tích và đánh giá về kết quả của dự án so với các mục tiêu ban đầu

Đánh giá là khía cạnh quan trọng nhất trong giai đoạn kết thúc này, nó giúp bạn trả lời các câu hỏi như: các mục tiêu của dự án có đạt được không, vấn đề ban đầu đã được giải quyết chưa, đội nhóm đã làm việc hiệu quả chưa, công việc được hoàn thành ở mức nào… Từ đó đưa ra những phản hồi mang tính chất xây dựng cho các thành viên, đồng thời thúc đẩy hiệu suất của dự án trong tương lai.

Tính năng Báo cáo là một công cụ hữu dụng của Bitrix24 cho giai đoạn này, nó giúp tạo ra các tài liệu chứa thông tin về công việc của nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định, tóm tắt lại và gửi cho các quản lý để theo dõi tình hình.

Bạn cũng có thể dễ dàng nhận biết kết quả của báo cáo qua các màu sắc hiển thị tương ứng, ví dụ nếu báo cáo chưa được xác nhận bởi quản lý, nó sẽ có màu xám, còn khi đã được duyệt và tính hoàn thành công việc thì nó sẽ có màu đỏ.

Kết luận

Hiểu biết về vòng đời dự án là điều cần thiết cho tất cả các thành viên trong nhóm. Việc các thành viên biết được từng giai đoạn của dự án, và những gì sẽ diễn ra tiếp theo sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động một cách khoa học, tăng cường hiệu quả làm việc chung và đảm bảo thành công cho dự án!